マネージャー「自分はチームを上手に管理できているのだろうか？」

今回はマネージャーとしてチームを上手に生かすためのスケジュール管理のコツをお話しします。チームのパフォーマンスを向上させ、安定的に成果を出すために必要な最も初歩的なマネジメントは時間の管理です。

マネジメントの起源はアメリカで開発され、開発者の名前を冠して付けられた「テイラーの科学的管理法」が1900年代の初頭に登場するところまで遡ります。当初は工場で働く労働者の仕事がどれだけの時間で完了するかストップウォッチで測るところから始まりました。つまり、単純労働を行う労働者の生産性を管理するところからスタートし、日本でも大ヒットしたピーター・F・ドラッカーの「マネジメント」の登場以降はナレッジワーカー(知識を用いて仕事をする人々)をいかに上手に管理するかに進化してきました。マネジメントの手法は多様化しているものの、時間の管理が重要であることは以前と変わりません。皆さんもメンバー時代にご自身、または後輩のスケジュール管理も含めてやってこられたことと思います。

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・どうすればチームの生産性を挙げられるだろうか？

・もっと良い管理の仕方はないだろうか？

・前のマネージャーよりも上手にできているだろうか？

・メンバーは仕事に満足しながら業務を遂行出来ているだろうか？

etc..

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マネージャーになった皆さんの悩みは尽きないと思いますが、まずは最もベーシックなマネジメント手法であるスケジュールの管理から身につけていきましょう。

※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsで業務・知見を可視化する方法＜ブラックボックス化を改善するなら＞

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法

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メンバーのスケジュールを上手に管理する前提

スケジュールをジョズに管理する前に準備が必要です。スケジュールを上手に管理することによって、以下のような結果が得られます。

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・当初予定していた成果(売上目標達成、納期に間に合う)が得られ

・業務時間が調整できる(残業時間がなくなる、減る)ことでモチベーションアップ

・業務調整能力アップ(急な仕事の増減に対応できる)

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以上の成果を上げるためには、事前に以下のようなことを決めておく必要があります。

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A.チームが上げるべき成果が何かを明確にしておく

最も重要なのはチームの成果を定義しておくことです。これはスケジュールに限らずマネジメントを行う上で最も重要になります。スケジュールとリンクさせて成果を上げるコツは、KGI・KPIの形で成果を定義し、定量的に把握できるようにすることです。定量的に把握できる形で成果を決めておくことで、改善活動を行なった際によく成ったのか悪く成ったのかフィードバックを得ることができます。

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B.メンバーの仕事へのスタンスを確認しておく

次に重要なのは各メンバーの仕事へのスタンスを確認することです。ここでいうスタンスとは、ワークライフバランス重視か、仕事への情熱重視か、です。ここは給与をもらうサラリーマンですので、残業してでも少しでも手取りを増やしたいか、そうまでして増やしたくないかの問題と言い換えても良いでしょう。年配の方は残業してでも手取りを増やしたいと考える方もいらっしゃると思いますが、若年層では「タイパ」(タイムパフォーマンス)が重視され、残業を嫌っています。残業を嫌う人に残業しなくては消化できないタスクを課すと当然不難が起こりますが、その逆も然りですので、メンバーごとのスタンスの違いを確認しましょう。

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C.チームの外部環境にアンテナを貼っておく

次はチームの外部環境、すなわち会社内でのチームの位置付けです。どのような部署と連携して業務をしているケースが多いのかを把握することは特に需要で、自分のチームで仕事をスピードアップしても次の工程を担当する部署や、自分オンチームの前工程の部署での仕事が遅いと一時的にスピードが上がっても待ち時間が長くなってしまう可能性もあります。周りの状況も鑑みて生産性を上げていきましょう。

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D.「①〜③」をまとめてメンバーに情報共有できる状態を作っておく

以上の内容は自分で把握するだけでなく、チームのメンバーにもシェアしましょう。他のメンバーにも状況を共有し、共にどうするか考えることでメンバーのモチベーションを高めると同時に自身での改善を促すことができます。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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メンバーのスケジュールを上手に管理するコツ

前提条件が整ったところで、スケジュール管理を上手に行う方法についてみていきましょう。前述のように、チームとしてどのような成果を上げるべきかを意識しながら以下の施策に取り組んでいきましょう。スケジュール管理のコツは以下の６つになります。

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①チームメンバーのスケジュールを共有する

②デッドラインを設定する

③進捗状況の確認

④スケジュールを調整する

⑤リソースのリバランス

⑥コミュニケーションの強化

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必ずしも上記の順番で実施する必要はありませんが、この順番通りに実行した方がスムーズです。順番に詳しくみていきましょう。

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①チームメンバーのスケジュールを共有する

まず最初に、各メンバーのスケジュールを共有することが重要です。メンバーがどのようなタスクに取り組んでいるかを把握することで、タスクの優先順位を設定し、調整することができます。スケジュールの共有にはタスク管理ツールやスケジューリングツールでの共有がおすすめです。また、Teamsやコラボレーションツールなどでもスケジュールツールと連携できますので、コミュニケーションを行うこうしたツールと合わせて利用するとより効率的です。近年では職種に応じたスケジュール管理の専門ツールも登場しているので、スケジュール管理はチームごとのツールにし、コラボレーションツール上で全体のスケジュールを共有できるようにすることもおすすめです。

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②デッドラインを設定する

次は各タスクのデッドラインを設定しましょう。メンバーが各タスクの期限を把握していることは非常に重要です。マネージャーは、チームメンバーがプロジェクトの期限を守るために、タスクに対する締め切りを設定する必要があります。「何を当たり前な！」と思われるかもしれませんが、一応の締切は設定するものの、足りなければ伸ばしましょう、という前提で設定されているケースも多く(そうしないとタスク遂行が難しケースもあると思いますが)「デッドライン」という形で、必ず守らなくてはならない期日を決めておきましょう。

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③進捗状況の確認

デッドラインを設定したら、いよいよタスクを実行に移し、日々モニタリングしていきましょう。マネージャーはメンバーの進捗状況を監視し、メンバーが計画通りに進んでいるかを確認することが重要です。進捗状況の報告を受けることで、問題が発生した場合には、適切な対応を取ることができます。進捗報告は順調であればできるだけ時間をかけずに報告した方がメンバーにとっても時短になりますので、日報ツールなどのシステムを使って進捗共有を行うようにしましょう。コラボレーションツールやスケジュール管理ツールでも同様の機能があるので代替できます。こうしたツールは自担だけでなく、情報蓄積できるので過去に遡って問題が発生した際の経緯も含めて情報共有できるので非常に便利です。

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④スケジュールを調整する

各タスクが進み始めたら、次はスケジュール調整を検討しましょう。日々進捗が報告される中で、メンバーが予定通りに進まない場合、マネージャーは調整が必要な場合にはスケジュールを調整してタスクを再割り当てする必要があります。ここでいう再割り当ては、タスクを分解し、担当者を増やす、またはタスクのデッドラインを調整することを示します。新規の案件などでタスクの中身が不明なまま進めつつ、何をやらなくてはいけないか検討する必要がありますので、こうった場合はタスク分解をすることを前提にデッドラインを決め、分割の際には再調整をする期間も含めておくとスムーズです。

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⑤リソースのリバランス

マネージャーはメンバーのスケジュールを最大限に活用し、リソースを効率的に活用するためにメンバーへも配慮してくことが必要です。例えば、メンバーに多数のタスクを割り当てることはできますが、必要に応じて適切なバランスを保つことが重要です。また、一旦はタスクを割り当てたものの、実行する中でスキルセットが合わないと判明した場合や、他のタスクもあり業務時間が十分に割けない場合、担当者を変えることも検討します。特に、前述の通りデッドラインが明確に決まっている場合は躊躇なく実施する必要があります。担当者を変える場合、メンバー本人としては能力を見限られたような気分になってしまうケースもあります。そういった場合のケアも含めて丁寧に対応しましょう。確実に実行できなかった場合のデメリットを事前に共有しておくことも交代の説得の際には重要です。

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⑥コミュニケーションの強化

最後に、マネージャーは、コミュニケーションを強化し、メンバーと一緒にスケジュールを管理することが必要です。メンバーが何を必要としているかを理解することで、より効果的な管理を実現することができます。コラボレーションツールで日々のコミュニケーションを行うことも重要ですが、1on1ツールなどを利用して個別に深く会話していくことも重要です。前述の「B.メンバーの仕事へのスタンスを確認しておく」でも解説した通り、事前の準備とその後のフォローアップをしていきましょう。

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いかがでしたでしょうか？スケジュール管理は出来て当たり前のマネジメント手法なので安易に考えてしまいがちですが、しっかり取り組むことで大きくチームの生産性を向上させることができます。本稿が皆様のビジネスのお役に立てますと幸いです。

※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsで業務・知見を可視化する方法＜ブラックボックス化を改善するなら＞

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法