Teamsにおける「チーム」と「チャネル」の効果的な使い分けについて

July 19, 2021

リモートワークの機会が増え、様々なWeb会議システムやコラボレーションプラットフォームを使う機会が各社で増えています。

Microsoft Teams(以下Teams)を利用される企業は多数いらっしゃいますが、Teamsの機能で特に「チーム」と「チャネル」の使い方で迷われる方が非常に多い印象です。そこで今回は「チーム」と「チャネル」にスポットを当て、違い、利用方法、事例に触れ、効果的な使い方についてお伝えします。

Teamsの「チーム」と「チャネル」の違いとは?

「チーム」とは大きなグループの単位

「チーム」は一般的に、大きなグループの単位と捉えていただくとイメージがつくと思います。グループとは例えば、「金融業界チーム」、「X社様営業チーム」、「X業界担当メンバー」といった形です。

それぞれの「チーム」は権限設定が可能で、「チーム」に所属しているメンバーだけが会話や添付ファイルを閲覧することができます。

「チャネル」は「チーム」内をさらに目的ごとに細分化できるカテゴリー

一方「チャネル」は「チーム」内をさらに目的ごとに細分化できるカテゴリーと理解いただくといいでしょう。「チャネル」は「チーム」から派生し、個別の案件や相談ごと、共同作業のトピック、特定分野などテーマごとに作成し、「チャット」の内容や共有ファイルを分類して管理することができます。

「チーム」と「チャネル」は階層関係になっており、「チーム」の下に複数の「チャネル」がツリーのようにぶら下がっている状態です。

「チーム」と「チャネル」の具体例


「チーム」と「チャネル」を使い分けるメリットとは?

「チーム」と「チャネル」は前の章で階層関係になるとお伝えしました。表をご覧にただければと思いますが、「チーム」と「チャネル」の粒度については特に決まりはありません。好きなように階層関係を設け、「チーム」と「チャネル」でカテゴリーを区切って何も問題はないでしょう。

一つ気をつけなければならないことは、「チーム」と「チャネル」に分けることでコミュニケーションやコラボレーションが円滑に進み、作業効率が改善するかどうか、この点のみです。

なぜこの「チーム」と「チャネル」を使い分ける必要があるのか、その理由を表で触れた金融業界チームを例にとってみましょう。

「チーム」を使う場面

金融業界チームであれば、国内外の金融機関や関連した経済、政治に関する情報を幅広く扱う情報共有の場として効果的に情報のやり取りを行う場として活用することができるでしょう。

金融業界を担当しているチーム全員向けに理解しておくべきニュースや、制度改革、所属しているメンバー全員に対する情報発信など、一斉にメンバーに共有する目的に適しています。

「チャネル」を使う場面

金融業界チームに対しチャネルの場合、それぞれ階層を細かくし、銀行、証券、保険の担当のカテゴリーに分けたとします。より詳細な銀行や証券に関する情報や、銀行特有の法律やお作法、活用方法など細かい情報の粒度になります。

上記でお伝えしたように、「チーム」と「チャネル」では、「チャネル」がより踏み込んだ具体的な情報の粒度となります。表の「会社と部門」「営業部と業界別チーム」の関係で触れましたが、情報の粒度はバラバラで構いません。

情報を届ける相手を制御し、コミュニケーションを促進できる

繰り返しますが、「チーム」と「チャネル」を分けるメリットは、階層を分けてTeamsを利用し、コミュニケーションが円滑になり、情報の共有スピードが上がることです。それにより結果として、企業の売上や利益、業務効率化のメリットに少しでもつながる使い方がされることが目的となります。

「チーム」には全員が必要なお知らせ情報が共有されますが、「チャネル」になると、その「チャネル」メンバーにしか必要のない情報が共有されます。

表の「会社」チームの例を考えると、会社全員が健康診断を受ける情報や、年末年始の休暇に関する情報共有は必要です。一方で経理部の人にとって、営業部の商談情報は必要でしょうか。もちろん内容によっては請求書発行等で必要かもしれませんが、そうでない場合は不要な情報となります。

より専門的なコミュニケーションのトピックは関係者同士で密にやり取りし、円滑かつイノベーティブなやりとりを活発化させ、新しいアイディアや効率的な業務ができる可能性があります。「会社」チームの例のように、「チャネル」でしか共有すべきではない情報とチームで全体に共有する情報を制御し、個々人が最大限のパフォーマンスを出せるよう注意しながらコレボレーションを促進できると会社にとってこれ以上のことはないでしょう。


「チーム」と「チャネル」の活用ポイントと事例

活用ポイント:メンション機能

「チーム」と「チャネル」を活用する際、関係メンバーがそれぞれ参加していますが、「@」にてメンバーや全体に向けメンションし、誰に対してメッセージを送っているか明確化しましょう。参加しているメンバーはそれぞれ関係者として「チーム」や「チャネル」に参加はしているものの、どうしてもメッセージを見落とすことがあります。

この見落としや抜け漏れを防ぐため、大事なメッセージも、特定のメンバーに向けているメッセージでも「@」をつけることで、アラートが飛ぶような設定にできます。これにより対象者に明確にメッセージが届きます。このメンション機能を使い、「チーム」や「チャネル」の参加者全体か特定のメンバーに注意喚起し、やりとりを円滑に進められるよう活用していきましょう。

活用事例(担当顧客とのやりとり)

会社が担当しているお客様名で「チーム」を作成し、「チャネル」で営業関連や契約管理、問い合わせ窓口などの階層関係を組む活用パターンがあります。

顧客Aに関する「チーム」を作成し、社内メンバーのみが参加の「チャネル」を作成し営業や契約関連のやり取りを行います。それとは別に問合せ窓口のチャネルも作り、この「チャネル」には顧客A社のメンバーも招集し、顧客とのやりとりも行えます。Teamsは社外メンバーも招待できるため、メールや電話ではなくTeams内でよりスピーディーに顧客とのコミュニケーションを図れるため、円滑に業務を進めることができます。

今回会社と顧客という関係でしたが、これは会社とパートナー企業など、様々な組み方ができるため、埋れがちなコミュニケーションを一か所に集約し、作業効率を上げる方法として活用できます。

本記事ではTeamsにおける「チーム」と「チャネル」の使い方について、使い分けるポイントやメリット、事例を共有させていただきました。

すでに定着しつつあるリモートワークにおいて、作業効率を現状維持、向上させるべく、チームメンバーとコラボレーションをするための環境が大前提になっています。現時点でMicrosoft以外にも多機能で使いやすい様々なコラボレーションツールがあります。しかしながら、Teamsであれば既存で利用されている企業が圧倒的に多いMicrosoft 365のアプリケーションとして慣れ親しんだツールとともに利用促進をしていけるのでは無いでしょうか。

今回は「チーム」と「チャネル」の活用についてのみですが、この2つの機能を使い分けていただきつつ、他にも便利な機能がTeamsには多数搭載されています。それらの機能を活用しながら、作業効率化、引いては貴社のビジネスの促進につなげていきましょう。


本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。

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