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これまで上司への業務進捗報告を主な目的として利用されてきた週報ですが、マトリックス型の組織や在宅勤務による働き方やツールが変化するのに伴って、チームでも週報を利用する組織も増えてきています。共有対象が上司でもチームでも、週報として伝えるべきことが含まれていないと、うまくその機能を果たすことができません。
そこで今回は、週報で伝えるべきことや作成する上で意識するポイントなどをご紹介します。
※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法
週報は、主に上司への業務進捗共有に利用されています。上司は計画に対する進捗度や課題、翌週の予定などを把握することができます。上司はこれらの情報をもとに個人に必要なフィードバックやアドバイスを与え、組織内で情報共有やリソース調整に活用しています。
また、週報をプロジェクトチームや部署内で活用できている組織では、関連する業務の進捗や課題をチーム全員で把握できるだけではなく、成功事例や失敗事例などの学びや気づきを知財として共有・蓄積されています。さらには、個々の業務における課題や疑問に対しても助言し合ったり、組織やプロジェクトの改善に繋がったり、情報の透明性向上やコミュニケーションのきっかけツールとして組織活性化につながっているようです。
日報と週報の両方を使用している組織も少なくありませんが、日報との違いは報告対象となる期間だけではありません。日報では、毎日の業務やその日の個人の状況や所感を共有します。週報は、１週間を振り返った結果、成果・進捗を評価・考察し、今後の計画変更の要否や課題対策実施に繋げるものです。週報は、日々の積み重ねである一方で、日報を単純につなぎ合わせただけではないということです。週報で全体像や進捗を把握し、詳細情報は日報を確認するといったように使うこともできます。日報は上司だけ、週報は上司だけではなくチームにも共有するという組織もあります。
これらのメリットがある一方で、以下のような問題があると週報が本来の目的を果たせていない可能性があります。
• 「週報を提出する」こと自体が目的化していて、週報に含まれる内容が十分でない。
• 日報の内容をそのまま繋ぎ合わせただけで、分かりづらい。
• 実施していることが羅列しているだけで、目標や計画に対する進捗度（予定通りなのか、遅いのか）がわからない。
• 実施できたことは書かれるが、予定通りに進んでいないことやリスク・問題があっても記載されていない。
• 論理的に記載されていない、原因分析や考察がない、次のアクションや予定が分かりづらく、週報を受け取った側のアクション（フィードバックやサポートなど）に繋がりづらい。
• メールで週報を送信する場合など、関連するステイクホルダーに共有しづらい方法で提出されている。
• メンバー毎に週報に含まれる項目が統一されていない、または自由な様式で作成されており、横串で理解、活用しづらい。
• 上司に共有されているが、関連するメンバーや組織では共有されていない。
• 週報で共有している内容を、上司やチームが確認していない。
• 関連するステイクホルダーに共有されているが、会議でも同じ内容が共有されるため、週報が活用されていない。
さらには、共有する側や共有された側でこれらの問題が続くと、「せっかく作成に労力と時間を費やしても、適切に活用されていないなら、適当で良い」といったふうに悪循環に陥り、週報の形骸化が進みかねません。
それでは、どのようなことに気をつければ「伝える・伝わる」ツールとして週報を活用することにつながるでしょうか？
業務内容やプロジェクトに関する週報で最低限抑えなければならないのは、実績・課題・翌週の計画の３つです。週報の利用用途や共有先によっては、さらに追加で必要となる情報もあるでしょう。
実績では、実際に行った業務内容だけではなく、成果、計画との比較や進捗度などの情報が必要です。また、事実と考察の両方を記載します。
それにより、何が達成できたのか、計画や目標に対してどのくらい進捗があったのか、どのような課題がありどのような対策が必要なのか、翌週は何をするか、どのようなサポートが必要かなどの重要な情報を具体的にイメージすることができます。
例えば週報には以下のような項目が含まれます。
• 日付
• 作成者の氏名、部署
• 業務内容
• 成果
• 進捗度
• リスクや問題と対策
• 翌週の目標やスケジュール
さらに、組織によっては、自身の業務課題だけではなくチームの課題やそれに対する提案、個人の出来事や学びなどの所感や相談事項を記載する場合もあります。
さらに、本来の週報の目的やそのメリットを最大限に活かすためには、「伝えやすく、伝わりやすく、活用される週報」を作ることが重要です。
• （作り手にとって）作成しやすい
• （読み手にとって）状況把握しやすい
• （組織にとって）情報にアクセスしやすい
作り手にとって、時間や労力をかけず効率的に作成できるとより習慣化しやすいでしょう。読み手にとって、必要な情報が漏れなくかつ簡潔に含まれている週報の場合、素早く状況把握ができ、必要なサポートにつながりやすいでしょう。また、メンバー間で記載スタイルや報告様式が統一されていると、横串で比較することも容易になるでしょう。さらに組織にとって、必要なメンバーが関連情報をタイムリーに把握できることに加え、将来同様の状況になったメンバーが容易に情報にアクセスできるよう管理されていれば組織知財としての活用も期待できます。
これらのニーズを満たし、定着し活用される週報を作るには、先に挙げた「週報で伝えるべきこと」に加え、いくつかのポイントを押さえ作成すると良いでしょう。
• 簡潔か？
日報がある場合は日報を参考に作成しますが、日報に含まれる内容全てを盛り込む必要はありません。長文の日記にならないように、文章ではなくブレット化する方法もあります。
簡潔な週報は作成する側の負担も減りますが、いくつもの週報を読む側の負担も減るでしょう。
• 誰もが同じ理解になるか？
詳細情報は日報などですでに報告されているはずですので、ここで詳細を記載する必要はありませんが、抽象的になってはいけません。数値や５W１Hを意識し、読み手が作り手と同じ理解になれるように具体的に記載しましょう。その際、成果や進捗状況がわかるように、KPIの項目や測定可能な場合は数値を使って伝えます。また、状況が直感的にわかるように赤・黄・青の信号色を用いた表現も効果的です。
• 論理的か？
例えば問題に対して対策を考える場合や計画変更をする場合、「何が起きたのか、それはどういう影響があるのか、今後どうすれば良いのか」が知りたい内容です。そのためには、原因分析や今後の対策をしっかりと検討されている必要がありますが、それに加え、論理的かつ簡潔にこれらの情報が伝えられる必要があります。良い週報づくりを目指すと、副次的に論理的思考や問題解決思考を鍛える訓練になるでしょう。
• 事実か意見か？
問題やリスクがある場合は特に、事実だけではなくそれに対する解釈や今後の対応などの考察を加える必要があります。その際、事実と解釈が混じった文章は読んでいる人が状況を誤解しかねないため、事実と解釈や所感を明確に分けて構成する必要があります。
• サプライズになっていないか？
課題があれば記載しますが、知らない問題が週報で知らされるといったサプライズがあってはいけません。計画からの遅れがある場合、その他にもリスクや問題がある場合、日々のコミュニケーションの中であらかじめ状況共有されているはずですので週報の中で突然新たなリスクや問題が登場することは避けましょう。
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週報づくりを効率化し、さらに活用を促進するには、様々な方法があります。
以下に幾つかの方法とそのメリットを例に挙げます。
oあらかじめ項目が明示されており、記載の抜け漏れを避けられる。
oスペースが限られており、自然と要約することになる。
o作り手毎に、記載方法のばらつきがなくなるため、確認しやすい。
o横串で比較しやすくなる。
プロジェクトベースで働いている場合と営業では関心事が異なるでしょう。その場合には、異なるテンプレートを作るなど目的に合わせたテンプレートをフレキシブルに準備しておくと良いでしょう。
oメールと違い、異動で上司が変わった場合や、新たなチームメンバーが増えた場合にも過去の週報にアクセスできる。
o情報や振り返りをナレッジとして蓄積することになり、将来活用できる。
オンラインツールと連携することで、情報の蓄積・管理・検索がさらに効率化できる場合もあります。
o図表とリンクすることで成果や進捗、リスクの程度を簡潔に示すことができる。
o状況を即座に理解しやすい。誰もが同じイメージをしやすい。
o限られた会議時間を進捗報告に使うことなく、相談事項や合意事項の協議に時間を費やすことができる。会議時間や会議頻度を減らすこともできる。
一方で、複雑な状況の共有や問題発生時などの場合は、会議でビジュアル資料を併用して伝えるなど、フレキシブルに効率的な方法を選不必要があります。
これらのように、週報の作り手や読み手といったステイクホルダーのニーズを意識し、週報を作成し、共有・管理環境を整えることで、効率化が進み、作成が習慣化し活用が進むという好循環が期待できます。今回ご紹介したポイントを週報づくりの参考にしていただければと思います。
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