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皆さんの会社では予実管理(期間事の収支を予測して進捗を管理する方法)を行っていますか？ビジネスの世界では、計画と実行の間のギャップを埋めることが重要です。これは、予算計画（予算）と実際の結果（実績）の間のギャップを指します。このギャップを埋めるための最良の方法の一つが、予実管理ツールの使用です。しかし、その重要性にもかかわらず、予実管理ツールの選び方は一筋縄ではいきません。なぜなら、各ツールは独自の特性と機能を持ち、それぞれが異なるビジネスニーズに対応しているからです。
予実管理ツールは、予算計画と実際の結果を比較し、その差異を分析することで、ビジネスのパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。これにより、企業は予算の適切な配分、コスト削減の機会、そして利益の最大化を実現することができます。しかし、これらのツールを最大限に活用するためには、自社のニーズに最適なツールを選ぶことが重要です。そのためには、ツールの機能性、使いやすさ、価格、そしてサポートなど、多くの要素を考慮する必要があります。
今回の記事では、予実管理ツールの選び方のコツを詳しく解説します。まずは、予実管理ツールが何であるか、そしてそれがなぜ重要なのかを理解することから始めましょう。次に、予実管理ツールを選ぶ際に考慮すべき基本的な要素について説明します。そして、具体的な選択のコツやポイントを提供し、市場で人気のある予実管理ツールをいくつか紹介します。
※組織管理・可視化ツールについては以下の記事でも詳しく解説しています。
目標管理(OKR・MBO)システム・ツールの選び方【欠かせない5つのポイント】
予実管理ツールとは、企業が予算と実際の結果（実績）を追跡し、比較し、分析するためのソフトウェアツールのことを指します。これらのツールは、企業が予算計画を立て、その計画がどの程度達成されているかを評価し、必要に応じて調整するための重要な手段となります。
予実管理ツールは、ビジネスに多大な貢献をします。まず、これらのツールは、企業が予算をどのように使用しているかを明確に理解するのに役立ちます。これにより、企業は無駄な支出を削減し、予算をより効果的に使用することができます。例えば、マーケティング部門が予算の大部分を特定の広告キャンペーンに使っているが、そのキャンペーンが期待したほどの成果を上げていない場合、予実管理ツールを使用することで、この問題を特定し、予算を他のより効果的なキャンペーンに再配分することができます。
また、予実管理ツールは、企業がビジネスのパフォーマンスを定量的に評価するのに役立ちます。これにより、企業は目標達成の進捗状況を把握し、必要に応じて戦略を調整することができます。例えば、製造業の企業が新製品の生産コストを削減する目標を設定した場合、予実管理ツールを使用することで、その目標がどの程度達成されているかを定期的に評価し、必要に応じて生産プロセスを調整することができます。
予実管理ツールは、企業が将来のビジネスの成長と成功を予測するのに役立ちます。これらのツールは、過去のデータと現在のパフォーマンスを基に、将来の収益や支出の予測を提供します。これにより、企業は将来のビジネスの成長を計画し、それに対応する戦略を立てることができます。
これらの例からもわかるように、予実管理ツールはビジネスの運営において重要な役割を果たします。しかし、これらのツールを最大限に活用するためには、自社のニーズに最適なツールを選ぶことが重要です。次のセクションでは、予実管理ツールを選ぶ際に考慮すべき基本的な要素について詳しく説明します。
予実管理ツールを選ぶ際には、いくつかの基本的な要素を考慮する必要があります。これらの要素は、「①ツールの使いやすさ」、「②機能性」、「③価格」、そして「④サポート」です。
まず、使いやすさは非常に重要な要素です。ツールが複雑で使いにくい場合、それは効率的な予実管理を妨げる可能性があります。したがって、直感的なインターフェースと簡単な操作性を持つツールを選ぶことが重要です。また、ツールが提供するトレーニングリソースやチュートリアルも、使いやすさを評価する際の重要な要素です。
次に、機能性も重要な要素です。予実管理ツールは、予算作成、追跡、分析、レポート作成など、多くの異なる機能を提供することができます。あなたのビジネスが必要とする特定の機能を提供するツールを選ぶことが重要です。実務的な業務として、経理ツールの一部として提供されるケースが多いため、予実管理と連携するべき業務が何かも考慮して機能性を検討しましょう。また、ツールが将来的にビジネスの成長や変化に対応できるかどうかも考慮する必要があります。
価格はもちろん、重要な要素です。予実管理ツールは、一般的に月額または年額のサブスクリプション料金で提供されます。ツールの価格は、その機能、使いやすさ、そして提供されるサポートのレベルによって異なります。予算内で最高の価値を提供するツールを選ぶことが重要です。
サポートは予実管理ツールを選ぶ際の重要な要素です。ツールに問題が発生した場合や、使い方について質問がある場合、迅速で助けになるサポートが提供されることが重要です。そのため、ツールの提供者が電話、メール、ライブチャットなどのサポートオプションを提供しているかどうかを確認することが重要です。
これらの要素を考慮することで、あなたのビジネスに最適な予実管理ツールを選ぶことができます。次のセクションでは、これらの要素を考慮しながら予実管理ツールを選ぶ際の具体的なコツをご紹介します。
予実管理ツールを選ぶ際のコツは、自社のビジネスニーズを明確に理解し、それに基づいてツールを評価することです。ここからは具体的なコツとその役立つ方法をいくつか紹介します。
自社のビジネスニーズを理解することは、適切なツールを選ぶための最初のステップです。例えば、大規模な企業は、多数の部門やプロジェクトを管理するための高度な機能を持つツールを必要とするかもしれません。一方、小規模な企業やスタートアップは、基本的な機能を持つシンプルで使いやすいツールを必要とするかもしれません。
多くの予実管理ツールの提供者は、フリートライアルを提供しています。これを利用することで、ツールの使いやすさ、機能性、そしてサポートの質を評価することができます。例えば、フリートライアルを使用して、ツールが自社の予算作成プロセスをどの程度簡素化できるか、または特定のレポートをどの程度迅速に生成できるかを確認することができます。
他のユーザーのレビューと評価を確認することも、適切なツールを選ぶための有用なコツです。これにより、ツールの強みと弱点、そして他のユーザーがツールをどのように使用しているかについての洞察を得ることができます。
現在のビジネスニーズだけでなく、将来の成長も考慮することが重要です。ビジネスが成長すると、予実管理のニーズも変化する可能性があります。そのため、スケーラビリティを持つツールを選ぶことが重要です。
これらのコツを使用することで、自社のビジネスに最適な予実管理ツールを選ぶことができます。次のセクションでは、市場で人気のある予実管理ツールをいくつか紹介します。
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特に日本で人気のあるツールをご紹介します。予実管理は多くの場合、経理関係のツールの機能の一部として提供されていることも多く、前述の通り実務的な利便性を考慮する必要があります。
researcHRは、Teamsに追加して使えるナレッジ共有ツールで、AIを活用した予実管理ができるだけでなく、週報・日報機能も備えており、各々のメンバーの実績も自動で集計できることから、期末の評価なども効率化できます。あらゆる業務効率化の用途に活用できるのが特徴です。
MoneyForwardは、クラウド上で財務・会計・給与を一元管理できるサービスです。予実管理機能も充実しており、スモールビジネスから中規模企業まで幅広く利用されています。自動化されたデータ入力や視覚的なダッシュボードにより、予算作成から分析までをスムーズに行うことができます。
freeeは、会計・給与・勤怠などの業務を一元化できるクラウドサービスです。予実管理においても、予算設定から実績の自動取込、差異分析までを一括して行うことができます。特に中小企業や個人事業主に人気で、使いやすさと機能性を兼ね備えています。
ZAC Enterpriseは、大規模企業向けの統合型ERPソフトウェアで、予実管理機能も強力です。多機能でありながらも使いやすさを追求しており、企業全体の予算管理から部門ごとの詳細な予実分析までを行うことができます。
弥生会計は、中小企業や個人事業主から広く利用されている会計ソフトです。予実管理機能も含まれており、予算設定から実績との比較、差異の分析までを一元的に行うことができます。使いやすさと手頃な価格が特徴で、初めて予実管理ツールを導入する企業にもおすすめです。
これらのツールは、それぞれ異なるビジネスニーズや状況に対応しています。そのため、自社のビジネスニーズに最適なツールを選ぶ際には、これらのツールの特徴と利点を考慮することが重要です。
本校を通じて予実管理ツールの重要性とその選び方について詳しく説明しました。予実管理ツールは、予算計画と実際の結果を追跡し、比較し、分析するための重要な手段です。これにより、企業は予算の適切な配分、コスト削減の機会、そして利益の最大化を実現することができます。
予実管理ツールを選ぶ際には、ツールの使いやすさ、機能性、価格、そしてサポートを考慮することが重要です。また、自社のビジネスニーズを明確に理解し、それに基づいてツールを評価することも重要です。そして、市場には多くの優れた予実管理ツールがあり、それぞれが異なるビジネスニーズや状況に対応しています。
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