企業の業務状況を可視化し、情報を共有する際にはしばしばグラフを活用します。業務量や推移、時間の使用状況などさまざまなシーンでグラフを取り入れると、関係者間で正しく状況を把握できます。

今回の記事では業務可視化におけるグラフの使い方と、便利なグラフを5つ紹介します。業務可視化の情報共有を精緻化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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業務可視化でグラフを使用する目的

主に次の4つの目的で、業務可視化においてグラフを使用します。

• レポートで状況を正しく伝達するため
• レポートを見やすく・読みやすくするため
• 現状を正しく認識するため
• 業務効率化などの施策の効果を確認するため

それぞれのポイントについて詳しく紹介します。

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レポートで状況を正しく伝達するため

グラフを用いると、さまざまな数量の現状や推移が定量的に示されるため、状況を正確に伝達できます。たとえば、単に「業務負担が増大している」と書いただけでは、人によって負担の増大具合に対する認識にぶれが生じます。

たとえば、1年間の平均残業時間をグラフにして増加傾向を共有すれば、業務の増大具合について正確に理解できます。業務可視化において、状況の正確な把握は重要な要件のひとつです。グラフは、共有される情報の精度を高めるうえで役立ちます。

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レポート・管理画面を見やすく・読みやすくするため

グラフを効果的に使用すると、レポートや管理画面などが視覚的で見やすく・読みやすくなります。業務可視化においては、業務量、残業時間、労働生産性などさまざまな数値を把握しなければなりません。

これらの数値をテキストや表で示しても、理解するのに時間と手間がかかります。グラフをうまく活用すれば、すぐに定量的なデータを把握できるようになります。

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現状・課題を正しく認識するため

定量データをグラフ化することで、現状や課題を正確に認識できます。たとえば、仮説として「労働生産性が低下している」といわれても、労働生産性は数値データなしに現状把握するのは困難です。たとえば労働時間と利益など成果指標をもとに労働生産性のデータをグラフ化すれば、確かに生産性が低下しているのかを確認できます。

このように、仮説として浮き上がった課題のエビデンスを示したり、課題のある個所を定量的に見つけ出したりするうえで、グラフは重宝します。

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業務効率化などの施策の効果を確認するため

施策の効果もグラフで示すケースが多いです。業務の効率化状況は目に見えにくいため、誰かがデータを提示しないと効果の度合いが確認できません。グラフを活用すれば、残業時間の削減状況や売上の拡大など、KPIや施策のゴールを踏まえて適切なデータの改善を視覚的に示せます。効果測定の場面でも、グラフを使用するケースは多いのです。

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業務可視化で活用しやすいグラフ5選

業務可視化の管理画面やレポートでは、次のグラフを使用するケースが多いです。

• 折れ線グラフ
• 棒グラフ
• 積み上げ棒グラフ
• 散布図
• 円グラフ

それぞれのグラフについて、代表的な用途と共に紹介していきます。

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折れ線グラフ｜時系列の変化を見るときに使用

折れ線グラフは、時系列で数量の変化をみるときに有効な指標です。たとえば、以下はある部署AとBの平均残業時間をトラックした時の例です。

部署Aでは着実に業務負担が減少して、残業時間が減っているのがわかります。一方で部署Bは残業時間が微増傾向で、今後対策を講じる必要がありそうです。このように時系列で定量データを追えば、施策の効果の測定や課題認識に役立ちます。

ここでは残業時間を例としましたが、労働生産性や売上・利益の推移など、さまざまなデータの時系列推移を示すのに有効です。

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棒グラフ｜データの大きさを比較するときに有効

棒グラフは、複数の数値の大きさを比較するときに役立ちます。たとえば、次の様に複数の部署や担当者の状況を示すときなどには、棒グラフが有効です。

年間目標に対する有休取得率を可視化して、一部の部署の進捗が遅ければ、その部の業務負担軽減に努めると共に、有休取得を促すのが有効です。もちろん従業員別のデータを比較するときにも、棒グラフは有効な手段の一つとなります。

従業員別の残業時間や売上・利益目標の達成率、部署別の労働生産性の比較など、数量を比較するうえで有効なグラフ形式といえます。なお、折れ線グラフと併用するなどして時系列変化を示す場合もあります。

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積み上げ棒グラフ

棒グラフをさらに要因分解して示すことができるのが、積み上げ棒グラフです。たとえば、毎期の売上を事業セグメント別に示すときに役立ちます。

こちらでは売上高は製品Aが牽引していて、さらにそのAが2023年に落ち込んだことにより企業全体の業績も低下しているのがわかるでしょう。製品Aを生産する組織を増強して業績を回復させるか、あるいは他の牽引役を作るために別の製品の生産体制を強化するか、など課題に対する解決策を検討する上で有効です。

このように複数の期間や部署などの数値の総量・要因を同時に示したいときに、積み上げ棒グラフは役立ちます。

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散布図｜散逸するデータから傾向を掴みたいとき

散布図は、個別の従業員データなど、しばしば数が多くなりがちなデータからトレンドを掴むために活用されます。

従業員それぞれの残業時間と労働生産性の分布図を取ったとします。

もしこのような分布図になった場合、残業時間が蓄積すると、労働生産性が低下する従業員が増えることが読み取れます。また、残業時間が増えると生産性の個人差が広がる実態もわかります。労働生産性を過度に低下させない範囲で残業を留めるような、組織面・制度面での施策が有効になりそうです。

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円グラフ｜全体に対する割合を示す

円グラフは全体に対する要素のシェアを示すときに使用します。たとえば、従業員の業務状況を確認するときに、どのタスクにどれくらい時間を使用しているかを可視化できます。

この例を基にすると「会議を減らせないか」「その他事務処理にかかる時間は適切か」「調査を効率化できないか」などの施策を検討できるでしょう。そのほかにも売り上げ全体を部署別の割合で表現する、社員全体の分布を部署別で表現するなど、全体に占める構成要素の割合を示すうえでは円グラフが役立ちます。

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業務可視化でグラフを活用するときのポイント

業務可視化でグラフを可視化するときのポイントは、次の3つです。

• 最小限の情報で表現するように努める
• 適切なグラフフォーマットを選ぶ
• シンプルなグラフを使用する

時間をかけずに、グラフの情報を読み取れるよう工夫するのが重要です。不要な情報はできるだけ省いて、業務可視化に必要な情報だけを表現するように徹底しましょう。今回紹介したようにグラフにはさまざまな種類があります。それぞれ用途が異なるため、自分が可視化したい情報に合わせて適切なグラフを活用するのも重要です。

最後に、できるだけシンプルで見やすい構成にしてください。業務可視化においては、情報が細かく複雑なグラフは基本的に適しません。今回紹介したほかにもグラフの種類は多数ありますが、もっともシンプルに表現できるグラフを作成するように常に意識しましょう。

表現できるグラフの候補が複数考えられる場合は、よりシンプルに情報を掲載できるフォーマットを選んでください。レポートにおけるテキストでの補足も「どうしても必要でない限り付けない」ようにするのが原則です。

業務の可視化でのレポート生成や管理画面の視認性を高めるうえで、グラフはとても役に立ちます。定量的なデータを基に状況の確認や議論が可能になるため、関係者全員がより正確に状況を掴めるようになります。今回紹介したグラフのフォーマットを参考に、用途に合っていて、なおかつシンプルなグラフを活用して、業務の可視化を進めましょう。