そもそも情報共有はなぜ重要なのか？

情報共有というとみなさんは何を思い浮かべるでしょうか？お客様からの要望やクレーム処理を他の部署に依頼する、開発要求を開発チームに教える、今年度の財務状況を社員に教える、定例部会の内容を自分のチームに伝える。。。など、イメージされることは普段のお仕事に関連してさまざまだと思います。こうした情報共有は、どのような仕事においても重要ですが、そもそもなぜ重要なのでしょうか？一般的に、仕事のほとんどはルーティン化（定型化）され、どのような情報のやり取りをするかが決まっているため、日常業務ではそれほどコミュニケーションが発生するケースは少ないのではないかと思います。営業の仕事でもお客様とのコミュニケーションは発生しますが、それほど頻繁に取り扱う商品が変わるわけでもありませんので、お話しする内容や営業プロセス事態はほぼルーティン化されています。逆説的ですが、情報共有が重要なのはこうしたほぼ決まった動作を仕事を繰り返す中でインシデント(突発的な課題)が発生した際に上手に対応するため、または、こうしたルーティン化された業務を作り出す際には社内外の情報を集め、有効なルーティン業務を設計するためです。このように、業務内容によって視点が異なりますが、いずれの場合も情報共有が重要であることには変わりがありません。

そんな重要な情報共有ですが、自分にだけ情報共有がされない場合の対処方法を見ていきましょう。今回の記事では、情報提供元に合わせてそれぞれの対処法をご説明いたします。

※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法

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上司からの情報共有がされない場合

上司からの情報共有がされないというのは、仕事のしづらいことのイメージがしやすいかと思います。あくまでも一般論ですが、上司の仕事は自分の部下に仕事をしてももらって成果を上げるわけですので、論理的には情報共有をしないというケースは考えづらいものですが、以下のような場合に情報共有がなされない場合が考えられます。それぞれ対処法を合わせて見ていきましょう。

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①上司がまだマネジメントに慣れていない

上司になってまだ間もない、またはそもそもプレイヤーとしての自分の誇りを持っており、マネージャーになりきれていないケースです。担当する業務自体に関心が高いため、情報共有というよりもマネジメント業務自体を軽視している可能性が高いです。

対処法：

マネージャーとしての仕事を理解していただく必要がありますので、チーム全体のパフォーマンスを上げるために何が必要か、どのようなことをしてくれると上司自身も評価され、チームも気持ちよく仕事ができるかご説明しましょう。一般に、上司の上司はマネージャーとして上司を成長させることに責任を持っているので、可能であれば協力を依頼し、上司が何を元に評価されているかを確認しておきましょう。これらは一般にボスマネジメントと呼ばれています。

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②情報統制が部下をコントロールする手段になっている

情報を部分的に伝えないことでマネジメントを行う手段としている可能性があります。業務をプロセス化または、特定の業務だけに集中させることで部下をコントトールしている場合です。マネジメントというよりも単に管理、統制だけしている場合です。

対処法：

業種にもよりますが、情報統制が良い結果にならないことを伝えましょう。その前に上司との信頼関係を築いておくておく事が重要です。信頼がないまま情報共有の重要性について話すと、単に面倒な部下と思われて改善しない可能性が高まります。

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③情報共有の重要性に気付いていない

単純に情報共有の重要性に気がついていないケースも考えられます。新人の上司の場合、①と同様であるケースもありますが、工場のラインマネージャーなど相対的な日々の情報共有が少ない仕事のマネージャーであった場合、重要性に気がついていないケースもあります。

対処法：

情報共有の「有効性」について話し合いをしましょう。重要性に気がついてもらうためには、情報共有がチームや上司自身の成果を上げるために有効であることを理解してもらうのが近道です。

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④個人的感情

数として少ないケースですが、最も対処が厄介なパターンです。個人的に上司に嫌われている場合情報共有されないケースもあります。一度感情的な対立をしてしまうと何かと引き摺ってしまいがちですよね。

対処法：

仲直りするのがもちろん一番良いわけですが、あくまで仕事ですのである程度は割り切って考えましょう。最も良いのは情報共有が上司の裁量ではなく組織の仕組みとしてなされるようにすることです。具体的には、上司の上司からの伝達は全てチームのメーリングリストに送られるようにすることや数値情報は共通のダッシュボードに出力されるようにするなどです。

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同僚からの情報共有がされない場合

同僚から情報共有がされない場合はケースとしては少ないですが、主に人間関係のケースが考えられます。対応方法は基本的に上司の方と相談しましょう。具体的なケースと、対処方法は以下になります。

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①情報共有文化がチームに根付いていない

情報共有の有効性が理解されておらず、チームの組織的な行動文化として根付いていないケースが考えられます。情報共有は即効性のあるアクションではなく、徐々にチームの成果に貢献するアクションであるため、最初はなかなか有効性が理解されません。特にチームのパフォーマンスに直接的にここのメンバーが関与していない場合はますますそうです。

対処法：

上司から情報がこない場合と同じく、情報共有の「有効性」について話し合いをしましょう。重要性に気がついてもらうためには、情報共有がチームの成果を上げるために有効であることを理解してもらうのが近道です。相手は上司ではないため、パフォーマンスの向上に賛同いただけない場合は、やはり上司を巻き込んで有効性について議論することでチームの共通認識として持てるように賛同してもらいましょう。

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②チームの信頼関係が薄い

チームメンバー同士の信頼関係が十分ではなく、情報共有してもらえないケースです。全体的に共有されないというよりも、信用貯金の溜まっていない特定のメンバーに対して行われるケースがあります。ややこしいのは、情報統制を良かれと思って実施していないケースです。新人だから、慣れていないから、などの理由で良かれと思って難しい課題を共有しないケースもあります。

対処法：

チームメンバーとの信頼関係を築くために、他のメンバーに対する信用貯金を貯めていくことを優先しましょう。また、問題解決能力があることや、これまでの業務実績を折を触れてお話しすることも重要です。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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部下からの情報共有がされない場合

部下から情報共有がなされないケースではベースとして上司・部下間の信頼関係の問題であるケースが多いです。ご自身がマネージャー職になって日が浅いケースや、チーム自体が新規に作られた場合、部下が自分よりも社歴が長かったり年齢が上であった場合にも起こり得ます。具体的なケースと対処法を見ていきましょう。

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①チーム内、メンバーとの信頼関係が十分でない場合

新任の場合など、チームメンバーとの信頼関係が十分ではなく情報共有がしてもらえない場合です。最初の段階ではしかたない事ですので、着実に改善していきましょう。

対処法：

同僚間での信頼関係が薄い場合と同じく、信頼関係を地道に築いていく必要があります。まだ、これまでの実績のアピールを行うなど、ご自身の情報開示を行うことも有効です。

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②情報共有の影響(人事評価など)が明確でない場合

部下から上司への情報共有となると、内容によっては評価を左右するケースがあります。特に業務上のトラブルなどは心象が悪くなるはずと考えてしまうのが普通だと思います。こうした問題は特に評価の仕方が明確でない場合や、制度上そもそも加点方式でない場合などに顕著です。

対処法：

何よりもまず情報共有が評価でマイナスになるわけではないことをチームに理解してもらいましょう。情報共有の結果致命的なミスが発覚した場合、制度上処罰をしなくてはならないケースもありますが、そうした場合でも正直に申し出れば処罰が部分的に原型されるなど、ミスや問題を発見するスピードが落ちない工夫とそれをチームに伝える事が必要です。

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