Excelは数多くの機能が備わっている、非常に便利なアプリケーションです。

Excelの機能を有効活用すれば、表計算アプリケーションとしてだけでなく、見やすいプレゼン資料の作成や、さまざまな業務の自動化が可能です。

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今回の記事では、Excelで以下を効率的に実現する方法をご紹介します。

• 条件付き書式で見やすい表を作成する
• グラフを活用して視覚的なプレゼン資料を作成する
• Excelマクロを活用して作業を自動化する

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条件付き書式で見やすい表を作成する

まずは、条件付き書式で見やすい表を作成する方法を解説します。

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条件付き書式とは

そもそも条件付き書式とは、セルに特定の条件を設定し、その条件に一致した場合に自動で書式を反映させる機能です。

Excelでの表作成時に、ある一定の基準値を超えている場合に、セルに背景色をつけたり、太字に変更したりして、見やすい表を作ることが可能です。

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活用事例：金額が一定基準を超えているセルに背景をつける

ここからは、条件付き書式を用いて、金額が一定基準を超えているセルに背景をつける方法を解説します。

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例えば下図のような売上一覧のExcelで、「金額が1,000円を超えている場合」に、セルに自動で背景色をつけたい場合、「金額」列を選択した状態で、以下を選択します。

「ホーム」＞「条件付き書式」＞「セルの強調表示ルール」＞「指定の値より大きい」

すると以下のウィンドウが表示されますので、値に「1000」を指定し、任意の書式を選択して「OK」ボタンを押下します。

以上で条件付き書式の設定が完了し、金額が1,000円以上のセルに自動で書式が反映されました。

セルの値変更に伴い、自動で書式が反映されるようになるため、一度設定してしまえば非常に便利な機能です。

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グラフを活用して視覚的なプレゼン資料を作成する

続いて、Excelでグラフを活用して、視覚的なプレゼン資料を作成する方法を解説します。

計算や表作成としての機能が強いイメージのExcelですが、リストデータをもとにしたグラフ作成にも長けており、有効活用することでプレゼン資料用のグラフを作成することも可能です。

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Excelで利用できるグラフ

Excelでは、棒グラフや折れ線グラフなど基本的なグラフから、ツリーマップ、ヒストグラフなど、さまざまな種類のグラフが利用できます。

ここからは、Excelで使用するグラフを一部抜粋し、ご紹介します。

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棒グラフ

棒グラフは、カテゴリー間での売上結果の比較など、値の大小関係を確認したい場合に用います。

Excelでは上図のようにカテゴリーごとに分けて集計値を比較したり、積み上げて割合を確認したりできます。

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折れ線グラフ

折れ線グラフは、売上の推移や人口の推移など、一定期間でのデータの変化を可視化したい場合に使用します。

Excelでは棒グラフと組み合わせ、表示することも可能です。

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円グラフ

円グラフは、売上のうちの商品ごとの割合など、全体からデータの内訳を確認したい場合に使用します。

データを割合で表現することで、商品ごとの売れ行きの良し悪しが一目でわかるようになります。

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活用事例：営業所ごとの業績推移

ここからは、例えば下図のような支店ごと・月ごとの表データを用いて、営業所ごとの業績推移のグラフを作成する方法を解説します。

グラフのデータのもとにしたい表を選択し、「挿入」＞「おすすめグラフ」を選択します。

すると、グラフの挿入ウィザードが表示されますので、「折れ線」のグラフを選択し、「OK」ボタンを押します。

すると、Excelのシート状にグラフが挿入されます。

グラフタイトルや軸の値を調整することで、上司への報告のためのプレゼン資料に活用できるグラフが作成できます。

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Excelマクロを活用して作業を自動化する

最後に、Excelマクロを活用して、作業を自動化する方法を解説します。

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Excelマクロとは

Excelマクロとは、Excel上でできる複数の操作を記録し、いつでも呼び出せる機能です。

例えば、特定のデータを集計し、印刷できるレイアウトに整えた上で印刷処理をするなど、さまざまな一連の処理を記録しておくことで、任意のタイミングで実行できるようになります。

通常上記のような処理をする場合、プログラミングが必要となりますが、Excelマクロを活用すれば、プログラミングのスキルが無くても様々な処理を自動化することが可能となります。

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売上データの集計を自動化する

ここからは、売上データの集計を自動化する方法を解説します。

例えば、上図のようなデータに対して、次の一連の処理をマクロに記録するとします。

• 表にフィルタをつける
• 商品名が「ノート」場合に背景色をつける
• 金額が1,000円以上のデータでフィルタリングする

マクロの記録を開始する場合は、「表示」タブ＞「マクロ」＞「マクロの記録」をクリックします。

マクロの記録ウィンドウが表示されますので、任意のマクロ名を入力します。

ショートカットキーでマクロを起動したい場合は、任意のキーを指定してください。また、分かりやすい説明を入力しておくことで、後から見返した際に何のためのマクロかが分かりやすくなるでしょう。

すべて指定し終えたら、「OK」ボタンを押下します。

すると、マクロの記録状態になります。この状態で上記3つの操作を連続して行いましょう。

すべての操作を終えたら、再度「表示」タブ＞「マクロ」を選択し、「記録終了」をクリックします。

以上でマクロの記録は完了です。

試しに直前の状態に戻し、マクロを実行してみましょう。保存したマクロを実行するには、「表示」タブ＞「マクロ」＞「マクロの表示」をクリックします。

すると、ブックに保存されているマクロの一覧が表示されますので、指定のマクロを選択し、「実行」ボタンを押下します。

すると、先ほど記録した

• 表にフィルタをつける
• 商品名が「ノート」場合に背景色をつける
• 金額が1,000円以上のデータでフィルタリングする

の3つの操作が自動で行われました。

マクロで実行できる操作はこれらだけでなく、グラフの作成からExcelシートの印刷まで、さまざまな処理を記録できます。

マクロを有効活用することで、さまざまなExcel業務を効率化できるでしょう。

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Excelマクロを記録したブックを保存する際の注意点

Excelマクロを記録したブックを保存する場合は、拡張子に気を付けなければなりません。

Excelを新規に作成し、保存しようとすると、デフォルトでは拡張子が「Excelブック（.xlsx）」となります。

しかし、マクロを記録した状態で保存するには、「Excelマクロ有効ブック（.xlsm）」の拡張子で保存しなければなりません。

新たに作成したExcelブックにマクロを記録した場合は、自動で拡張子が「.xlsm」となるため、問題ありません。

しかし、「通常のExcelブック（.xlsx）」として保存されているExcelに対してマクロを記録し、上書き保存しようとした場合は、以下のような警告メッセージが表示されます。

この警告メッセージが表示された際に、「はい」を押下すると、記録したマクロが消えてしまいます。

なので必ず「いいえ」を選択し、ファイルの種類で「Excelマクロ有効ブック」を選択して、保存しましょう。

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