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業務効率化

「マネージャー不足」を解消するための2つの方法

June 4, 2023

みなさんの職場には「出来る上司」「出来るマネージャー」は居ますか?職場には業務の屋台骨を支えるような仕事の出来るマネージャーの方がいらっしゃるのではないでしょうか。そうしたマネージャーの方は上位のマネージャーやメンバーからの信頼も厚く、成果を着実にあげていることと思います。

出来るマネージャーが在籍していることは業績向上だけでなく、人材を引きつける磁石になりますので、会社にとっては非常に重要な存在です。一方で、「その人しかできない仕事」が増えてしまうことや、「他の誰かに仕事を振ることができない状態」になってしまうことは組織としては避けるべき状態です。こうした状態の解決策は大きく分けて2つです。

1.出来るマネージャーを増やすこと

2.マネージャーの生産性を上げること

こうした状況を改善していくには組織として長期的な努力が必要になります。各対応施策の詳細を順番にみていきましょう。

※マネジメントの業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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「出来るマネージャー」を増やす5つの方法

マネージャー、又はマネージャー候補となる若者を増やすには以下の5つの方法があります。

①採用プロセスを改善する

②社内研修プログラムの提供

③スキルアップ支援

④組織文化、風土の改善

⑤アウトソーシングの活用

①〜③は組織内部の改善を行うことを示唆しています。徐々に改善していく必要がありますので、比較的時間がかかりますが、④で示している風土や文化の改革はさらに時間がかかりますので、いずれも出来るだけ早い段階で取り組む必要があります。一方で、喫緊の課題としてどうしても必要な場合は⑤のアウトソーシングの活用も検討しましょう。従来はプロジェクトマネジメントのマネージャーのみであることが多かったですが、現在は業務コンサル、ITコンサルの分野で社員教育も含めたコンサルティングを行う事業者が増えています。

各施策について順番に詳細をみていきましょう。

①採用プロセスを改善する

適切なマネジメント人材を見つけるために、採用プロセスを見直して改善しましょう。

一般職種と違い、マネージャー職は仕事内容の定義が難しく、採用に際して募集要項を作るのが難しいのが実際の姿です。また、採用面談も一律ではなく、ここの職種や率いるチームの文化などに応じて適切な人材が異なります。そのため、マネージャー色の採用には通常の採用よりも慎重に行うことと、実際に募集要項を書く、面談を行うことが出来る人材を社内で育成していく必要があります。また、客観性を担保するために、採用プロセスでのスキル評価や適性検査を実施することも重要です。人間的な相性の判断と、客観的なスキルの判断を両立させて採用を行いましょう。

②社内研修プログラムの提供

マネージャーに必要なスキルや知識を身につけるための研修プログラムを提供することも有効です。研修プログラムには、リーダーシップ、コミュニケーション、プロジェクト管理などを含めましょう。近年ではオンラインで動画コンテンツをみる教育サービスも増えて来ています。企業アカウントで契約すると、通常よりも安い価格で見ることができますので、会社として積極的に検討しましょう。

③スキルアップ支援

現在の従業員の中からマネージャーになれる人材を発掘し、スキルアップ支援を行うことも必要です。特に、リーダーシップやコミュニケーションのスキルを持っている人材に対して、教育や研修を提供することが重要です。担当する業務の職能として十分な経験とスキルを保有していることは勿論重要ですが、マネージャーになる基礎的なスキルとしてコミュニケーションスキルを持っていること、また、人を率いる人間としてリーダーシップがある、もしくはリーダーシップを獲得する意欲のある人である必要があります。会社が任命すればマネージャーにはなれますが、自らの意思と努力によってのみリーダーになる事ができます。スキルアップ支援を行う人材の選定も慎重に行いましょう。

④組織風土の改善

マネージャー不足の原因には、組織の風土としてマネージャーになることに対して興味を持っていないという場合もあります。この場合、組織風土を改善し、マネージャーになることが魅力的である環境を整える必要があります。キャリアアップ支援制度の充実、マネージャーへの待遇の改善、権限の拡大によるやり甲斐の充実などが考えられます。いたずらに組織の階層を増やす事に積極的でない経営者の方もいらっしゃると思いますが、マネージャー人材をプールする意味でも一定の組織階層は必要になります。まずは現在の自社の社員がマネジメント層の社員になる事に対してどのような印象を抱いているか確認しましょう。

⑤アウトソーシングの活用

マネージャー不足が長期化する場合、アウトソーシングを活用することも検討しましょう。アウトソーシングによって、一時的な人材不足を補うことができます。前述の通りですが、現在の業務コンサルティング会社は単純にコンサルを行うだけでなく、業務を実施する社員の育成やマネジメント手法の確立までサービスとして提供している会社が増えてきています。こうした事業者を活用し、まずは短期的なマネージャー不足に対応しつつ社員のマネージャーを育てていくことも一案です。


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マネージャーの生産性を上げる4つの方法

マネージャー不足を解消する方法の二つ目は、人数を増やさずにここのマネージャーの生産性を上げることです。人数を増やすのは一見手っ取り早く、しかも長期的には事業を成長させるためにも必要に思えますが、常に成長できるとは限りませんし、人件費は増加します。現実的には採用や教育を開始しつつ、ここのマネージャーの生産性を上げる努力も並行して行うべきでしょう。主な施策は以下の通りです。

①タスクの優先順位を設定する

②チームメンバーの能力を最大限に活用させる

③会議の効率化

④ツールやシステムの活用

①タスクの優先順位を設定する

チームが抱える複数のタスクを同時にこなす必要があります。チーム全体の業務量を俯瞰し、タスクの優先順位を設定することが重要です。重要度と緊急度に応じてタスクを優先順位付けし、限られた時間の中で最大限の効果を発揮できるように業務を調整しましょう。できれば自分だけで決めるのではなく、メンバーを巻き込むことも重要です。こうした意思決定にメンバーを巻き込むことでメンバーを将来のマネージャーとして育成することもできます。

②チームメンバーの能力を最大限に活用させる

チームメンバーの能力を最大限に活用することで、生産性を向上させることができます。マネージャーにとっては最も重要な業務といって良いでしょう。チームメンバーの得意分野を把握し、それに合わせて仕事を割り振ることが重要です。マネジメントを行う業務量は一時的に増える可能性もありますが、「チームの成果」=「マネージャーの成果」ですから、長い目で見た際にマネージャーとしての生産性は向上します。マネージャー自身で成果を上げることも大事ですが、それと同じか、それ以上にメンバーの生産性を上げることも重要です。

③会議の効率化

会議は、情報共有や意思決定などに必要不可欠ですが、効率的に行われない場合、時間の浪費になります。マネージャーは会議の時間の使い方を最適化するために、事前にアジェンダを作成し、必要な人だけを呼び出すなどの工夫が必要です。マネージャーの皆さんは、基本的には会議のファシリテーションも含めてご自身で行なっているケースもあるかと思います。会議の効率化にはファシリテーターを設置するか、メンバーの中で育成していくことも選択肢に入れましょう。

④ツールやシステムの活用

コラボレーションツールや、ナレッジマネジメントシステムを活用することで、マネージャーの業務効率を高めることができます。コラボレーションツールを利用することで、情報共有やタスク管理をスムーズに行うことができます。また、ナレッジマネジメントツールを利用することは、将来のチームメンバーにも情報を共有することができ、チームが継続的に発展していく土台になります。特に注目するべきはコラボレーションツールです。コロナ禍以降、TeamsやSlackなどを導入している企業が徐々に増えてきていると思います。口頭でのコミュニケーションは信頼関係を築くことには非常に有効な手段ですが、メンバー間での情報共有スピードに限界がありますし、ログも残らないのでトランザクティブメモリー(誰が何を知っているか、何ができるかをメンバー間で把握すること)を組織の中に蓄積するには限界があります。こうした情報の蓄積できるコラボレーションや、社員の属性情報を管理する人材マネジメントツールを導入し、活用できる状態にすることはほぼどのようなチームでも生産性を引き上げることのできる有効な手段です。特に②チームメンバーの能力を最大限に活用させるとの相性は良いので、ぜひ合わせて検討していきましょう。


いかがでしたでしょうか?マネージャーの不足は会社が成長していくにしたがって発生する成長痛のようなものです。解消するには様々な努力が必要ですが、解決に至れば得られる成果も約束されているようなものですが、ぜひ課題解決に向けた第一歩を踏み出しましょう。


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