業務報告書は、仕事の進捗や成果をまとめて上司や関係者に伝える重要な書類です。新人の皆さんも、上手な業務報告書の書き方を身につけることで、スムーズな職場コミュニケーションが期待できます。今回は、「業務報告書の書き方＜新人向け＞」をテーマに、具体的なステップと具体例を交えながらご紹介します。業務報告の基本は以下の４ステップです。

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1. 報告書の目的を明確にする

2. 情報収集と整理

3. 文章を書く

4.上司に報告する

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それでは、早速始めましょう！

※業務報告書については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法‍

相手に情報を適切に届ける上手な「営業日報」の書き方

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ステップ1：報告書の目的を明確にする

報告書の目的を明確にすることで、書くべき内容が整理され、効果的な報告ができます。以下のポイントを考慮して、目的を設定しましょう。

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誰に向けて報告書を作成しているかを明確にする

上司、部下、同僚、取引先など、報告書の対象者を特定することが重要です。対象者によって、伝えるべき情報や文章のトーンが変わります。

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どのような情報を伝えたいのかを明確にする

報告書で伝えたい情報をリストアップし、それぞれの重要度や関連性を評価して、優先順位をつけましょう。

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報告書が達成すべき目標を設定する

報告書で達成したい具体的な目標を設定しましょう。例えば、問題解決のための提案を行う、業務の進捗状況を共有するなどです。

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【具体例】

新人営業の佐藤さんが、プロジェクトの進捗報告書を作成する場合、以下のように目的を設定できます。

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対象者：プロジェクトメンバーと上司

伝えたい情報：

・業務目標の進捗状況

・取り組み内容

・問題点と改善策

達成すべき目標：対象月の営業成績(売上など)、既存顧客の継続フォロー

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ステップ2：情報収集と整理

報告書作成に必要な情報を集め、整理する際には、以下のポイントに注意して進めましょう。

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1.信頼性のある情報源を利用する

報告書に盛り込む情報は、正確で信頼性のあるものであることが重要です。公式な資料や信頼できる人物から得た情報を活用しましょう。

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2. 情報を分類・整理する

集めた情報を、報告書の構成に沿って分類し整理しましょう。関連する情報はまとめておくことで、報告書作成がスムーズになります。

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3. 重要度や優先度を評価する

情報の中から特に重要なものや、優先して伝えるべきものを選び出しましょう。これにより、報告書が効果的で分かりやすくなります。

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【具体例】

佐藤さんがプロジェクトの進捗報告書を作成する際の情報収集と整理は以下のようになります。

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1. 信頼性のある情報源：

   ・プロジェクト管理ツール（タスクの進捗状況や達成目標）

   ・メールやチャットツール（問題点や課題の共有）

   ・ミーティングの議事録（提案や改善策）

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2. 情報の分類・整理：

   ・タスクの進捗状況：完了したタスク、未完了のタスク

   ・達成した目標：期間内に完了したタスク、予定通りの進捗

   ・問題点や課題：遅れているタスク、技術的な課題

   ・提案や改善策：タスクの優先順位の見直し、追加リソースの確保

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3. 重要度や優先度の評価：

   ・タスクの進捗状況：遅れているタスクを優先的に報告

   ・達成した目標：特に重要なタスクの達成状況を強調

   ・問題点や課題：影響度の高い課題を優先して報告

   ・提案や改善策：実現可能性の高い提案を優先して報告

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ステップ3：文章を書く

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情報収集と整理が終わったら、いよいよ文章を書き始めます。報告書は、フォーマルな文書なので、丁寧な言葉遣いや正確な表現が求められます。また、読みやすさを重視し、短い文章や箇条書きを活用することもおすすめです。

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【具体例】

田中さんの先月の営業成績報告書の一部をご紹介します。

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【導入】

先月分の営業成績報告書を作成いたしました。以下に、成績の詳細と取り組み、改善点についてまとめさせていただきます。

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【先月の営業成績】

売上高：1,000万円（目標の90%達成）

契約件数：20件（目標の80%達成）

新規顧客数：10社（目標の100%達成）

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【取り組みと成果】

1. 新規顧客開拓

  ・100社へのアポイントメント取得

  ・50社への訪問営業実施

  ・10社との新規契約締結

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2. 既存顧客フォロー

  ・30社への定期的な連絡・訪問

  ・10件のアフターサービス提供

  ・5件のリピート契約獲得

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3. キャンペーン実施

  ・期間限定の割引キャンペーン

  ・5件の契約成立

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【改善点と提案】

1. 商品知識の向上

  ・新商品の特徴や利点を理解し、顧客への説明ができるようになる

  ・社内研修やメーカー主催のセミナーへの参加

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2. 営業手法の見直し

  ・効果的な営業手法（例：電話営業、メールマーケティングなど）を試してみる

  ・上司や先輩からアドバイスをもらう

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先月の営業成績報告書では、売上目標の90%、契約件数目標の80%、新規顧客数目標の100%を達成することができました。新規顧客開拓や既存顧客フォロー、キャンペーン実施などの取り組みにより、一定の成果が得られましたが、商品知識の向上や営業手法の見直しなど、今後改善すべき点も見つかりました。今後は、これらの改善点に取り組むことで、さらなる営業成果の向上を目指していきたいと考えております。

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これで、田中さんの先月の営業成績報告書のサンプルが完成しました。読みやすい文章と具体的な内容で、上司や関係者が理解しやすい報告書になっているでしょう。

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■ステップ4：上司に報告する

報告書が完成したら、次は上司に報告する段階です。上司への報告方法は、企業や組織によって異なりますが、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

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報告のタイミングを考慮する

適切な報告方法を選ぶ

質問やフィードバックに対応する

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【具体例】

田中さんの場合、以下のように上司に報告することができます。

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報告のタイミング

・報告書が完成したら、すぐに上司に報告する

・定期的なミーティングや、上司が時間に余裕があるタイミングを狙って報告する

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報告方法

・メールで報告書を送付し、後日直接説明する

・報告書をプリントアウトして、直接上司に手渡して説明する

・オンラインミーティングツールを利用して、画面共有しながら説明する

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質問やフィードバックへの対応

・上司からの質問には、できるだけ具体的かつ正確に回答する

・上司からのフィードバックは、真摯に受け止め、改善に取り組む

・自分の意見や提案も積極的に伝え、コミュニケーションを図る

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以上が、「ステップ4：上司に報告する」のポイントと具体例です。上司への報告は、報告書の内容だけでなく、コミュニケーション力も試される場です。適切なタイミングや方法で報告し、上司からの質問やフィードバックに柔軟に対応することで、円滑な職場コミュニケーションが期待できます。

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まとめ

業務報告書の書き方を新人向けにまとめました。ステップは以下の通りです。

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1. 報告書の目的を明確にする

2. 情報収集と整理

3. 文章を書く

4.上司に報告する

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具体例を交えながら、詳しく説明しましたが、実際には慣れが必要です。最初はうまくいかなくても大丈夫。繰り返し報告書を作成することで、自分なりのスタイルが見つかり、上手になっていくことでしょう。

これからも、業務報告書の書き方を磨きながら、職場でのコミュニケーションを円滑に進めていきましょう！そして、上司や先輩からのフィードバックを参考にして、さらなる成長を目指してください。これからの新人の皆さんの活躍を期待しています！