「なぜ情報共有してくれないメンバーがいるのか？」

みなさんの部署のメンバーは情報共有を十分にしてくれるでしょうか？みなさんがどのような部署を管理されていてもメンバーからの情報共有は常に必要ですよね。

「情報共有する文化がなくて、なんて言ったら自分からしてくれるのか。。」
「そもそも情報共有が自分の仕事だと思っていないんだよね。。」
「共有してくれるけど、こちらから聞いてあげないと教えてくれないんだよね」

などなど情報共有に関する問題は程度の差こそあれ、どの部署でも抱えている問題だと思います。本稿では情報共有をしてくれないメンバーの原因、対処法を中心にご紹介していきます。情報共有はチームの問題であり、会社の問題でもあります。自分一人で解決するのではなく、必要に応じてチームや他の部署、上司も巻き込んだ問題解決にあたりましょう。

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そもそもなぜ情報共有をしてくれないメンバーがいるのでしょうか？部署や人によってさまざまだと思いますが、メンバーの心理を覗いてみると主に以下のような理由が考えられます。

①情報共有は必要ないと思っている
②情報共有の(自分の)メリットがないと思っている
③情報共有しているつもりになっている
④情報共有はコスパが悪いと思っている

順番に詳しく見ていきましょう。

※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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メンバーが情報共有をしてくれない原因①情報共有は必要ないと思っている

そもそも情報共有の必要性を理解しておらず、情報共有の必要性などないと考えているケースです。マネージャーからすれば「そんなばかな！」と思われるかもしれませんが、「言われたとおりやればOK」「契約書に書いてないじゃん」と思っている人が多いのも事実です。情報共有がなぜ必要なのかしっかり共有しましょう。特に、比較的年少のメンバーや社会人歴の浅いメンバーには「常識的にこうだろ！」というよりも合理的になぜ必要なのかを教えることが重要です。丁寧に説明しましょう。

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メンバーが情報共有をしてくれない原因②情報共有の(自分の)メリットがないと思っている

情報共有は会社のためになるかもしれないが、自分にメリットがないと思っているケースです。情報と一口にいってもその種類はさまざまです。人によっては情報を伝えないことでマネージャーやその他の社員と比較して優位に立つと考えているメンバーもいます。また、バッドニュースを共有してしまうと自分の評価が下がってしまうことを懸念して共有しないケースや、有益な情報を他の社員に与えてしまうと相対的に成績が落ちてしまうと考えるケースも考えられます。こうしたネガティブな情報に関してはどうしても隠匿してしまいがちです。バッドニュースも含めて共有できる組織づくりが必要です。

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メンバーが情報共有をしてくれない原因③情報共有しているつもりになっている

自分的には既に十分情報共有はできていると考えているメンバーもいるでしょう。そもそも何を共有するべきか曖昧にしか示されていない場合や、示しているものの情報共有の範囲が狭く、十分でない場合もあります。また、情報共有はタイミングやどの程度具体的に話すべきか、課題や問題発生の場合どのような重要度であるかなど、どうしても個々のメンバーの報告の仕方に依存する部分もあります。何を持って情報共有をしたと見なすか、定義や求める水準の事例を作っていくことが必要です。

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メンバーが情報共有をしてくれない原因④情報共有はコスパが悪いと思っている

情報共有をしても自分の業務の効率は上がらない、評価はあがらないと考えているケースです。問題や課題に関する部分が特に顕著です。メンバーから課題を報告して、解決を求められた際に「それはお前の仕事だろ！」と言ってしまったことはないでしょうか？こうしたことが続いてしまうと、「上司に報告してもブーメランが帰ってくるだけで時間の無駄」と考えてしまいます。それ以外にも、情報共有を上司や他のメンバーにしても、他社から自分に帰ってくる情報やナレッジが少なく、自分の時間ばかり取られてしまうと、情報共有を行うモチベーションがさがってしまいます。情報共有に対して上司として真摯に向き合うこと、共有したこと自体を評価する取り組みが必要です。

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ここまではメンバーが情報共有をしてくれない原因をメンバーに焦点を当ててみてきましたが、組織の制度や文化もメンバーの行動に影響を与えています。メンバーの行動を改善するには個々人の成長や行動変化を促すために、組織の制度やマネジメントの仕方に焦点を当てる必要があります。前述の①〜④の状態にメンバーがなってしまった原因から明らかにしていきます。

基本的には以下のような要因が考えられます。

①情報共有を行う目的が明確にされていない
②情報共有をどのように行うべきか明示されていない
③情報共有の価値を評価に反映していない

順番に詳しく見ていきましょう。

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対応策①情報共有を行う目的を明確にする

最もよくある問題は情報共有を行う目的が明確にされていないケースです。そもそもなぜ情報共有をするべきなのか理解されていないと、情報共有を行う意味が理解できません。「そんな当たり前のこと！」と思われるかもしれませんが、意外と普段情報共有を行う目的をしっかりお話しする機会もないのではないかと思います。

「前任者が話していてくれているはずだ」
「新人教育を行う人がするべきで、自分の仕事ではない」
「一度話しているんだからわかっているだろう」

など思ってらっしゃる方はいないでしょうか？本件のゴールはメンバーの情報を引き出し、マネジメントが十分にできるようになることですので、成果が上がるまで(情報共有をしてくれるようになるまで)改善を続けましょう。改善の方向性としては以下のような施策が考えられます。

(1)マネジメントを行う部署の中で情報共有の会議や報告ルートを洗い出し、一覧化
(2)必要とする情報共有内容(後述)と突合し、抜け漏れがないか確認
(3)情報共有して欲しい各項目について、情報共有の場で再度説明
(4)メンバーが入れ替わる場合には都度説明
(5)共有された内容を上司(課長→部長など)に報告する場合には報告内容もメンバーに共有し、重要であることを認知させる

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対応策②情報共有をどのように行うべきか明示する

次によくある問題としては、情報共有をどのように行うべきか明示されていない場合です。大きく分けて以下の二点をメンバーに明示する必要があります。

(1)どのような内容を共有するべきか？
(2)具体的にどのように共有するべきか？

詳しくは以前ご紹介した以下の記事に詳しく書いておりますので、是非ご参照ください。

ここでは簡単にご紹介します。

「社内エスカレーション」を徹底させるためのフロー・メール例文

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(1)どのような内容を共有するべきか？

共有する情報は①状況報告、②相談事項、③ナレッジ共有の３タイプに分けられます。

一般に、マネジメントする側が普段最も気にするのは②相談事項で、現実的には最も多く時間を割いて対処しているのではないでしょうか。①に関してはメンバーとの信頼関係を構築する意味もありますが、②につながる課題がないか状況確認するために必要です。③ナレッジ共有は長期的に会社が発展するために必要です。つまり、日常的には①と③をひび実施してもらい、必要に応じて②をしてもらう必要があります。それぞれ以下のように共有する内容を決めておきます。

①状況報告：ローコストで共有できるように報告フォーマットを事前準備
②相談事項：①に合わせて、理想と現実のギャップがわかるように理想状態を定義しておく
③ナレッジ共有：業務効率化や売り上げ向上など、部署のKPIに合わせてどのような貢献をして欲しいか業務内容に合わせて明示し、共有フォーマットを明示する

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(2)具体的にどのように共有するべきか？

情報共有の方法についても明確にする必要があります。先ほどの３つのタイプに合わせて、大まかには以下のような共有方針を明示しましょう。

①状況報告：日次または、週次での報告MTG、メールでの日報など定時報告
②相談事項：①に合わせて、報告。緊急の場合は電話などで適時連絡
③ナレッジ共有：週次、月次程度の部内会議。四半期、半期などで共有大会などイベントにし、表彰などを行うことも有効

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対応策③情報共有の価値を評価に反映する

最後に情報共有したことを人事評価に反映させましょう。昇給や昇格以外でも、前述した四半期や半期に一度の事例大会などのイベントで表彰するなど、所属する部署やメンバーの中で一定の認知がされ易い評価の仕方も有効です。

人事評価へ反映させるポイントは、ご自身がマネジメントを行う部署のKPIと情報共有を連動させることが重要です。例えば営業の部署であった場合、一般的に主要なKPIは売り上げや、売上総利益(粗利)であることが多いと思います。こうしたわかりやすい指標の場合は部署内部でも何を目的に業務を行っているか明確であり、評価にも反映されていることが多いと思いますが、ナレッジマネジメントなど直接的にKPIに貢献しない活動や評価がされにくい傾向にあると思います。しかしながら、マネジメントの観点からすればメンバーの成長や、長期的な組織の改善に必要です。また、KPIを引き下げる要因である問題はどうしても言い出しづらく、評価が下がってしまうのではないかと気になってしまいます。何を評価するかも重要ですが、何を評価しないか(この場合課題を迅速に報告しないこと)も合わせて明確にし、人事評価へ正しく反映しましょう。また、どのように反映されるか周知徹底しましょう。

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いかがでしたでしょうか？今回はマネジメントを行う方の視点からメンバーに情報共有を上手に行ってもらうにはどうすれば良いかご説明しました。情報共有は地味な活動ですが、長期的に組織の活性化には必須の活動です。本稿が皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。

※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞