みなさんの会社では生産性の向上のためにどんなアクションをとっていますか？今回は働き方改革と残業時間の問題について考えてみましょう。現代のビジネス環境では、働き方改革が喫緊の課題となっています。特に、マネージャーの皆さんは、個人目標とチーム目標を達成するために、上層部から「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受けることが多いのではないでしょうか。

しかし、この「残業削減」はただの業務効率化だけでなく、従業員の健康やワークライフバランスの改善、さらには企業全体の生産性向上にもつながる重要な取り組みです。実際、働き方改革によって、残業時間には月100時間未満、年720時間以内という上限規制が設けられています。

今回の記事では、マネージャーがメンバーの残業を抑制・削減させるための具体的なステップを解説します。

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1.残業の原因を理解する

2.提案力を鍛える

3.タイムマネジメントの強化

4.チームの協力を得る

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これらのステップを通じて、より効率的で健康的な働き方を実現し、チーム全体の生産性を向上させることができることを願っています。

※また、Teamsを活用したメンバーの育成については下記の記事でも詳しく解説しています。

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残業の原因を理解する

残業時間の削減を目指す前に、まずはその原因を理解することが重要です。残業の多い部下には、一般的に以下のような共通の問題点が見られます。

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・仕事の全体像と量の把握が苦手

・優先順位をつけるのが苦手

・考えをまとめるのに時間がかかる

・残業前提で作業している

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これらの問題点を理解し、それぞれに対する改善策を考えることで、残業時間の削減につながります。

また、残業時間を削減するためには、その時間を可視化することも大切です。残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。

具体的な残業時間数が把握できるようになると、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して、長時間労働の原因をつきとめることが可能になります。このような情報は、具体的な改善策を打つための重要な基盤となります。タイムマネジメントは「3.タイムマネジメントの強化」でもご説明します。

このセクションでは、残業の原因を理解し、それを可視化することの重要性をご説明しました。次のセクションでは、これらの問題点を解決するための具体的なステップをご説明します。

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提案力を鍛える

マネージャーとしての役割は、単に指示を出すだけではありません。チームメンバーや他部署、取引先との良好な関係を築くためには、「お願い」ではなく「提案」をすることが重要です。これは、組織全体の生産性向上、そして残業時間の削減に直結するスキルです。

「お願い」は一方的な要求であり、相手に負担を感じさせる可能性があります。例えば、「このプロジェクトを早く終わらせるために、今週末も働いてもらえますか？」というお願いは、相手に対する配慮が欠けていると感じられるかもしれません。これは、相手のモチベーションを下げ、結果的に生産性を低下させる可能性があります。

一方、「提案」は双方向のコミュニケーションであり、相手の意見や感情を尊重することを示します。例えば、「このプロジェクトを早く終わらせるためには、週末の作業が必要かもしれません。しかし、私たちは皆さんのプライベートタイムを尊重します。そのため、週末に作業をする代わりに、来週のスケジュールを調整して、通常の勤務時間内で作業を完了できるようにしましょう。」という提案は、相手の立場を尊重し、共通の目標に向けた解決策を提供しています。これは、相手が提案を受け入れやすくするだけでなく、自身の思考力やコミュニケーション力を高める機会にもなります。

提案力を鍛えるためには、まず自分の考えを明確にすることが必要です。その上で、その考えがどのようにチームや他部署、取引先の利益につながるのかを考え、それを具体的に伝えることが重要です。具体的な例を挙げて説明することで、相手が提案の意図とメリットを理解しやすくなります。

また、提案はWin-Winの関係を築くための重要な手段です。自分の利益だけでなく、相手の利益も考慮に入れることで、相手からの協力を得やすくなります。例えば、他部署との協力によりプロジェクトを進める場合、そのプロジェクトが他部署にどのようなメリットをもたらすのかを明確に伝えることで、他部署からの協力を得やすくなります。これは、残業時間の削減だけでなく、全体的な業務効率の向上にもつながります。

このセクションでは、提案力の重要性とその鍛え方について詳しく説明しました。次のセクションでは、これらのスキルを活用してタイムマネジメントを強化する方法を具体的にご説明します。提案力を鍛えることで、マネージャーとしての能力を高め、チーム全体の生産性を向上させることができます。これは、マネージャーとしての重要な役割であり、日々の業務において常に意識して行動することが求められます。

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タイムマネジメントの強化

効率的なタイムマネジメントは、残業時間の削減に直結します。そのための具体的な方法を以下に詳しくご紹介します。

まず、仕事の全体像と量の把握が重要です。具体的には、全ての仕事を「見える化」することが求められます。これには、「特別予定された仕事」(社外からの訪問予約など事前に調整された仕事)、「通常仕事(タスク)」、「割り込み仕事」(顧客からの急な対応依頼など)の三つのカテゴリーがあります。これらを明確に管理し、それぞれの仕事がどれくらいの時間を必要とするのかを理解することが重要です。例えば、タスク管理ツールを活用して全ての仕事を一覧化し、それぞれの仕事にかかる時間を見積もることが有効です。

次に、優先順位の設定です。全ての仕事が同じ重要度ではないため、どの仕事を先に行うべきか、どの仕事にどれくらいの時間を割くべきかを決定することが必要です。これにより、効率的に仕事を進め、無駄な時間を削減することができます。優先順位を設定する際には、仕事の緊急度と重要度を考慮すると良いでしょう。緊急度と重要度が高い仕事を最優先に、緊急度は低いが重要度が高い仕事を次に、そして緊急度と重要度が低い仕事を最後にするという順番で仕事を進めると効率的です。

また、考えをまとめる時間の短縮も重要です。これは、具体的なアクションプランを作成し、それに従って行動することで実現できます。計画性を持つことで、仕事の進行がスムーズになり、結果的に残業時間を削減することができます。具体的には、毎日の始めにその日のタスクリストを作成し、それに従って仕事を進めると良いでしょう。また、複雑なタスクは小さなサブタスクに分割して進めることで、仕事を効率的に進めることができます。

これらのタイムマネジメントの方法を実践することで、マネージャーは自身だけでなく、チーム全体の生産性を向上させることができます。次のセクションでは、これらのスキルを活用してチームの協力を得る方法を詳しくご説明します。

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チームの協力を得る

チーム全体でのタスク管理と割り込み仕事への対応策は、残業時間の削減に大いに寄与します。

「特別予定された仕事」は事前に時間などが調整されている前提です。調整の際に、チームメンバーに協力を得て調整を行いましょう。

「通常仕事(タスク)管理」について考えてみましょう。タスクは締め切りがあっても、いつやるかは本人次第です。そのため、チーム全体でタスクを「見える化」し、それぞれのタスクがどれくらいの時間を必要とするのかを共有することが重要です。例えば、プロジェクト管理ツールを活用してタスクを明確にし、それぞれのタスクがどれくらいの時間を必要とするのかを見積もることができます。これにより、各メンバーは自分のタスクを効率的に管理し、無駄な時間を削減することができます。

次に、「割り込み仕事」への対応策です。割り込み仕事は予期せぬタスクで、いつ発生するかわかりません。そのため、これに対する対応策を事前に準備しておくことが重要です。具体的には、割り込み仕事が発生した場合の優先順位を設定し、それに従って対応することで、効率的に仕事を進めることができます。例えば、割り込み仕事が発生した場合、その優先度を評価するための基準をチームで共有しておくと、迅速かつ効率的に対応することが可能になります。

これらの方法をチーム全体で実践することで、各メンバーの仕事の効率が向上し、結果的に残業時間を削減することができます。しかし、これを実現するためには、マネージャーがリーダーシップを発揮し、チーム全体を統率することが求められます。マネージャーは、チームメンバーが自分のタスクを理解し、それぞれが最も効率的に仕事を進められるようにサポートする役割を果たします。

以上のように、チーム全体でのタスク管理と割り込み仕事への対応策は、残業時間の削減に大いに寄与します。これらの戦略を活用し、チーム全体で効率的な仕事の進め方を模索することで、より生産性の高い職場環境を作り出すことができます。

マネージャーがメンバーの残業を抑制・削減させるためのステップは、ただ単に残業時間を削減するだけでなく、チーム全体の生産性を向上させることにもつながります。

残業の原因を理解し、それを可視化することから始め、提案力を鍛え、効率的なタイムマネジメントを行い、チームの協力を得ること。これら全てが、働き方改革の一環として、そしてより良い職場環境を作るための重要なステップです。

マネージャーとしての役割は、単に指示を出すだけではありません。チーム全体を統率し、各メンバーが最高のパフォーマンスを発揮できる環境を作り出すことが求められます。そのためには、自身のスキルを磨き続け、チームメンバーの成長を支え、全員が共に成長できるようなリーダーシップを発揮することが重要です。