営業マンの基本！営業日報の書き方

皆さん営業日報は毎日書いていますか？「面倒なので金曜日にまとめて・・・」という方もいらっしゃるかもしれません。本日はそんな方も営業日報を毎日書く意義を感じていただけるように詳しく営業日報の書き方を解説しています。営業日報は、営業マンにとって重要なツールです。適切な情報を効果的に伝えることで、上司や同僚とのコミュニケーションが円滑になり、業績も向上するでしょう。今回は、営業日報を上手に書くための具体的なステップをご紹介します。

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ステップ１：見出しを明確にする

ステップ２：結果を端的に報告する

ステップ３：詳細な情報を記載する

ステップ４：反省点や改善策を記載する

ステップ５：次回のアクションプランを立てる

ステップ６：上司に報告する

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※日報については以下の記事でも詳しく解説しています。

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Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

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ステップ1：見出しを明確にする

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営業日報の目的は、自分の活動を振り返るだけでなく、上司や同僚と情報を共有することです。要点を明確にすることで、読む人にとって理解しやすい営業日報を作成できます。以下のポイントを押さえて、要点を明確にしましょう。

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タイトルや見出しを工夫することで、内容が一目でわかるようにします。例えば、「商談先：株式会社A」といった具体的な情報を見出しに入れることで、読み手の興味を引くことができます。

文章は短く、ポイントを絞って記載しましょう。長い文章は読む人に負担をかけるため、要点を抑えた簡潔な文章を心がけます。

情報は整理された形で提示することが重要です。箇条書きや表を利用することで、視認性が向上し、読み手にとって理解しやすくなります。

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具体例

タイトル：4月29日 営業日報（株式会社A・株式会社B商談）

見出し：訪問先、商談内容、成果・課題、次回アクション

文章：短く、ポイントを絞って記載。箇条書きや表を活用。

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ステップ2：結果を端的に報告する

営業日報には、その日の営業活動で得られた成果と課題を明確に記載することが重要です。以下のポイントに注意して、成果と課題を明確にしましょう。

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成果は、具体的な数字や実績を示すことが望ましいです。例えば、「新規アポイント5件取得」や「契約金額20万円獲得」といった情報を記載します。

課題は、自分の行動や判断によって生じた問題や、改善の余地がある点を具体的に記載します。課題を明確にすることで、今後の営業活動で改善すべき点が見えてきます。

成果と課題を記載する際には、事実に基づいた客観的な情報を提供しましょう。主観的な意見や感情を排除することで、他の営業メンバーや上司が的確な判断を下す助けになります。

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具体例

成果：新規アポイント5件取得、契約金額20万円獲得、既存顧客2社へのフォローアップ完了

課題：顧客への提案時に、競合他社との差別化が十分に伝わらなかった。より具体的な事例やデータを用意して、説得力を高める必要がある。

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ステップ3：詳細な情報を記載する

営業日報において、具体的な訪問先や商談内容を記載することで、上司や同僚が状況を把握しやすくなります。詳細な情報を記載する際には以下の点に注意しましょう。

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訪問先企業の業種や規模を記載することで、相手企業の背景を理解しやすくします。

商談内容には、提案内容や交渉事項など、具体的な情報を記載しましょう。これにより、他の営業メンバーが参考にすることができます。

クライアントからの要望や質問に対して、どのように対応したかも記載しましょう。この情報は、今後の営業戦略に役立ちます。

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具体例

訪問先：株式会社B（IT業界、従業員数100名）

商談内容：クラウドサービスの導入提案、コスト削減効果の説明

クライアントの要望：セキュリティ面の強化、カスタマイズ性の向上

対応：セキュリティ対策の詳細説明、カスタマイズ例を提示

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ステップ4：反省点や改善策を記載する

営業日報に反省点や改善策を記載することで、自分自身の成長を促し、チーム全体の業績向上にもつながります。以下のポイントに注意して、反省点や改善策を記載しましょう。

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反省点では、自分の行動や判断によって生じた問題や課題を客観的に捉えます。具体的な状況や結果を示すことで、他のメンバーが参考にしやすくなります。

改善策では、反省点に対する具体的な対策を考え、実行計画を立てます。計画には、期限や目標を設定することが重要です。

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具体例

反省点：顧客のニーズを十分に理解できず、効果的な提案ができなかった

改善策：顧客の業界動向や競合状況をリサーチし、ニーズに応じた提案を行う。次回商談までに競合企業の製品情報を調査し、自社製品の強みを強調できるように準備する。

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ステップ5：次回のアクションプランを立てる

営業日報に次回のアクションプランを立てることで、目標設定や進捗管理がしやすくなります。また、上司や同僚も今後の活動を把握しやすくなります。次回のアクションプランを立てる際には、以下のポイントを押さえましょう。

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目標を明確に設定する。短期的な目標（例：週次の成果）や長期的な目標（例：月次の売上目標）を設定し、それに向けた具体的なアクションを考えます。

アクションプランはステップごとに分解し、実行しやすい形にします。各ステップには期限を設け、進捗管理を容易にします。

アクションプランは定期的に見直し、状況に応じて柔軟に変更できるようにしましょう。

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具体例

目標：月間売上目標達成率を90%以上にする

アクションプラン：

週に10件以上の新規アポイントを取る（毎週月曜日までに）

継続顧客に対してアップセル・クロスセルの提案を行う（毎週金曜日までに）

フォローアップの強化：商談から1週間以内に再訪問・再提案を行う

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ステップ6：上司に報告する

営業日報の目的の1つは、上司やチームリーダーと情報を共有し、アドバイスやフィードバックを受けることです。上司に報告する際には、以下のポイントを押さえましょう。

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報告はタイムリーに行うことが大切です。営業活動が終わったら、できるだけ早く営業日報を作成し、上司に提出しましょう。これにより、状況が鮮明なうちに適切なフィードバックを受けることができます。

報告内容は、営業日報でまとめた要点、成果・課題、次回のアクションプランを簡潔に伝えます。また、具体的な数字や実績を含めることで、上司が状況を把握しやすくなります。

上司からのアドバイスや指摘があれば、素直に受け入れ、自分の営業活動や営業日報の改善に取り入れましょう。また、質問や意見があれば積極的に共有し、上司とのコミュニケーションを深めましょう。

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具体例

報告タイミング：営業活動終了後、当日中に上司に提出

報告内容：訪問先の情報、商談内容、成果・課題、次回アクションプラン

フィードバックの活用：上司からのアドバイスや指摘を受け入れ、営業活動や営業日報の改善に役立てるステップ6では、上司に報告することで情報共有や適切なフィードバックを得られることが重要です。これにより、営業活動の質が向上し、自分自身の成長やチーム全体の業績向上に繋がります。

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これらのステップを踏むことで、相手に情報を適切に届ける上手な営業日報が書けるようになるでしょう。営業活動において、コミュニケーションが円滑になることは非常に重要です。日報を通じて、自分の成長やチームの向上を目指しましょう。

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今回は、相手に情報を適切に届ける上手な営業日報の書き方についてご紹介しました。以下の6つのステップを踏むことで、効果的な営業日報が書けるでしょう。

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ステップ１：見出しを明確にする

ステップ２：結果を端的に報告する

ステップ３：詳細な情報を記載する

ステップ４：反省点や改善策を記載する

ステップ５：次回のアクションプランを立てる

ステップ６：上司に報告する

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これらのステップを実践することで、営業日報が効果的なコミュニケーションツールとして機能し、自分自身の成長やチーム全体の業績向上につながるでしょう。営業日報を書く際には、わかりやすさや具体性を心がけ、読む側の立場に立って情報を整理しましょう。

さらに、営業日報は定期的に振り返ることで、自分の成長や変化を客観的に捉えることができます。これにより、自分の強みや弱みを把握し、さらなるスキルアップにつなげることが可能です。

営業日報はチーム全体の情報共有の場でもあります。他のメンバーの営業日報を読むことで、彼らの成功事例や失敗から学ぶことができ、自分自身の営業スキルを向上させることができます。また、他のメンバーからフィードバックをもらうことで、自分では気づかなかった課題や改善点を発見することができるでしょう。また、コミュニケーションが円滑になり、チーム全体の業績向上につながることが期待できます。この記事で紹介したステップを参考に、効果的な営業日報を書く習慣を身につけましょう。これにより、営業活動がより効率的になり、目標達成に近づくことができるでしょう。本稿が皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。