"タレントマネジメントシステム導入"も失敗のよくある原因と対策

March 15, 2021

これまでのオフィスに出社する働き方から、自宅などのテレワークの活用が進み、社員間のコミュニケーションの方法が急激に変わっています。その変化のなかで働く人材(タレント)は多様化し、より企業組織における管理の方法も複雑化してきています。外部環境の変化や働き方の変化に対応するため、人材の採用・配置、評価、報酬、育成といった戦略的なタレント・マネジメントが重要になっています。

それを支えるタレント・マネジメント・システム(ナレッジ共有システムなども含む)導入の効果は、組織規模に比例して大きくなります。逆に、システムを導入しても何も変わらないといった失敗した場合のダメージも大きいと言えます。

今回は、既にシステムを導入している、もしくはこれからシステム導入を検討している経営者や人事責任者のために、タレントマネジメントシステム導入における「よくある失敗の原因」とともに、「現在の環境変化に合わせた対策」をご紹介します。

システムの導入自体が目的になっている

最も多い失敗の原因が、システムの導入やデータ活用、管理すること自体が“目的化”してしまう場合です。「そもそもタレント・マネジメントの成功とは何なのか」が定義されておらず、ツールの活用(How)から検討されているため、「システムは導入したが、ビジネスの成功や思ったような変革が達成できない」といった声をよくお聞きします。

そのため、タレントマネジメントシステムの目的(Why)から検討を始めることを重要です。当たり前に聞こえるかもしれませんが、その目的が、「経営目標とアラインできているのか」、また「そのKPIは適切で、測定可能か」、「それを実現するための手段は何か」(How)が整理されていないケースが多いのが実情です。

また、導入後の成功の定義を決めることも同じく重要です。例えば、経営目標として、「既存ビジネスの生産性向上」、「収益性向上」、「新事象・新サービスの開発」などが挙げられ、その中で、タレントマネジメントで解決できる問題である「人材の質・数の改善」、「人材の育成」、「人材の多様性向上」を結び付けて整理します。その解決するツールとしてタレントマネジメントシステムや付帯する機能を想定し、整理していきます。

よく、導入したものの明確な結果が出ないため、解約に繋がるケースがありますが、上記はシステム導入後のROI(投資利益率)の算出ややビジネスへの貢献度合いを明示することにもつながりますので、必ず整理しておく必要があります。

システムが乱立して、必要な情報の管理や検索方法が複数ある

さらに失敗する原因を深堀していきたいと思います。組織人数が多くなった場合に、システムが多すぎるために、使われなくなるというケースがあります。
職種やセキュリティの問題などで、部門別のシステムが設置され、それぞれ使うツールが異なると、コラボレーションが進まず、無駄な作業を人が行っているケースがよくあります。

対策としては、それぞれのシステムや検索が連携している状態をつくり、コミュニケーションや検索を行う際に一つのシステムで完結するかが重要です。当然、システム自体を統一する方法がシンプルではあり、コスト的にも抑えられる可能性が高いです。
ただし、システムの統廃合の面倒や、システム変更するときのリスクやそれに伴う非効率などを考慮すると、まずは既存システム同士を跨ぐ一つのシステムを導入することが重要でしょうか。

情報が陳腐化、必要な情報が取得できない

殊に、情報共有を目的としたシステムの場合には、システムの整理(システム統一や連携)ができたものの、「検索しても古い情報と新しい情報が混ざっていて活用できない」「結局、最初から調査し情報を再作成しないといけない」など、情報の「内容」に伴う失敗が発生しやすいです。

その対策として、情報をひとまとまりにするのではなく、情報の種類を「変化の少ない静的(スタティック)な情報」と、社員同士のコミュニケーションやコラボレーションから生まれる「動的(ダイナミック)な情報」に分けて、管理していくことが重要です。

静的な情報の管理方法としては、いかに管理・検索し活用しやすくするかを考慮する必要があります。一方の動的な情報については、チャットやオンライン会議などのコミュニケーションを促進するツールに加え、社内の優秀な人材を検索できる機能を用いて、組織において最も有益な情報を常に行きわたらせる仕組みづくりが重要です。

優秀な人材が疲弊し、長期的な成長につながらない

会社にとって、有益な情報を持ち、また周りの社員にとっても価値のあるアウトプットを出し続けている人材には、問い合わせやコラボレーションを希望する依頼が集中し、優秀人材の疲弊や、長期的な成長のストップ、また退職に繋がってしまうケースがよく発生します。さらに、優秀な人材は情報を共有してもらう必要性が少ないため、そもそもシステムを用いないという別の問題もあります。

その対策として、人材のシステム上における行動や成果を見える化し、評価や報酬に繋げる仕組みづくりが重要です。
プロセスではなく成果の目標管理を行い、有益なアプトプットの量やコミュニケーションの状況をシステムから取得して人材の評価・報酬や育成に繋げていきます。

例えば、OKR(Objectives and Key Results)やMBO(Management By Objectives)などの目的管理において、明確な目標を設定し、その目的にそって日々のシステム上での成果やコミュニケーションの状況を根拠として、評価・報酬、育成に繋げるといったイメージです。

テレワーク環境下においては、Teams/Slackといったチャットツール上での情報共有・コミュニケーションも増えるため、チャットツール上での人材の動きや、コラボレーションの状況を見える化できるツールを導入するのが最適でしょうか。

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