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リモートワークなどの新しい働き方が進み、「Microsoft Teams」を導入している企業も増えているかと思います。Teamsでコミュニケーションを行う方法にはチャネルを活用するものと、個人やグループでのチャットの大きく2つあります。しかし、うまく使いこなせてないという方も多いのではないでしょうか。本稿では、Teamsでのチャットやチャネルとの違いや、チャネルを使いこなすポイントをご紹介します。ぜひ参考ください。
※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞
Teams ではチャネルとチャットで大きく2つの会話方法があります。
チャネルとチャットの大きな違いは、スレッド型であるか否かです。スレッド型とは、テーマごとにメッセージをグループ分けして表示する機能です。具体的には、投稿スレッドに件名をつけられ、その投稿に対して返信ができるという機能です。スレッド毎でテーマを決めたうえで投稿し、一覧化できるため、後から見返したときに探しやすかったり、内容を把握しやすいというメリットがあります。
チャットは、チームの中など関係なく個人やグループでメッセージのやり取りなどが行える機能です。特定メンバー内でのやり取りはチャット内でのユーザーだけが見ることができたり、音声通話やビデオ通話、画面共有などが可能です。そのため、メンバー同士のプライベートな会話という位置付けです。
一方チャネルは、プロジェクトや部署内などで作成するチームでメッセージやファイルのやり取りを行うための機能です。チャネルでのやり取りは、チーム内に所属している人全てに共有されるため、チーム内で情報を共有したい場合などに有効です。チャットがプライベートな会話というのに対してチャネルはオープンな会話という位置づけです。
チャネルの会話を始める場合には、メッセージだけでなく件名を入力します。件名はトピックなどスレッドにしたい内容を設定しましょう。もし、件名にあった内容であれば返信でメッセージを返し、違う内容であれば新たなスレッドを作成します。
一方、チャットでは件名は入力出来なかったり、返信出来なかったり、毎回メッセージを送る形式になるため会話したい内容を毎回入力します。
ただの会話ではなく、チームでのチャネルを活用するのにはどのようなメリットがあるのでしょうか。チャネルのメリットは生産性が上がることです。なぜチャネルを活用すると生産性が上がるのでしょうか。
チャットやそれ以外の社内SNSの場合どのような情報か区別せずにすべて同じ場所に表示されるため、欲しい情報を探すのに時間がかかったり、手間がかかります。
一方チャネルの場合、プロジェクト毎や用途別に作成でき限られた情報のみが投稿できます。また、チャネル内でもスレッドを活用することで情報を整理することが出来ます。その結果、検索して求めている情報を探すといった手間がなく、求めてる情報にすぐにたどりつくことができ、生産性向上に繋がります。
生産性を向上させるためのポイントの一つが前後の文脈を理解することです。しばらく間が空いてしまった結果、もともとが何が問題だったのか、どのような目的で作業をしていたのかを忘れてしまう場合があります。そのようなことを避けるためにも常に同じ場所に情報やメッセージを集約することで常に立ち戻れる場所を作成できます。また、新たにチームに参加したユーザーがいた場合にも引き継ぎを簡単にすることができるなどのメリットがあります。
チャネルを作成してよくある失敗は、チームで初期に作成される「一般」しか利用しない場合です。その結果、バラバラの情報が同じ場所に集約されるため、後から見返したときに分かりづらかったり、優先順位がわかりづらく、緊急性があることに対応出来ないという可能性があります。そのようなことをけるためにおすすめなのが、目的別や仕事別にチャネルを作成する方法です。代表的なチャネルの事例をご紹介します。
例えば開発プロジェクトの場合、開発チームが常用するチャンネルです。「XXの実装についての相談が〜」や「この実装は完了したので、yyyさんのヘルプに入ります」などプロジェクト進捗などをチームの場に残しておきたい内容などを会話するためのチャネルです。何かあった時に振り返りができたり、新しい人がジョインした時にすぐに確認できるなどのメリットがあります。
写真や画像、資料などの保存場所です。通常のチャンルで共有してしまうと流れてしまい後から探しにくいため、保存場所として別途に設けます。投稿内容としては、会議のホワイトボードの写真や決定事項のルールやクラウドに保存しているファイルのリンクなどを共有します。
開発の場合であれば、AWSやSaaSなど利用しているツールで障害が起きたり、なにか緊急性があるトラブルが発生した際に発信するためのチャネルです。他のメッセージに埋もれてしまずにすぐに把握できるようにするためにプロジェクト進捗のチャネルとは別に作成するのがおすすめです。
チームの生産性を高めるためには仕事とは関係ない雑談を行うことがおすすめです。従来オフィスでの勤務の場合は何でもない会話ができましたが、リモートワークが増えていたり、関係会社なども含めたプロジェクトの場合だと雑談も難しくなってきています。仕事とは関係ない日常の出来事やなんてこと無い会話をできるチャネルを作成しておくこと心理的な安全も保てます。
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最後にチャネルそしてチャットをうまく活用するために行うべきなのが運用ルールを決めておくことです。おすすめの運用ルールをご紹介します。
何をすべきなのかよりも、何をしないのかを規定するのが重要です。何を投稿すべきでないのかなどの投稿の禁止ルールを決めましょう。例えば、個人情報などプライバシーに関する内容や個人を中傷することを避けるということや、「これ」「あれ」などその場だけでしか伝わらないような「こそあど言葉」を避けるなどがあります。
チャットは時間、場所を気にせずにいつでも会話ができるというメリットがあります。その一方、上司などからメッセージが来てしまうとどのような時間帯でも返信したり、対応してしまうことがあると思います。働き方改革が叫ばれている今、このようなことを避けるためにも利用時間帯を決めておくことがおすすめです。
チャネルを目的別に分けることがおすすめとお伝えしましたが、細分化しすぎてしまった結果、どこに投稿すべきなのかやどこに情報があるのかわからないということが起きてしまいます。このようなことを避けるためにもチャネルを作成するためのルールを規定したり、チャネルの作成は全体が見えているマネジメントや管理者のみに権限を担うなど決めましょう。
いかがでしたでしょうか。Teamsでは会話の方法にはチャネルやチャットの2種類があります。チームや個人で会話をするという意味合いでは大きく異なりますが、しっかり違いを理解しておくことで生産性が大きく異なります。ルールを決めたり、目的別にチャネルを作成するなど色々試してみてチームでのコミュニケーションの効率を高めましょう。
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