Teamsには様々な機能があり、それぞれの機能を有効活用することで、日々の作業を効率化することが可能です。

今回の記事ではTeamsの便利な機能5選から、作業効率化を実現した事例までご紹介します。

※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsアプリでバックオフィス業務を効率化する方法

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日々の作業を効率化できるTeamsの機能5選

ここからは、日々の作業を効率化できるTeamsの機能5選をご紹介します。

• チャット
• Web会議
• ファイル共有
• ファイル共同編集
• 業務効率化アプリ

それぞれ詳しく解説します。

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チャット機能

日々の作業を効率化できるTeamsの機能の一つ目は、チャット機能です。

チャットはTeamsの基本的な機能の一つで、LINEでのチャットのように、会話をしているようなイメージで文字のやり取りが可能な機能です。

組織内での個人間のチャットはもちろん、チームやグループで複数人でのやり取りも可能です。

普段社内でのやり取りをメールで行っている場合は、そのやり取りをチャットで行うことで、日々の作業の効率化が期待できます。

日本人のメール文面は宛先の指定や挨拶から始まり、「よろしくお願いいたします。」等の文章で締める事が礼儀とされているため、要件以外にも無駄な部分が多いです。

また、文章を読まなければ誰に送っているかが分からず、リアルタイム性も低いため、コミュニケーションの速度が遅くなってしまいます。

チャットであれば用件だけを送りやすく、個人間でのやり取りが可能であるため、コミュニケーションの内容が明確となります。

また、チーム間ではメンション機能を使用すればメンションされたユーザーに通知されるため宛先が分かりやすく、リアルタイム性が高いため、コミュニケーションがスピーディーになります。

これらの理由から、社内のメールコミュニケーションをチャットに移行することで、スピーディーかつ明確なコミュニケーションを行えるようになるでしょう。

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Web会議機能

日々の作業を効率化できるTeamsの機能の二つ目は、Web会議機能です。

Web会議機能では、PCにイヤホンマイクやヘッドセットを接続することで、音声での通話が可能です。また、Webカメラを接続することで、ビデオ通話が可能となります。

また、PC画面の共有が可能ですので、Power Pointの資料やExcelをPC画面で共有しながら会議ができます。

さらにWhiteboard機能を活用することで、発表中の画面に直接ペンでの書き込みや、付箋貼り付け、文字入力などができますので、従来のホワイトボードを使用した会議と同じような会議進行も可能となります。

TeamsのWeb会議機能を活用することで、参加者が会議室に集まる必要が無くなるため、会議室の空き状況を見計らって会議を設定するような必要がなくなります。

また、参加者は場所を問わず、自宅にいても会議への参加が可能ですので、テレワークを推進するうえでも必要不可欠となる機能と言えるでしょう。

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ファイル共有機能

日々の作業を効率化できるTeamsの機能の三つ目は、ファイル共有機能です。

TeamsではExcelやWordなどをはじめ、様々なファイルをチャット等で共有することが可能です。

個人チャットやチームでのチャットで、メッセージとともにファイルを共有できるため、従来メールにファイルを添付して行っていたようなコミュニケーションをTeams上で行うことができます。

また、チャットはメールに比べて手軽にファイル送信ができるため、コミュニケーションの速度が上がり、作業効率化につながるでしょう。

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ファイル共同編集機能

日々の作業を効率化できるTeamsの機能の四つ目は、ファイル共同編集機能です。

Teamsではチャットで共有したExcelやWordなどのOfficeファイルを、Teams上で共同編集することが可能です。

もし複数のチームメンバーで一つのファイルを編集したい場合に、メールに添付して共有を行うと、各個人で編集を行って再度メールに添付するという手間が発生します。

また、最新ファイルが分かりづらくなってしまい、古いファイルを誤って更新してしまうようなケースもあるでしょう。

Teamsのファイル共同編集機能を活用すれば、Office等のファイルを複数人でリアルタイムに編集することが可能です。

メールのようにいちいち添付するような手間は無く、最新ファイルもわかりやすいため日々の作業の無駄がなくなり、業務を効率化できるでしょう。

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業務効率化アプリ

日々の作業を効率化できるTeamsの機能の五つ目は、業務効率化アプリです。

Teams上では、Microsoft社製のアプリをはじめ、様々なアプリケーションを利用可能です。

業務効率化アプリには以下のようなアプリケーションがあります。

• Planner：チームのタスク管理用ツール
• Forms：Webで使用可能なフォーム作成ツール
• SharePoint：ファイル保存用の大規模ライブラリ
• Power Automate：RPAが作成できるノーコードツール
• Power Virtual Agents：チャットボットが作成できるノーコードツール

上記は一例であり、他にも数多くの業務効率化アプリを使用することができます。

Microsoft365の契約をしていれば、多くのアプリを無料で利用することができますが、サードパーティ製の一部のアプリには有料の物もありますので、注意しておきましょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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Teamsで作業効率化を実現した事例

最後に、Teamsの機能を活用して作業効率化を実現した事例をご紹介します。

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TeamsのWeb会議機能を学校で活用した事例

まずは、東京都立光明学園がTeamsのWeb会議機能を学校で活用して、遠隔での授業を成功させた事例をご紹介します。

東京都立光明学園は、新型コロナウィルスの流行によって休校となった際に、当初はビデオ会議システムを使用してのリモート授業を行っていました。

しかし、授業に必要なファイルを生徒とやり取りしたり、ビデオ会議以外でのコミュニケーションの方法についてなど、様々な課題がありました。

そこでTeamsを導入し、リモート授業についてWeb会議機能を使用して実施することで、環境が劇的に改善しました。

生徒とのファイルのやり取りがスムーズになったほか、画面共有機能を活用することで、プログラミングの教育時に生徒の画面をリアルタイムで確認することができるようになり、進捗確認がスムーズに可能となりました。

また、個別の学習のみでなく、生徒同士がリアルタイムに共同作業を行うような授業も実現でき、リモート授業の効率化に成功しました。

このように、リモートでのWeb会議機能は会議としてのみでなく、授業やセミナーなど、様々なことで活用が期待できます。

(参考：https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/column-teams-case-study.aspx#primaryR9)

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Teamsの業務効率化アプリを製造業で活用した事例

続いて、鹿島建設株式会社がTeamsの業務効率化アプリを製造業の現場部門で活用して、進捗状況共有の効率化を成功させた事例をご紹介します。

鹿島建設株式会社において、Teams導入以前の情報伝達方法は、紙や口頭での伝達が主流でした。

現場での作業員が手書きで管理表に進捗を書きこみ、それを見た社員がPCへデータ入力を行い、そのデータを印刷して運用するという作業を行っていました。

上記では無駄な作業が多いことや、時間のロスが大きいという課題がありました。

そこで、Teamsの業務効率化アプリである「Forms」「Power Automate」「SharePoint」を使用したアプリをスマートフォンで活用する運用を実施しました。

この仕組みは、Formsで作成した画面をスマートフォンで表示して入力を行うと、Power Automateで作成したワークフローを介して、SharePoint上の関係者全員が参照できるExcel管理表へ自動データ反映を行うという内容です。

これにより、情報の収集から入力、共有にかかっていた時間が大幅に削減でき、作業進捗もリアルタイムに確認できるようになって、非常に大きな効果が出た事例となります。

この事例をはじめ、業務効率化アプリには様々な機能、用途があり、うまく活用することで日々の作業の効率化や自動化が期待できるでしょう。

(参考：https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/column-teams-case-study.aspx#primaryR10)