タレントマネジメントシステム導入前に確認すべき代表的な6つの機能

April 5, 2021

人事戦略や人材マネジメント、社員の情報管理・共有などにおいて便利なタレントマネジメントシステムですが、導入すればすべてが上手くいくというわけではなく、システム面での不満や不足点もよく利用者からお聞きします。

そこで、今回はタレントマネジメントシステムの代表的な欠点を6つにまとめてご紹介します。

①UIが使いやすいか

タレントマネジメントシステムには、従業員の情報管理だけでなく、従業員自身がスキルやキャリアを登録したり、組織図を閲覧したり、人事担当は評価を入力したり、データを分析するなど多くの機能があります。しかし、機能が多すぎるためにデザインが複雑になってしまったり、ボタンが多くなってしまっているサービスもあります。UIが直感的で分かりづらいと、操作性が悪くなり、効率が悪くなる・使われなくなるというケースも多いため、導入の際にはUIについても注視が必要です。

(具体的な声)

―デザイン・UIがわかりずらく操作に迷う場面が多い

―テキストボックスなど細かい部分で操作性が悪い

―UI的にどのアイコンがどの機能なのかが分かりづらかったり、ディレクトリ構造が分かりづらかったりする。

②他システムとの連携が出来るか

タレントマネジメントシステムを導入する前に自社でExcelを利用していたり、システム内に入力されていたデータを出力してパワーポイントでプレゼン用の資料を作成したい場合もあるかと思います。

また、社内ではタレントマネジメントシステムだけでなく、会計管理サービスなど他のサービスを利用していることもあると思います。タレントマネジメントシステムをより効果的に活用するためにも求められるのが外部システムとの連携機能です。中には、簡単に連携できず、「手入力でデータを入力」しなければいけなかったり、統合的なデータ管理が出来ないため、前のシステムと結局は同時並行で使わざるを得ないというケースもよくお聞きします。

(具体的な声)

―他サービスとのマージや連携方法は、業界課題ですが取り組み可能性があるのでは、と思っています

―採用、評価・人事制度、組織改編や異動等、EmployeeJourneyをすべてカバーはまだできていないので、その上でのメジャーなサービスとの融合が簡単にできる仕組み(マッピングのサポートやAPI連携など)があると便利です。

―以前EXCELで管理していたデータをシステム内には一括で取り込む事が出来ないのが少し残念でした。

③機能が本当に必要か

あらゆるサービスに共通することですが、サービスを導入した直後は興味本位で利用するものの、情報の入力が面倒で形骸化してしまうケースが見られます。

特に、組織図を確認したり、中には従業員の顔写真や名前、スキルなどを確認出来る機能などは、仕事がルーティン化されていることから関係者について一度把握してしまうと、そのまま使われなくなるというケースをよくお聞きします。

(具体的な声)

―顔と名前が分かればあまり使うことが無い

④テンプレート以外の機能も使えるか

サービスが提供するテンプレートのままでも利用できますが、社に応じて求める情報が違ったり、プロセスが大きく異なったり、時と場合に応じて誰に内容を表示したいのかなどが異なります。例えば、成果面談の際に社員本人だけの入力内容を見せたいが、評価者も含めてすべての情報が見えてしまうことなどもあります。このようなことを避けるためにも各社毎のカスタマイズを行いたいという要望に対して、柔軟に対応できる場合とそうでない場合があります。

(具体的な声)

―表示項目をもう少しカスタマイズできたら個人のページに飛ばなくてもダイジョブになりそうな気がする

―アプリの拡充。プロフィール情報をみられるのは便利だが、深い情報まで確認ができない

⑤分析手段・評価入力の柔軟性があるか

タレントマネジメントシステムを利用する目的として最も多いのが人材管理状況を分析し、より効率的な運営を行うことでしょうか。しかし、部門長が定めた分析方法しか見ることが出来ないため、自分の部署だけの状況を確認できなかったり、各面談の実施状況や質問事項の行使状況などを簡単に把握できないといった社内における不満の声をお聞きするケースがあります。できるかぎり、社員各々が確認したい事項に関して柔軟に分析できることが求められます。

また、評価制度に関しても、各社で目標の設定方法が違います。例えば、OKRによる目標設定をしている場合はロジックツリーが求められたり、OKRと個人目標を紐付けたかったり、大目標と小目標を連動して設定したいといった場合があります。しかし、タレントマネジメントシステムでは、自由度が高すぎて入力するのが混乱であったり、テンプレートが決まりきってしまっており入力しにくいという問題があります。

(具体的な声)

―グラフなどの分析系は今ひとつな気がします。管理者が設定したグラフしか見れないので、自身の権限でも自由にグラフなどを作成できると、部下の平均がすぐに見れて便利そう。

―OKR用のフォーマットが個人評価と結びつけれるような仕様にしてほしい。

―入力ボックス毎に評価者や被評価者への開示・非開示を設定できるようにしてほしい。

―業績管理を行う画面において大項目の目標設定と小項目の目標設定において、自己評価を行う画面の入力がややわかりづらい点があります

⑥UIや機能が多すぎないか

一方で、システムが柔軟すぎるため、各部署・各メンバーで回答方法が異なり、定量的な比較ができない。機能が多すぎてシステムを学ぶので疲弊してしまう・使いこなせない。といった声もよくお聞きします。

(具体的な声)

―特にアンケート機能などは文章式、選択式など回答方法が変わると従業員から不満が出やすいため、テンプレート機能をより強固にしていただけるとさらに魅力的なサービスになるかと思います。

―弊社の仕様では現状は1on1はメモ機能に近い設定。それだと、各部署できちんと1on1が確実に実施されているか、質的に問題ないか、などを定量的に把握するのが難しいため、かんたんに見れるようになるとありがたい。

まとめ

いかがでしたでしょうか。タレントマネジメントシステムは人材管理や評価システムとして大きな効果がある一方で、UIや機能が多すぎるため使い勝手が悪いというものや各社毎にカスタマイズが出来ず柔軟に対応できない、一定の機能しか使われないという欠点もよく挙げられます。

また、入力が面倒で「そもそもシステムが使われない」といった声もよくお聞きします。researcHRは、Teams/Slackに追加するだけで、AIが自動でメンバーの情報を集約・共有できるシステムです。既存タレントマネジメントシステムとの連携も可能ですので、ご興味のある方はぜひお問い合わせください。

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