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Teams会議で画面共有をしている際、発表資料に注釈を書き込んでわかりやすく説明したり、会議参加者でアイデアを画面に書き込み合ったりしたいと考えたことは無いでしょうか。
Teams会議の注釈機能を使用することで、画面に直接注釈や線を書くことや、マーカーで重要な点を強調することが可能です。
今回の記事では、Teams会議で注釈機能を使用する方法や、使用時の注意点、メリット・デメリット等をご紹介します。注釈機能ご使用時はぜひ参考にしてください。
※Teams会議の運用については以下の記事でも詳しく解説しています。
まずはTeamsの会議で注釈を書き込む際の事前準備をご紹介します。
Teamsアプリケーションの【設定】＞【一般】＞【GPU ハードウェア アクセラレーションを無効にする (Teamsの再起動が必要)】の設定がオフになっていることを確認してください。
この設定がオフになっていないと注釈機能が使用できませんので、必ず設定するようにしてください。
次に注釈機能を使用する方法をご紹介します。
Teamsの注釈機能は、会議の共有中画面でのみ使用可能ですので、もし画面が共有されていない場合は、画面を共有するため、会議画面の「共有」ボタンを押してください。
Teams会議画面上部のバーの「注釈の開始」ボタン（ペンマークのボタン）を押します。
ボタンを押すと、以下のような画面が一瞬表示されます。
※注釈の利用が初回の場合、この画面での待機時間が少し長いことがあります。
以下のようなツールバーが共有画面上部に表示されます。
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注釈機能では、線や文字を書き込むだけでなく、様々な機能が使用可能です。以下はそれらの機能を使用して共有中の画面に描画したサンプルです。
それぞれ詳しくご紹介します。
スタンプ挿入機能では、共有中の画面上にスタンプを貼り付けることができます。
ツールバーの一番左側のグッドマークを押すと、以下のようなウィンドウが表示されます。
この機能を使えば、いいと思ったアイデアにマークをつけて強調したり、複数アイデアがある場合にスタンプで多数決を取ることも可能です。
付箋機能では、その名の通り共有中の画面に付箋を貼り付けることができます。
付箋の背景色は上記12種類から選択でき、大きさは自由に決めることができます。
パワーポイント等での発表中は画面がよく切り替わるので、大事なポイントやメモしておきたい事があった場合に、画面に残しておくことが可能です。
図形挿入機能では、様々な形の図形を画面に挿入することが可能です。
こちらも大きさは自由に指定できます。
画面共有中に大事なポイントがあった場合などに矢印で強調したり、四角形で囲んでわかりやすくする事が可能です。
テキスト追加機能を使えば、画面にテキストを追加することが可能です。
付箋と同じく画面に文字を残しておく機能になりますが、付箋とは違い背景がないので、文字の後ろの発表資料を隠してしまう心配がありません。
しかし、発表している資料によっては文字が見えづらくなってしまいますので、付箋とうまく使い分けるようにしましょう。
レーザーポインタ機能はマウスのカーソルがレーザーポインタのようになる機能です。
通常の会議やプレゼンテーションでもレーザーポインタはよく使用されるので、馴染みがある方も多いかと思います。
※以下はレーザーポインタの軌道です
この機能は非常に便利で、文字や図形をを書き残したくはないけれど、発表資料の一部をマウスの軌道で強調したい場合に、マウスカーソルだと分かりづらいですが、レーザーポインタならどこを強調したいかがはっきりわかります。
色も6色から選べるので、背景が何色であっても適切な色を選ぶことで、わかりやすく強調することができます。
ペン機能はその名の通り、ペンのように画面に文字や線を直接書き込むことができる機能です。
文字の太さや色など自由に選択することができ、図形などと違い形が決まっているわけではないので、図形・線・文字問わず、自由に画面に書き込むことが可能です。
マーカー機能を使用すれば、画面にマーカーを引くことができます。
ペンとは違い背景が透明になっていますので、発表資料の文字を強調するような使い方に適しています。
消しゴム機能を使えば、書き込んだ文字等を消去することが可能です。
部分的なストロークを消去するか、全体を消去するかが選択できるので、文字の一部を消したい場合と線全体を消したい場合で使い分けるようにしましょう。
選択機能は、画面に描画したスタンプや付箋等を選択できる機能です。
図や付箋を配置してしまったものの、少し場所を移動させたい場合などに活用しましょう。
元に戻す機能は、直前に描画した線や挿入した図形をなかった状態にする機能です。
直前に描画したものを消したいが、画面に描画したものを全て消したくない場合に、もとに戻す機能を使えば直前のものだけを消去できるので、とても便利です。
やり直し機能は、上記の元に戻す機能で消してしまったものを復活させる機能です。
直前に書いたものだけを消したかったのに、誤ってボタンを2〜3度押してしまった場合に、やり直し機能を使えば、消えたものを復活させることが可能です。
しかし、元に戻す機能を使用したあとに何か他のものを描画してしまうとやり直し機能では復元できなくなってしまうので、注意が必要です。
注釈のクリアは画面に描画した図形や線などをすべてクリアする機能です。
一部をクリアしたり削除したい場合は消しゴム機能が便利ですが、画面上すべてのものを消したい場合は消しゴムですべて消そうとすると大変なので、注釈のクリア機能を使用しましょう。
設定機能では、注釈機能に関する様々なことが設定できます。
「誰でも注釈を付けることができます」を選択すれば、参加者全員が注釈をつけることが可能となりますが、「注釈を付けることができるのは自分のみです」を選択すれば、発表者のみしか注釈機能が使用できなくなります。
参加者全員でアイデアを出し合いたい場合と単純に自身の発表のみを行いたい場合で使い分けるようにしましょう。
共同作業カーソルをオンにした場合、発表者だけでなく、他の参加者のカーソルも見えるようになります。
参加者全員レーザーポインタなどにすると、話し合いをしながらそれぞれが自由に任意の場所を強調できるので、とても便利です。
また、注釈機能についてもっと詳しく参照したい場合は、設定のヘルプを選択し、公式のヘルプを見るようにしましょう。
ここでは、注釈機能を使用する際の注意点をご紹介します。
前提として、Teamsの注釈機能は会議の画面共有中にしか使用できません。Teamsでは通常の通話でもウィンドウ共有が可能ですが、ウィンドウ共有では注釈機能を使用できませんのでご注意ください。
注釈を停止したあとに再度注釈を開始したとしても、停止前に書きこんだ内容は復元できません。もし内容を保存しておきたい場合は、画面のスクリーンショットを撮り、残しておくようにしましょう。
注釈機能を使用するメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。
ペンやテキスト、付箋などを使用すれば、その場で出たアイデアをホワイトボードに書き込むようなイメージで、書き留めておくことが可能です。
上述したとおり、設定にて「誰でも注釈を付けることができます」を選択すれば、会議の参加者全員が注釈を使用することが可能です。
Web会議であっても、通常の会議と同じようにアイデア出しができます。
Teamsには会議をレコーディングする機能があり、その際に発表画面も録画されますが、その中に注釈で描画した線や図形は含まれません。
もし、描画したものを残しておきたい場合は、画面のスクリーンショットを取得し、保存しておきましょう。
Teamsの注釈機能を使用すれば、Web会議でありながら通常の会議のように発表資料にアイデアを書き込んだり、レーザーポインタで資料の中身を強調したりすることが可能です。
近年対面での会議が減り、TeamsなどでのWeb会議が増えてきていますので、注釈機能をうまく使用し、会議を円滑にわかりやすく進めるようにしましょう。
※Teams会議の運用については以下の記事でも詳しく解説しています。
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