一般的に中間管理職と呼ばれるミドルマネージャーには、トップマネージャー（経営層）の考えや指針を現場レベルの内容に落とし込み、ロワーマネージャー（監督者）や配下のメンバーに的確に伝える役割があります。

また、配下メンバーのタスク管理やマネジメント・育成、上層部への説明など、ミドルマネージャーの課題は非常に多く、管理工数で時間を取られて自身の作業が思うように進まないことは多いでしょう。

今回の記事では、このようなミドルマネージャーの課題について、Teamsを活用して解決する方法をご紹介します。

ぜひ参考にしてください。

※Teamsを活用したマネジメントの効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法

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ミドルマネージャーとは

そもそもミドルマネージャーとは、組織における中間管理職の事で、一般的には部長職や課長職の事を指します。

マネージャーは以下3つに分類されます。

• トップマネージャー（経営層）：代表取締役、取締役、役員など
• ミドルマネージャー（中間管理職）：部長、課長など
• ロワーマネージャー（監督者）：係長、主任など

ミドルマネージャーはトップマネージャーとロワーマネージャーの間に位置し、上と下をつなぐ役割を担います。

具体的な業務としては、経営陣が策定した経営方針に基づいて、自身の管轄エリアで実施する内容を決定し、実行することが求められます。

また、部下のマネジメントや育成のほか、チーム内のスムーズな情報伝達、タスク管理、自身が担当するエリアについての業務内容・成果等を上層部へ報告しなければなりません。

このようにミドルマネージャーの業務は非常に多岐にわたるため、管理工数に非常に時間を取られます。

もしプレイングマネージャーのような立ち位置であれば、自身の業務を行う時間が非常に限られてしまうため、ミドルマネージャーの業務の効率化は必須であると言えます。

本来このような業務効率化については、専用ツールを購入しそれぞれ管理をすることが一般的です。

しかしTeamsをうまく活用すれば、ミドルマネージャーが行うような管理業務を効率化することが可能です。

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ここからは、ミドルマネージャー向けのTeams活用法をご紹介します。

ご紹介する内容は以下3つです。

• チーム・チャネルの有効活用
• チャットの有効活用
• Plannerを活用したタスク管理

Teamsの基本的な機能であるチーム・チャネルやチャットの有効活用方法から、Teams上で利用できるPlannerアプリについてまでご紹介します。

それぞれ詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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チーム・チャネルの有効活用

ミドルマネージャー向けのTeams活用法の一つ目は、チーム・チャネルの有効活用です。

Teamsでは複数のメンバーが所属できるチームを作成することができます。また、作成した一つのチームに対して、複数のチャネルを作成することが可能です。

Teamsにおけるチームとは、一つの大きな仕事を遂行するためのグループであり、部や課などの組織単位や、プロジェクト単位でチームが作成されるケースが多いです。

チャネルとは、チームに所属するメンバーがチャットやWeb会議等のコミュニケーションを行う場であり、一般的には課、係などチームに所属する配下組織ごとに作成されたり、プロジェクト内のグループや大きなタスク単位で作成されるケースがあります。

ミドルマネージャーがチーム・チャネルを有効活用させるには以下を行うと良いでしょう。

• Teams上で、自身が管理する組織のチームを作成
• 作成したチーム配下の組織のチャネルを作成
• チームやそれぞれのチャネルにメンバーを追加

まずTeams上に自身が管理している部や課などの組織のチームを作成しましょう。続いて、作成したチーム配下の組織ごとにチャネルを作成し、メンバーを配置します。

そうすることで組織内の会議やお知らせの通知等のコミュニケーションをTeams上で完結させることが可能です。

特にTeamsのチャット機能では装飾したアナウンスを投稿できるため、お知らせ等の情報発信を行う際に見やすい投稿が作成でき、非常に便利です。

メールでの情報発信を行った場合、受け取った方は返信をするのが億劫になりがちですが、チャットでの返信は手軽ですので、反応をもらいやすいというメリットもあります。

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チャットの有効活用

ミドルマネージャー向けのTeams活用法の二つ目は、チャットの有効活用です。

日本のビジネス業界のメールは非常に長く、取引先とのメールにおいては文頭の「株式会社○○○○ △△△△様　お世話になっております。□□□□ でございます。」から始まり、最後には、「ご確認・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」といった文言で締めくくられるのがマナーとされています。

社内メールについても、「○○様 お疲れ様です。 △△△△部署の□□□□です。」から始まり、「よろしくお願いいたします。」で締めくくられるため、短い内容であってもメールの文面は非常に長くなります。

このように文頭と文末に要件と必要のない文字が含まれるため、送られてきたメールの要件がどこにあるかを判断しなければなりません。

一方Teamsのチャットでは誰が会話を送信しているかが明確であるため、自己紹介が不要となり、要件のみに絞って送信することができるため、非常に明確なコミュニケーションを行うことができます。

また、業務における指示やホウレンソウを行う場合であっても、口頭よりチャットで伝えた方がいいケースがあります。

口頭で指示を行う場合、無駄な内容が混じったり、その場の思い付きやほかの内容が混じったり、あいまいな表現で伝えてしまったりと、本当に伝えたい内容が伝わりきらないケースがあります。

Teamsのチャットを活用すれば、チャットの内容を書き出している最中に伝える内容を精査でき、指示内容が明確となるため非常にオススメです。

また、チャットを使用すれば内容がすべて残るので、指示やホウレンソウを行ったかどうかを忘れたとしても、チャットを見返せば伝えたかどうかが分かるようになります。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Plannerを活用したタスク管理

ミドルマネージャー向けのTeams活用法の三つ目は、Plannerを活用したタスク管理です。

TeamsではチャットやWeb会議だけでなく、さまざまなアプリケーションを使用することができます。

アンケートフォームを作成するための「Forms」や、さまざまな案件管理に便利な「Lists」、最近流行りのチャットボットを作成できる「Power Virtual Agents」など、業務効率化が期待できるアプリケーションが多く使用できます。

その中のアプリの一つである「Planner および To Do タスク Tasks（以下Planner）」は、チームのタスク管理に特化したアプリケーションです。

非常に簡単な操作でタスクの追加やチームメンバーへのタスクの割り当て、タスクの期限設定やコメントの追加、進捗状況の確認などを行うことができます。

デフォルトでは「ボード」形式で見やすいタスク管理を行うことができ、必要に応じて「リスト」や「カレンダー」、さまざまな「グラフ」形式への表示切替が可能となっています。

普段Excelを業務で使用している人にとっては「リスト」形式が非常になじみ深いでしょう。

「カレンダー」形式ではタスクの開始日や期限の設定をしっかり行っていれば、未着手のタスク、進行中のタスク、遅延中のタスクがカレンダー形式で一目で分かりますので、進捗を確認したい場合に便利でしょう。

「グラフ」形式はタスクの状況をグラフ形式で視覚化できるため、タスクの進行状況の管理や完了・進行中・遅延・未着手の割合が非常にわかりやすく、上層部への説明のために別途資料を作成するような必要がなくなり、非常に便利です。

Plannerはチームのチャネルごとに設定でき、組織全体のタスクはチーム全員が参加する一般のチャネルに、配下組織やプロジェクトごとのタスクは各チャネルごとに設定すると良いでしょう。

また、Plannerの画面を開いて、「自分のタスク To Do」＞「自分に割り当て済み」をクリックすると、すべてのチームやチャネルで自身に割り当てられているタスクを一覧表示することができます。

この機能を使用すれば各チャネルを行ったり来たりする必要がなく、自身のタスクが一目で見えるようになるため非常に便利です。

このように、管理者・利用者ともにメリットがあるPlannerでタスク管理を行えば、タスク管理業務を効率化できます。

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ミドルマネージャーがTeamsを活用する上での課題

ミドルマネージャーがTeamsを活用する上での課題は、組織やチーム内でTeamsを普及させなければならないことです。

Teamsが普及しなければ、Teamsが使えていない人についてのみ情報の連絡が遅れたり、進捗管理できなかったりと、有効活用できている人とできていない人の間で情報の格差ができてしまいます。

このようなことにならないために、Teamsの運用マニュアルや規則の整備を行ったうえで、Teamsのチャットや会議、Plannerの使い方の勉強会を開催したり、定期的にTeamsの機能の情報収集を行って、組織内に展開したりする必要があります。

しかしこのステップを行えば、面倒なメール業務や個人に依存したタスク管理などから解放され、組織全体の業務効率化に結び付くでしょう。

Teamsを活用すれば、ミドルマネージャーの組織管理やタスク管理業務を効率化することができます。

社内連絡についてはメールではなくチャットを使用することで、内容が短く明確となります。タスク管理についてPlannerを使用すれば、チームのタスク管理を簡単に行える上、上層部への説明もしやすくなるため非常にオススメです。

他にもTeamsには業務効率化の助けとなる機能が多く備え付けられていますので、ぜひ有効活用していきましょう。