Teamsで使用できるVivaインサイトは、有効な時間管理やウェルビーイング向上など、自身がより良い仕事をすることを補助してくれるツールです。

今回の記事では、Vivaインサイトの概要から主要機能まで、詳しくご紹介します。ぜひ参考にしてください。

まずは、TeamsのVivaインサイトとは何かについて、以下の3ステップで解説します。

• Microsoft Vivaシリーズについて
• Viva インサイトとは
• 必要なライセンス

※Teamsを活用した業務管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsで業務・知見を可視化する方法＜ブラックボックス化を改善するなら＞

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法

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Microsoft Vivaシリーズについて

Microsoft Vivaシリーズは、Teams上で利用できる従業員エクスペリエンス プラットフォームです。

Microsoft Vivaには以下のアプリケーションがあります。

• Viva Connections
• Viva Engage
• Viva Insights
• Viva Glint
• Viva Topics
• Viva Learning
• Viva Goals
• Viva Sales

Viva インサイトはこのVivaシリーズのアプリの一つです。

昨今「通勤が減った」「在宅勤務が増えた」「リモートでの会議が増えた」など、企業での働き方が大きく変わりつつあります。

これにより仕事と日常の境目がなくなり、苦労しているという方も多いでしょう。

Microsoft Vivaシリーズのアプリには、これらの悩みを解決するのに役立つ機能が多数用意されています。

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Vivaインサイトとはウェルビーイングや生産性向上のサポートをしてくれるTeamsアプリ

Vivaインサイトとは、自身のウェルビーイングや生産性向上のサポートをしてくれるTeamsアプリです。

自身の作業内容から、生産性の確認や同僚との関係性を確認して、インサイト(気づき)を提供してくれます。また、フォーカス時間を設定して集中する時間を確保したり、称賛を同僚へ送信して感謝を伝えることなどが可能です。

業務効率化に直接的にかかわるツールではありませんが、ウェルビーイングが向上し、充実して仕事ができるようになるでしょう。

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必要なライセンス

Microsoft Vivaシリーズのアプリを利用するには、以下2つのいずれかのライセンスが必要となります。

• Microsoft 365
• Microsoft Viva スイート

Microsoft 365は、月額料金を支払うことで、Microsoft社が提供しているさまざまなアプリケーションを利用できるサービスです。

Microsoft 365を契約していれば、Microsoft Vivaシリーズのアプリの基本的な機能は利用することができます。

これに対し、Microsoft Viva スイートを契約すれば、Microsoft 365に含まれている機能に加えて「学習の推奨、追跡、サードパーティ統合」や、「AI 駆動のコンテンツ整理と検出」など、さまざまな追加機能を利用できるようになります。

（詳細：Microsoft Viva のプランと価格）

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TeamsでVivaインサイトを利用する方法

続いて、TeamsでVivaインサイトを利用する方法をご紹介します。

まずはTeamsにVivaインサイトのアプリを追加しましょう。

Teamsメニューから「アプリ」をクリックし、検索バーに「viva」と入力します。するとVivaシリーズのアプリなどが表示されます。

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「Vivaインサイト」のアプリの「追加」ボタンをクリックします。

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続いて表示されるアプリ追加ウィザードにて、「追加」ボタンをクリックしましょう。

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すると、Teams画面にVivaインサイトが表示されました。

以上でVivaインサイトの利用準備が整いました。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teamsで使えるVivaインサイトの機能

続いて、Vivaインサイトで利用できる以下5つの機能をご紹介します。

• フォーカス時間を設定する
• 称賛を同僚に送信する
• 自分の気持ちを記録する
• 生産性の確認
• 同僚との関係性を確認する

ぜひ参考にしてください。

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フォーカス時間を設定する

Teamsで使えるVivaインサイトの機能の一つ目は、フォーカス時間の設定です。

Viva インサイトで最もおすすめの機能で、自身が仕事に集中するために、非常に使える機能です。

フォーカス時間の設定は、毎日決まった時間に自身が仕事にフォーカスする時間を設定できます。その時間中はメッセージの通知が制限され、自身がより仕事に集中できる環境を整えることが可能です。

「ウェルビーイング」タブ＞「毎日のフォーカス計画を設定する」をクリックすると、ウィザードが表示されます。

フォーカス時間をいつ・どのくらい確保するか、またその時間中のチャット通知有無をどうするかを設定可能です。

人間は、チャットやメールなどの通知を見ると、その通知に気を取られて一気に集中力がなくなります。また、朝が一番集中力があり、生産性が高い時間帯です。

なのでクリエイティブな仕事を効率よく行うために、朝の数時間にフォーカス時間を「チャット通知OFF」で設定することをおすすめします。

ちなみに、マネージャーが設定内容を見ることはできませんので、安心してフォーカス時間を設定しましょう。

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称賛を同僚に送信する

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Teamsで使えるVivaインサイトの機能の二つ目は、称賛を同僚に送信する機能です。

称賛はTeamsの組織内のメンバーに対して、感謝や称賛などの感情を伝えるための機能です。Teamsでは称賛アプリが単独で利用できますが、その機能がVivaインサイトでも利用可能です。

Vivaインサイトから称賛機能を利用するには、「ホーム」タブ＞「称賛を送る」をクリックします。

すると称賛の送信ウィザードが表示されます。

宛先やどこに送信するか、タイトル・メッセージなどを指定して、送信ボタンをクリックすることで、指定した内容の称賛を相手に送信することができます。

生産性向上に直接かかわる機能ではありませんが、称賛を送信した人・受信した人のウェルビーイングが向上するとても良い機能です。

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自分の気持ちを記録する

Teamsで使えるVivaインサイトの機能の三つ目は、自分の気持ちを記録する「リフレクション」機能です。

自身の感情を記録できる機能で、過去に自分がどのような感情で仕事をしていたかを振り返ることができます。

使い方は非常に簡単で、「ホーム」タブに表示される顔アイコンの中で、自身が最も近い感情をクリックするだけで、リフレクションを記録することができます。

記録した感情はグラフ形式で確認できるため、自身の感情の推移が分かりやすいでしょう。

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生産性の確認

Teamsで使えるVivaインサイトの機能の四つ目は、生産性の確認です。

Viva インサイトの「生産性」タブでは、過去に自身が行った仕事内容から、生産性の確認をすることが可能です。

例えば「会議の習慣」では、過去数週間の範囲で何度会議をしたかや、会議中のマルチタスクの有無などを確認することができます。

そのほかにも、時間通りに終了したかや、1時間以下の会議かどうか（会議時間が長すぎないか）など、さまざまな項目を確認できます。

自身が会議を集中して実施できているかの確認ができるため、仕事のやり方を見返すきっかけとなりです。

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同僚との関係性を確認する

Teamsで使えるVivaインサイトの機能の五つ目は、同僚との関係性を確認する機能です。

Vivaインサイトの「チームワーク」タブでは、過去に自身がTeams上で誰と・どれくらい一緒に仕事をしたか等を確認することができます。

自身と最も仕事をしている人はだれかや、コミュニケーションに費やす時間を確認することで、チームメンバーとよりよい関係を築くきっかけとなるでしょう。

また「重要な連絡先の候補」は、使用した連絡先の中で、Teamsがお気に入りとしてピン止めすることを推奨するユーザーが表示されます。

ユーザーを連絡先にピン止めしておけば対象ユーザーを見つけやすくなるため、有効に活用しましょう。

Vivaインサイトは、従業員の生産性向上やウェルビーイング向上を、効果的にサポートしてくれるアプリケーションです。

フォーカス時間を設定して集中する時間を設ける機能や、称賛をチームメンバーへ送信して良い関係を気づくきっかけとする機能など、さまざまな角度から働くことへの満足度アップを助けてくれます。