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Teamsでは、社内問い合わせ業務の自動化が期待できるチャットボット「Teams bot」を使用することができます。
今回の記事では、Teams botの詳細から活用事例、メリット・デメリットまで詳しくご紹介します。
※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。
まずはTeamsについてと、Teamsで使えるチャットボット「Teams bot」について解説します。
そもそもMicrosoft Teamsとは、Microsoftが提供しているビジネス向けのチームコミュニケーションツールです。主な機能としては、個人や複数人、チーム間でのチャットやWeb会議、ファイル共有などが挙げられます。
また、Microsoft社のOffice製品と親和性が高く、Teams上でExcelやWordを複数人でリアルタイムに編集することや、Outlookの予定表との連携など、様々なことが可能です。
さらにTeams上では様々な業務効率化アプリを使用可能です。チーム間でのタスク管理を効率化する「Planner および Todo タスク Tasks」や、簡単なWebフォームを作成できる「Forms」、一覧形式のデータ管理に特化した「Lists」など、様々なアプリを無料で使用することが可能です。
Teams bot とは、Teams上で使用できるチャットボットであり、Teamsで使用できる業務効率化アプリの一つです。
そもそもチャットボットとは、ユーザーが質問を入力すると、自動で回答を表示してくれるプログラムのことを指します。
チャットボットにも複数のアプリがあり、最も代表的なアプリはMicrosoftの「Power Virtual Agents」です。
Power Virtual Agentsを含めほとんどのチャットボットアプリは無料で使用することができますが、一部有料のアプリもありますので、利用を開始する前にしっかりと確認するようにしましょう。
続いて、Teams botの活用事例を3つご紹介します。
ぜひ参考にしてください。
Teams botの活用事例の一つ目は、社内問い合わせの自動化です。
チャットボット活用の代表的な事例で、主に社内の管理部門への問い合わせ業務の自動化に活用されます。
例えば稟議書、決裁書の申請方法や、人事異動に伴う申請書類など、企業において事務手続きに必要な書類は多岐にわたります。
申請書類の申請手順について、頻繁に申請される書類の手順は申請者も覚えているため問い合わせは少ないですが、たまにしか申請されない書類については申請者が申請手順を覚えておらず、問い合わせが多くなる傾向があります。
また、社内の情報システム部門については、パソコンの使い方から急なトラブル、システムへのログイン方法、様々なツールの使用方法など、様々な問い合わせがあります。
このような問い合わせがある場合、担当者は同じ質問に何度も答えなければなりません。特に特定の担当者しか知らないような内容だと、会議等で不在の場合はその間業務が止まってしまう恐れがあります。
しかしTeams botを導入すれば、質問を打ち込むだけでロボットが自動で応答してくれるので、担当者不在であっても24時間365日いつでも回答を知ることができます。
これによりその場で迅速に問題が解決し、質問者・回答者の手間も削減され、社内全体で大幅な業務効率化が期待できます。
Teams botの活用事例の二つ目は、会議のスケジューリングの自動化です。
そもそもTeamsはMicrosoft製品であるため、同じくMicrosoft製品であるOffice365との親和性が非常に高いです。
Teams botで会議をしたいメンバーを指定すれば、Office365の予定表と連携して、メンバーの予定が空いている時間に自動で会議を設定してくれます。
このように、人が手で行っているような作業も一部自動化することが可能です。
Teams botの活用事例の三つ目は、問い合わせログの活用です。
Teams botで問い合わせされた内容は、履歴としてデータが自動で蓄積されていきます。
この問い合わせログの中身を確認し、質問の多い内容を分析することで、社内でブラックボックスとなっている業務や課題を明確化することが可能です。
問い合わせが多い内容について、チャットボットを新規作成・修正したり、必要に応じて手順を分かりやすく変更することによって、業務改善にもつながるでしょう。
ここからは、Teams botを活用するメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。
Teams botを活用するメリットは以下3点です。
それぞれ詳しく解説します。
Teams botを活用するメリットの一つ目は、チャットボットを無料で作成し、運用できる点です。
Teamsでは「Power Virtual Agents」をはじめ、数多くの無料のチャットボット作成アプリを利用できます。
チャットボットを作成する場合、ほとんどのケースで専用ツールの購入費用や保守費用が発生しますが、Microsoft365アカウントでTeamsを契約していれば、導入・保守費用無しでチャットボットの作成ができるので、大幅なコスト削減効果があります。
Teamsのチャットボット作成アプリには一部有料のアプリもありますので、事前にしっかりと確認するようにしましょう。
Teams botを活用するメリットの二つ目は、問い合わせ業務の対応を自動化できる点です。
社内問い合わせ業務を人が行う場合、回答者のスキル次第では回答内容にばらつきが生まれ、一貫した対応が取れなかったり、担当者不在の場合には問い合わせの回答ができず、業務が止まってしまうようなケースがあります。
しかしTeams botを活用すれば、ロボットが一貫した対応を、24時間365日行ってくれるので、問い合わせ対応の品質向上や工数削減が期待できます。
また、チャットボットでは質問を解決しきれないない複雑な内容の場合は担当者へ連絡をつなげるような設定もできるので、柔軟な対応が可能です。
Teams botを活用するメリットの三つ目は、Office365と連携できる点です。
TeamsとOffice365について、いずれもMicrosoft製品ですので、双方の親和性は非常に高いです。
例えばTeams botを使用して、指定メンバーのOffice365の予定表を参照し、空き時間に自動で会議を設定することなどが可能です。
逆に、Teams botを活用するデメリットは以下2点です。
いずれもTeams botに限らずチャットボット導入におけるデメリットになります。それぞれ詳しく解説します。
Teams botを活用するデメリットの一つ目は、曖昧な内容だと回答が得られないケースがある点です。
質問する内容が漠然としすぎていると、チャットボットが理解できず、正確な回答が得られないケースがあります。
例えばスマートフォンについての質問の場合、「スマートフォン」「スマホ」「携帯」など、質問者によって呼び名が変わる可能性があります。
このような場合はすべての単語を同じ意味として登録しておく必要があります。
Teams botを活用するデメリットの二つ目は、チャットボットの作成工数が必要である点です。
Teamsでチャットボットを作成するには、当然ツールの使い方を覚え、ボットを作成する必要があります。
ツールの使い方に慣れるまでは時間がかかるかもしれませんが、これはTeams botに限ったことではありません。
また、一度作成してしまえば、将来的に社内問い合わせ業務の大幅な工数削減が期待できますので、ぜひ導入を検討しましょう。
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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
Power Virtual Agentsとは、Teams上で使用できるチャットボット「Teams bot」アプリの一つです。
Microsoft社が提供しているアプリで、Microsoft365アカウントを契約していれば、追加料金なしで利用することができます。
Power Virtual Agentsはノーコード開発ツールですので、このようにプログラミングをしなくてもチャットボットを作成することが可能です。
上図のようなフローを作成して、キーワードをトリガーに質問に対する回答を定義していきます。
また、Microsoft Office製品とも相性が良いため、予定表と連携してスケジュール作成をすることなども容易です。
Teams botアプリを活用すれば、社内問い合わせ業務や、会議のスケジューリングなど、様々な業務を自動化することが可能です。
今回の記事を参考に、チャットボットを導入して業務効率化を実現しましょう。
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