皆さんの会社では1on1ミーティングは導入されていますか？2016に出版された「ヤフーの1on1」がベストセラーになり、日本でも広く取り入れられるようになりました。

日常的に参加する「1on1」ミーティングです。皆さんもきっと経験があるでしょう、「あのミーティング、なんだか意味なかったな…」と感じることが。しかし、安心してください。1on1導入の最初の頃はよくある問題ですが、毎度のことですからストレスになりますよね。今日はそんな「意味ないのない「1on1」にならないために必要なこと」についてご紹介します。具体的なステップを交えながら、ミーティングがもっと楽しく、かつ実りあるものになる方法を解説していきます。

※Teamsを活用したメンバー把握・育成については以下の記事でも詳しく解説しています。

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ステップ0:1on1とはそもそも何をするのか？

1on1とはその名の通り、一対一で行われるミーティングを指します。社内で行われるこのミーティングは、上司と部下、あるいはプロジェクトメンバー同士が直接話し合うための時間となります。

そして、1on1の目的は何でしょう？それは「コミュニケーションの深化」です。お互いの課題や意見、感じていることを共有し、理解しあうことで、より良い関係性を築き、結果的に仕事の質を高めることを目指しています。具体的には以下のような成果を上げることを目的とします。

・モチベーションの向上、またはモチベーション感じるポイントの発見

・学習状況の確認と促進

・職場での人間関係など業務に直接関わらないが影響のあることの相談、解決

ですが、「ただ話すだけで良いの？」と思われるかもしれません。もちろんそれだけでは1on1の真価は発揮されません。意義ある1on1を行うためには、事前準備や話す内容の整理、そしてフィードバックなど、いくつかのステップが必要となります。

今回の記事では、それらのステップを具体的に解説していきます。これらを身につけることで、1on1の時間がただの「話す」時間から、「深い理解を生む」時間へと変わります。それでは、ステップ1から見ていきましょう！

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ステップ1：事前準備を徹底する

では、まずは「1on1」において非常に重要なステップ、「事前準備」について詳しくお話ししましょう。1on1から価値を引き出すには話し始める前に事前準備をしていることが重要です。1on1の事前準備とは具体的に何をするのでしょうか。「話す内容のリストアップ」と「相手の状況把握」です。これらをしっかりと行うことで、ミーティング中に混乱することなく、スムーズに話を進めることができます。

話す内容のリストアップは、あなたが1on1で何を話したいのか、何を達成したいのかを明確にする作業です。これを行うことで、ミーティングがただの雑談になることを防ぎ、目的に沿った議論を進めることができます。

また、相手の状況把握は、その人が最近どのような仕事をしているのか、何に困っているのかを知るための作業です。これにより、相手の状況に合わせたアドバイスを提供することが可能となり、1on1が更に有意義なものとなります。

具体的にはTeamsなどのコミュニケーションツールを活用して、相手の最近の動向を把握し、あらかじめ議題や課題を把握することが一つの方法です。また、自身の話す内容はノートやPCにリストアップしておくと、ミーティング中に話すべき内容を見落とすことがありません。効率的に事前の情報収集をするためにもこうしたツールの利用をメンバーにも積極的にお勧めしておきましょう。ツールに投稿する際には考えを文章にすることになりますので、話をする方も事前に自分の考えを整理することができます。

事前準備は時間と労力がかかるかもしれませんが、それだけの価値があります。だからこそ、1on1が単なる情報共有にならず、実りある時間になります。

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ステップ2：明確な目的を設定する

次のステップは、「明確な目的を設定する」です。これは1on1だけでなく、あらゆるミーティングにおいて重要な要素と言えるでしょう。なぜなら、目的が不明確だと、話はどんどんと主題から外れていき、結果的には何をしたかったのかすら忘れてしまうこともあります。そうならないためにも、1on1の目的を明確に設定しましょう。

では、目的を設定する際に何を考えるべきでしょうか。それは、「相手がこの1on1で何を得るべきなのか」です。相手が新入社員なら、ビジネスマナーや仕事の基本を理解することが目的となるかもしれません。一方、相手がベテランなら、新たな挑戦や業務改善の提案を議論することが目的となるでしょう。

具体的な目的設定の例としては、「新しいプロジェクトのアイデアを出し合う」、「今月の業績についての評価と反省」、「キャリアパスについての相談とアドバイス」などが考えられます。このように具体的な目的を設定することで、話の進行がスムーズになり、必要なポイントを見逃すことなく話すことが可能となります。

また、明確な目的を設定することは、1on1を予定する段階から始まります。1on1のスケジュールを組むとき、その目的と目標を明記することが大切です。これにより、相手も何を準備すれば良いのか、どのような話が待っているのかを事前に知ることができます。

一方で真逆のことをいうようですが、目的を決めずに話すことも時には重要です。テーマを決めずに雑談のように話すことで普段言い出しづらい人間関係の問題や漠然と思っている課題など、明示的にし辛い問題を表出化させることができます。個人的な経験則ですが、毎週1on1をしているなら１ヶ月に一度は目的のない1on1をやってみましょう。

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ステップ3：フィードバックを促進する

それでは、次にご紹介するステップは「フィードバックを促進する」です。このステップは、まさに1on1の真髄とも言えるものでしょう。相手との対話を通じて、互いにアイデアを出し合ったり、問題を解決したり、自己成長の道筋を見つけたりするための鍵となる部分です。

「フィードバックを促進する」とは、具体的には何をすることでしょうか。それは、相手が自由に意見や感想を述べられる環境を整えること、そして相手の意見や感想に耳を傾け、その上で適切なアドバイスや指導を行うことを指します。1on1の場では、あなたの意見だけでなく、相手の意見も重要な要素です。

具体例を挙げると、例えば新入社員が最初のプロジェクトについて不安を抱いている場合、その不安を引き出し、具体的なアドバイスを提供することが求められます。「具体的にどんなことに不安を感じていますか？」「その不安を軽減するために、何が必要だと思いますか？」といった問いかけを通じて、相手の本音を引き出し、解決策を共に考えることが大切です。

さらに、このフィードバックの時間を作るためには、相手が意見を述べやすい雰囲気作りも大切です。落ち着いた空間を選び、無理に話させるのではなく、自然と話せるように導くことが重要です。

最後に、フィードバックを受けた後のフォローアップも忘れてはなりません。次回の1on1までに進捗を確認したり、必要なサポートがあるかを聞いたりすることで、フィードバックが具体的な行動につながるようにしましょう。

これが、「フィードバックを促進する」というステップです。このステップを実行することで、1on1はより深い意味を持ち、相手にとっても有益な時間になることでしょう。

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ステップ4：具体的なアクションプランを作る

1on1で話し合った内容が現実の行動に結びつくためには、「具体的なアクションプランを作る」ステップが不可欠です。1on1のミーティングが終わったとき、それがただの話し合いで終わらないためにも、このステップは大切な役割を果たします。

では、具体的に何をすべきでしょうか。まず、1on1で話し合った内容をもとに、相手が取るべき行動をリストアップします。それは、新たなスキルを学ぶためのオンラインコースを受講することもあれば、特定のプロジェクトの問題点を洗い出すためのミーティングをスケジュールすることもあります。大切なのは、その行動が明確で達成可能で、相手の成長や問題解決に直結することです。

次に、それらの行動に対して、期限を設定します。期限を設定することで、行動に対する責任と緊急性が生まれ、計画が具体的に実行されやすくなります。例えば、「来週までにオンラインコースの申し込みを完了する」や、「明日中にミーティングのスケジュールを確定する」など、具体的な期限を設定しましょう。

そして、重要なのは、次回の1on1の時にそのアクションプランの進捗をチェックすることです。これにより、1on1が連続性を持ち、相手も次回のミーティングまでに行動を起こすモチベーションを保つことができます。

具体例としては、新人の田中君がコミュニケーションスキルを向上させたいという課題を抱えているとします。そこで、具体的なアクションプランとして、「1週間後までにビジネスコミュニケーションのオンラインコースに申し込む」、「1ヶ月後までにコースを修了する」、「次回の1on1の時に学んだことを共有する」などを設定します。これにより、田中君の学習が具体的な目標と期限をもって進むことになります。

このように、「具体的なアクションプランを作る」ステップを踏むことで、1on1の成果が具体的な行動と結果につながり、それが更なるパフォーマンス向上に貢献します。

最後に、このステップはリーダーだけでなく、部下も一緒に取り組むべきものです。アクションプランを共同で作ることで、部下は自分自身の成長に対する責任感を持ち、リーダーと一緒に目標に向かって進むモチベーションを感じることでしょう。また、リーダーとしては、部下のアクションプランに対するフィードバックを与え、その達成をサポートすることが重要となります。

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‍ステップ5：ミーティングの振り返りを行う

皆さんが目指すべきなのは、ただの「1on1」ではありません。それは、より良い結果を生むための成長ツールであるべきです。だからこそ、私たちは「ミーティングの振り返り」を重視します。これは自己改善のプロセスであり、1on1の質を向上させ、結果的には組織全体の生産性を向上させる手段となります。

具体的には、ミーティングが終わった後に自分自身に問いかけてみてください。「今回の1on1で何がうまくいったのか？」「何が改善できるのか？」「次回から何を変えればもっとうまくいくのか？」これらの問いは、あなた自身のリーダーシップスキルを磨き、部下との関係を強化するための重要なガイドとなります。

具体例としては、あるリーダーが「今回の1on1で田中君が自分から意見を言ってくれたのは良かった。しかし、話の流れをよく掴むことができなかった。次回からは、話の要点をまとめる練習をしておくべきだ」と振り返ったとしましょう。ここから、リーダー自身がコミュニケーションスキルを向上させるためのアクションを見つけることができます。

また、ミーティングの振り返りは部下にも行わせると良いでしょう。部下に対して、「このミーティングで何が役立った？」「何が足りなかった？」「どのように改善できる？」と尋ねることで、リーダーとしてあなたが改善すべき点を知ることができます。

このステップは、ただの反省ではなく、具体的な行動に結びつけるためのものです。そのため、振り返りから得た洞察を次回の1on1のアジェンダに反映させ、具体的な改善アクションを計画しましょう。

「意味ないのない「1on1」にならないために必要なこと」は以上の5つのステップです。皆さんがこれらのステップを踏むことで、1on1が単なる形式ばったり

以上、5つのステップが、「意味ないのない「1on1」にならないために必要なこと」です。これらを踏まえて、次回のミーティングの準備を進めてみてください。それぞれのミーティングが有意義なものになることを心から願っています。本稿が皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。