今回の記事では、Excelを利用して健康管理を行う方法と、各社員の健康管理表を効率的に集計する方法を解説します。

健康管理用のExcelテンプレートも無料で提供していますので、ぜひ参考にしてください。

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Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

人事データをTeamsで管理・運用する方法

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健康管理用のExcelテンプレート

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健康管理用のExcelテンプレートの解説

まずは、健康管理用のExcelテンプレートの解説を行います。

このテンプレートは、月ごとの健康状況を一つのExcelブックで記録していくフォーマットとなっています。

記録する項目は以下としています。

• 体温
• 発熱症状やだるさがない
• 手指の荒れや傷かぶれがない
• 嘔吐または下痢の症状がない

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一部分については、「ホーム」タブ＞「テーブルとして書式設定」を選択し、テーブルとして定義しています。

一覧を選択すると、「一覧」というテーブル名で定義されていることが分かります。

「B列（日付セル）」には以下の関数を入力しています。

=DATE(TEXT(G2,"YYYY"),TEXT(G2,"MM"),1)

「DATE」関数と「TEXT」関数を利用して、「G2」セル(年月)の年月の月初日を算出しています。

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また、曜日列には以下の関数を使用しています。

=TEXT([@日],"aaa")

この関数を使用することで、一覧テーブルの「日」列の曜日を算出しています。

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当フォーマットの「A列」は非表示項目となっています。試しに列の再表示をしてみます。

すると「氏名」列が表示されました。この項目は、フォーマット右上の氏名を参照しています。

氏名項目についてもテーブルとして定義されており、後ほど複数人の健康管理表を集計する際に必要となってきます。

もし項目を修正・調整してフォーマットを利用する際は、当該項目を削除しないようにしてください。

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健康管理用のExcelテンプレートを使用する方法

まず、月初の利用開始時に画面右上の「G2」セル(年月)に、当月の日付を入力します。

※下図では月初日を入力していますが、月初日でなくても問題ありません

入力してエンターを押すと、入力した値が「年/月」のフォーマットとなり、「日」と「曜日」列が自動で変わります。

そして、日々以下の項目を記録していきます。

• 体温
• 発熱症状やだるさがない
• 手指の荒れや傷かぶれがない
• 嘔吐または下痢の症状がない

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体温については計測した値を入力し、その他3つの項目については、｢1:良好｣｢2:不十分｣｢3:不良｣から選択します。

このようにして、日々の体調を毎日記録していくフォーマットとなっています。

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Excelで健康管理を集計する

続いて、これまでご紹介したフォーマットの健康管理用Excelを、集計する方法を解説します。

当フォーマットは、人ごとにExcelファイルができます。

毎月複数人の社員のファイルをすべて確認しようとする場合、それぞれのExcelファイルを開いて確認することも可能ですが、それだと非常に手間になります。

ここからは、効率的に複数人の健康管理表を集計する方法や、体温と体調の関係性をグラフで可視化する方法を解説します。

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複数人の健康管理表を集計する

複数人の健康管理表を集計する場合、それぞれのExcelファイルを開いて別のファイルに転記するのではなく、「Power Query」機能を利用しましょう。

前提として、月ごとの健康管理表を、以下のように同じフォルダに格納しておく必要があります。

なので組織のメンバーに対し、月ごとに指定フォルダへ格納するよう指示しておきましょう。

また、集計を行うには、健康管理表Excel以外のファイルを配置してはいけません。必ず専用フォルダを作成し、そこへ格納するようにしてください。

続いて、Power Queryを使用して、上記フォルダのExcelファイルを集計する方法を解説します。

まずは新しくExcelブックを作成し、以下を選択します。

「データ」タブ＞「ファイルから」＞「フォルダーから」

そして対象フォルダを選択して、「開く」ボタンを押します。

※このフォルダ選択画面では、Excelファイルは表示されません。

すると、下図のようにPower Queryのファイル選択ウィザードが表示されます。指定したフォルダと、ファイルに間違いがなければ、「結合」ボタン＞「データの結合と変換」を押します。

「ファイルの結合」画面が表示されますので、健康管理表Excelテンプレートの「一覧テーブル」を使用するため、「一覧」を選択し、「OK」ボタンを押します。

すると、下図のようにPower Query エディターが起動します。

この画面では必要なデータ・不要なデータを選択していきます。

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まず、デフォルトで作成される「Source.Name（Excelファイル名の列）」は不要ですので、列ヘッダー上で「右クリック」＞「削除」をクリックして削除します。

すると対象列が削除されました。

続いて、体温の測定結果がない日のデータは不要かと思いますので、対象データをフィルタリングした状態で、データを作成します。

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「体温」の「▼」マークをクリックし、「(null)」のみのチェックを外した状態で「OK」ボタンを押します。

すると、体温が空白のデータは省かれます。

以上で事前設定は完了ですので、「ホーム」タブ＞「閉じて読み込む」ボタンをクリックします。

すると以下の通り、選択したファイルが一つのExcelシートにまとまります。

健康管理表のフォーマット上で非表示にしていた「氏名」列は、このPower Queryの操作をした際に分かりやすくするため、設定しています。

複数人の健康管理表Excelを集計する方法は以上です。

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体温と体調の関係性をグラフで可視化する

集計を行いましたが、このようにデータだけの状態だと、対象者の健康状態が非常にわかりにくいですよね。

なので、体温と体調の関係性をグラフで可視化してみましょう。

テーブルのデータを選択した状態で、「挿入」タブ＞「おすすめグラフ」を選択します。

グラフの挿入ウィザードが表示されますので、「折れ線」を選択して、「OK」ボタンをクリックします。

するとグラフが挿入されました。

しかしこの状態では、体温とその他の体調が同じ軸で表示されており、非常にわかりづらいため、グラフの調整を行います。

いずれかのグラフデータを選択し、「右クリック」＞「系列グラフの種類の変更」をクリックします。

「グラフの種類の変更」ウィザードが表示されますので、「体温」以外の項目について、グラフの種類に「集合縦棒」を選択し、「第2軸」にチェックを入れて、「OK」ボタンを押します。

するとグラフが以下のようになります。

すべての社員のデータが一つのグラフに集約されているため、グラフがいびつになっています。

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データを参照する際は、「氏名」列でフィルタリングするようにしましょう。

すると、個人の体調や体温の関連性が確認できます。

健康管理表を集計する方法と、体調や体温の関連性をグラフで確認する方法の解説は以上です。

このように、Excelの機能を効率的に活用することで、日常業務の大幅な効率化が実現できます。

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※Teamsを活用したメンバーの状況把握については以下の記事でも詳しく解説しています。

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