Teamsは社内でのコミュニケーションの手段として非常に優秀なツールです。

しかし、取引先との連絡はメールでしかできず、社内への情報展開のためにそのメールを転送して、Teamsチャットに「メールを見てください」等と書いて、二度手間になってしまうことがありますよね。

そんなときはメールをTeamsに自動転送する設定をすることで、プロジェクトメンバーへの情報展開がとても楽になります。

今回の記事では、OutlookのメールをTeamsに自動で転送する方法を解説します。是非参考にしてください。

※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。

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①メールの自動転送に必要な作業

メールを自動転送する際に必要な作業は以下2つです。

・Teamsでチャネルのメールアドレスを取得する
・Outlookで仕訳ルールを作成する

設定自体は非常に簡単で、それぞれの作業を合わせても10〜15分程度で終わります。

それぞれ詳しくご説明いたします。

Teamsでチャネルのメールアドレスを取得する

まずはTeams側で、メールを転送したいチャネルのメールアドレスを取得します。

1.メール転送先のチャネルを選択します。

Teamsを開き、メールの転送先に指定したいチャネルを選択し、開きます。

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2.メニューマークをクリックします  

画面右上のメニュー(【…】マーク)をクリックします。

3.【メールアドレスを取得】をクリックします。

メニューの中の、【メールアドレスを取得】をクリックします。

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4.メールアドレスをコピーします。

上図のようなウィンドウが表示されますので、【コピー】ボタンを押します。

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【コピー】ボタンを押すことで、メールアドレスがクリップボードにコピーされます。

※テキストには、「【チャネル名】 - 【チーム名】 <【転送先アドレス】@jp.teams.ms>」という形式の文字が記載されています。

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Teamsでの作業は以上です。続いて、Outlookでの作業になります。

Outlookで仕訳ルールを作成する

つぎにOutlook側で仕訳ルールを作成します。

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1. 【仕分けルールの通知と管理】を開きます。

Outlookを開き、【ホーム】タブの【ルール】をクリックし、【仕分けルールの通知と管理】を選択します。

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2. 【新しい仕分けルール】を選択します。

上図のようなウィンドウが表示されますので、【新しい仕分けルール】を選択します。

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3. 【受信メッセージにルールを適用する】を選択します。

自動仕分けウィザードが表示されますので、【新しい仕訳ルールを作成する】＞【受信メッセージにルールを適用する】を選択して、【次へ】ボタンを押します。

4.転送をする条件を指定します。

【[差出人]が名前/パブリック グループ の場合】と【[件名]に 特定の文字 が含まれる場合】にチェックを入れます。

5. 【名前/パブリック グループ】を選択します。

【名前/パブリック グループ】を選択します。

6.差出人を指定します。

Teamsにメールを転送させたい差出人をアドレス帳から選択します。

アドレス帳にない場合は、画面下部のテキストボックスに、転送したい差出人のメールアドレスを入力して、【OK】ボタンを押します。

7. 【特定の文字】を選択します。

【特定の文字】を選択します。

8.件名を指定します。

Teamsに転送させたいメールに含まれる件名を指定して、【追加】ボタンを押します。

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特定の文字の一覧に登録されますので、【OK】ボタンを押します。

9.【次へ】を押します。

条件の指定ができたら、【次へ】を押します。

10.【名前/パブリック グループ へ転送する】にチェックを入れます。

【名前/パブリック グループ へ転送する】にチェックを入れます。

11. 【名前/パブリック グループ へ転送する】を選択します。

【名前/パブリック グループ へ転送する】を選択します。

12.宛先に転送先のTeamsアドレスを貼り付けます。

先ほどコピーしたTeamsのアドレスを宛先のテキストボックスに張り付けて、【OK】ボタンを押下します。

貼り付けたアドレスの形式が、「【チャネル名】 - 【チーム名】 <【アドレス】@jp.teams.ms>」となっていない場合は、クリップボードにコピーしたアドレスが無くなってしまっている可能性があります。「Teamsでチャネルのメールアドレスを取得する」の作業を再度行って、メールアドレスをクリップボードにコピーしてください。

13. 【完了】ボタンを押します。

【完了】ボタンを押します。

以上で、Teams・Outlookの設定が完了しました。

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②転送テストをする

ここまで出来たら転送テストをしてみましょう。

送ったメールが、Teamsの指定したチャネルに転送されると成功です。わざわざメールを転送しなくても、チームメンバーにメールを共有できるのでとても便利ですよね。

③転送ができない場合

Teamsへのメール転送は、最大5分ほどかかる可能性があるようです。転送設定を間違えていないようでしたら、10分ほど待ってみましょう。

もしそれでも転送されない場合は、Outlook側での仕訳ルールの設定がうまくできていない可能性があります。

差出人を間違えていないか、件名の指定に誤りはないかなどを確認してみましょう。

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④Teamsにメール転送するメリット/デメリット

Teamsにメール転送をするメリットとデメリットをご紹介します。

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OutlookからTeamsにメールを自動転送する際のメリット

OutlookからTeamsにメールを自動転送する際のメリットは以下2つです。

・チームメンバーに情報展開をするのが簡単になる。
・プロジェクト関連のメールの転送漏れが無くなる。
・Teamsからもメールが返信できる。

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それぞれ順番にご紹介します。

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・チームメンバーに情報展開をするのが簡単になる。

社内外の人を含めたプロジェクトを管理する際に、

・社内ではTeamsのチャネルを作ってチャットでやり取りをする
・社外とはメールでやり取りをする

と、連絡方法が2つに分かれてしまうことがありますよね。社内外の人を含めたプロジェクトの管理をしている方の中には、取引先とのメールのやり取りもメインで行っているという方が多いのではないでしょうか。

社外の人のメールの内容を社内の人へ伝えるには、チームメンバーを漏れなく宛先に指定して、メールを転送する必要があります。

しかし、Teamsのチャネルに転送設定をしていると、そのような手間を省くことができますので、おすすめです。

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・プロジェクト関連のメールの転送漏れが無くなる。

普段大量にメールが来ている方にとっては、その中からプロジェクトに関するメールを見つけ出し、漏れなくチームメンバーに転送しないと、プロジェクトが滞ってしまう危険性があります。

Teamsへの転送設定をしていれば、自動的に転送してくれるので、そのような漏れが起こる心配はありません。

・Teamsからもメールが返信できる。

Teamsからもメールが返信可能です。Teamsに転送されたメールの【元のメールを表示】ボタンを押すことで、Outlookが開いて、そこからメールを返信可能です。

メールを確認した後に返信が必要になって、わざわざOutlookを開いてメールを探す手間が省けます。

OutlookからTeamsにメールを自動転送する際のデメリット

逆に、OutlookからTeamsにメールを自動転送する際のデメリット・注意点は以下2つです。

・メールはチャネルのみに転送可能
・SharePointの容量に注意しなければならない

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それぞれ順番にご紹介します。

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・メールはチャネルのみに転送可能

Teamsへのメール転送は、チャネルのみにしかできません。グループチャットへの転送もできませんので、ご注意ください。

もし、プロジェクトの会話をチャネルではなくグループチャットで行っている場合は、チャネルを作ってそちらでチャットをするようにすればメールの転送ができるようになります。

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・SharePointの容量に注意しなければならない

　TeamsのファイルやデータはSharePointという、ドキュメントの保管サービスに格納されます。Teamsに転送されるメールには添付ファイルも含まれますので、条件の絞り込みが甘いと、保存されるデータの容量が非常に多くなり、SharePointの空き容量が少なくなるペースが早くなってしまいます。

　念のため、Teamsの管理者にメールの転送設定をしても問題ないか、確認しておくと良いでしょう。

いかがでしたでしょうか。近年新型コロナウィルスの流行拡大により、社内のコミュニケーションが対面からTeamsやSlackなどのチャットツールでの会話に移りつつあります。

メールとは違い、チャットでは誰がいつどのように発言をしたかが分かりやすくて、非常に便利ですよね。

しかし、取引先との連絡はメールで行っている企業が非常に多く、社内へ展開する際にメール転送をするのが手間と感じる方は多いと思います。

今回ご紹介したTeamsへのメール転送設定をすれば、Teamsのチャネルメンバーへのメール転送が自動化されるので、メール転送の手間が省けて非常に便利になります。

以下2つの作業をすることで、Outlookに届くメールを自動転送することができます。

・Teamsでチャネルのメールアドレスを取得する
・Outlookで仕訳ルールを作成する

この機能は2021年の4月に実装された比較的新しい機能で、簡単にTeamsのチャネルにメールが転送できるので、とても便利です。

取引先とのメールをチームメンバーに展開したいときは、ぜひ参考にしてください。

※Teamsの活用事例やTipsについては以下の記事でも詳しく解説しています。

知らないと損するTeamsの便利な使い方・機能＜5選＞【マネージャー向け】

Teamsの「削除」機能をチャット/ファイル/メンバー/チーム/レコーディング別に解説