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普段から日常業務でExcelを使用しているという人は多いでしょう。
自身やチームのタスク管理を行う際も、身近で使い勝手のいいExcelを使用して管理したいですよね。しかしExcelでのタスク管理には様々なデメリットが潜んでいるので注意が必要です。
今回の記事ではExcelでタスク管理を行う方法を具体的に解説します。
また、Excel以外にもMicrosoft Teams×Teams アプリでタスク管理を行う方法があり、Teams アプリであればタスク管理が簡単に実施でき、業務効率化が期待できます。
そちらの方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
※Teamsでタスク管理を行う方法については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teamsの進捗報告ツールならPlannerの「マイ タスク」ビュー【使い方解説】
Teamsアプリでプロジェクト管理を行う方法【初期設定から活用法まで】
タスク管理がしやすいExcelを作成するには、以下4ステップを行います。
設定が少し手間ですが、入力規則などの設定をしっかりしておかないと、管理がしづらくなってしまう恐れがあります。
それぞれ詳しく解説しますので、参考にしてください。
Excelでタスク管理を行う際は、以下のように一覧形式で作成する事をオススメします。
一覧の項目については以下項目を配置すると、タスク管理がしやすくなるでしょう。
この他にも管理したい項目がある場合、自由に列を追加することが可能ですが、項目が多くなりすぎると、横のスクロールが必要になってしまう上、タスクの入力自体が面倒になってしまいます。
タスク管理に必要最低限な項目のみに絞って、管理することをオススメします。
Excelでタスク管理表を作成する場合、入力規則を決め無ければどのような値でも入ってしまいます。
上図のように勝手に値を入れられると、進行状況や優先度でフィルタリングしたり、期限で並べ替えをすることが困難となってしまうので、入力規則は必ず設定するようにしましょう。
入力規則を設定するには、入力規則を設定したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
すると以下のようなウィンドウが表示されますので、「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
そして「元の値」に入力可能な値を「,(カンマ)」で区切って入力します。
例えば進行状況の列には「空白」もしくは「未着手」「進行中」「完了」のいずれかのみ入力を許可したい場合は、「,未着手,進行中,完了」と入力します。
「入力値」の「種類」と元の値を指定し終えたら、「OK」ボタンをクリックします。
すると画面が閉じ、指定したセルに「▼」ボタンが表示され、特定の値しか選択できなくなります。
この設定を列すべてに反映させます。
タスク管理において、優先順位を明確にするのは非常に大切なことです。
しかし一覧でタスク管理をする際、「重要・高・中・低」という文字だけだと、優先度が一目で判断しづらいですよね。
Excelではセルの値によって、セルの色や文字色を自動で変えることが可能です。
セル値によって自動で色付けを行うには、設定したいセルを選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」から、「セルの強調表示ルール」＞「文字列」を選択します。
すると以下のような画面が表示されます。この画面で書式を変えたい場合の文字列と、書式を設定します。
まずは「高」の場合に「濃い赤の文字、明るい赤の背景」になる設定をして、「OK」を押しましょう。
これで設定は完了です。
状態ごとに設定するのは少し手間ですが、一度設定をしてしまえば上図の通り優先度や進行状況が色付けされ、分かりやすくなります。
最後に、フィルタを使用して、特定の進行状況や優先度のタスクのみを表示できるようにしましょう。
タスクのヘッダー列を選択し、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」＞「フィルター」をクリックします。
するとヘッダーの列に「▼」ボタンが表示されます。
「▼」ボタンをクリックするとフィルターの条件画面が表示されます。
今回は進行中のタスクのみを表示する設定にしてみましょう。「進行中」にチェックを入れ、OKを押します。
すると進行中のタスクのみが表示されました。
これで特定の状況の値や優先度でフィルタリングできるほか、自身が担当のタスクのみに絞って表示も可能となるので、タスク管理がしやすくなります。
Excelは自由度が非常に高く、自身が管理したい項目の一覧を簡単に作成できるほか、普段から業務でよく使用する人は馴染みがあるため、タスク管理用ツールの第一歩として取り組みやすいイメージがありますよね。
しかしこれまで紹介した通り、入力規則を設けたりセルに自動で色を付けたりするなどして、しっかりと管理しようとすると初期の設定が少し大変です。
加えて、Excelでのタスク管理には以下のようなデメリットがあります。
それぞれ詳しく解説します。
Excelをタスク管理一覧としてずっと使用していると、データ量が多くなるにつれて起動が遅くなってしまいます。
また、一つのシートに入力できる最大行数は1,048,576行です。それ以上のタスクを保存したい場合は、別のExcelを作成するか、別シートを作成する必要があるので、注意しておきましょう。
Excelには、同じExcelファイルを複数人が同時に編集できないという特徴があります。
チームメンバーの誰かがタスク管理のExcelを開いていると、他の人はExcelを編集できなくなってしまいますので、編集し終わるのを待たなければなりません。
タスクを編集したくてもできないタイミングがあるのは、少しストレスになるでしょう。
タスク管理をExcelで行っている場合、プロジェクトごとにタスク管理Excelができるケースが多いでしょう。
同時に複数プロジェクトを掛け持ちしている人は、それぞれのプロジェクトごとに保存場所が異なるタスク管理Excelを一つ一つ開いて確認する必要があります。
非常に手間がかかるうえ、タスクの漏れなどが発生しうる可能性があるので、注意が必要です。
プロジェクトの管理者にとっては、抱えているタスクをグラフで可視化したり、スケジュールをカレンダー形式で確認したいと考えますよね。
Excelにはグラフの作成機能はありますが、欲しい形のグラフを自身で作成しなければなりません。
また、スケジュールをカレンダー形式に自動で変換する機能は無いため、タスク管理の可視化がしづらいでしょう。
Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひご覧ください。
(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集～Excel業務の負荷を削減する方法～
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最後に、Excelではなく「Microsoft Teams」上で使える「Planner および To Do タスク tasks（以下Planner）」アプリを使用してタスク管理を行う方法をご紹介します。
PlannerはTeams上で使用できるタスク管理ツールです。
タスクを一覧形式で管理できることはもちろん、ボード形式での表示や、グラフでの可視化、カレンダー形式でのスケジュール確認など様々な機能がデフォルトで使用できます。
また、Plannerは複数人での同時編集が可能ですので、Excelのようにチームメンバーの編集中は待っておかなければならないといったことはありません。
操作は非常に簡単で、タスクを登録する際は「タスク名・期限」を入力し、「担当者」をチームメンバーから指定して、タスクを追加します。
必須の項目はタスク名のみで、期限や担当者は後から指定することが可能です。
詳細を編集したい場合は、タスクをダブルクリックすれば、編集可能です。
進行状況や優先度、開始日やメモなど様々な項目を編集可能です。
複数のプロジェクトを掛け持ちしている人であっても、Teams上のPlannerの画面で「自分のタスク To Do」＞「自分に割り当て済み」を選択すれば、全チャネルのPlannerに登録されているタスクのうち、自身に割りあたっているタスクが全て表示されます。
自身が行うべきタスクが一目瞭然のため、タスクの遂行漏れなどは無くなるでしょう。
TeamsのPlannerを使用すれば、Excelでのタスク管理におけるデメリットであった、複数メンバーで同時にタスクを編集できないことや、タスクの状況が可視化しづらいこと、複数プロジェクトを掛け持ちする際にタスク管理が煩雑になることなどは一切なく、シンプルかつ簡単にタスク管理ができます。
Teams使用者の方はExcelでのタスク管理を始める前に、一度Plannerの使用を検討してみることをオススメします。
※Teamsでタスク管理を行う方法については以下の記事でも詳しく解説しています。
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