.png)
.png)
.png)
.png)
Teamsには普段PCで行っている事務処理などのバックオフィス業務を効率化することができるアプリが数多く存在します。
バックオフィス業務も大切な業務ですが、毎日行うことですので可能な限り効率化して対応する時間を削減したいですよね。
今回の記事では、勤怠管理業務と社内問い合わせ業務について、Teamsアプリの「Forms」「Wiki」「Power Virtual Agents」を使用して効率化をする方法を具体的にご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
※Teamsを活用した社内情報共有については以下の記事でも詳しく解説しています。
社内FAQ管理をTeamsで完結させる方法【作り方・運用方法まで】
Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞
昨今では新型コロナウィルス対策としてテレワークが推進され、在宅で仕事を行うことが増えた企業も多いでしょう。
しかし管理者の立場からすると、部署のメンバーがしっかりと始業時間に勤務を行っているかどうか、判断しづらいというデメリットもありますよね。
そのような場合は「Forms」アプリを使用して、出社・退社の選択肢のみのフォームを作成し、出退社時にそのフォームに回答するようにして部署内で運用することで、勤怠管理が可能です。
PCから回答できることはもちろん、フォームのURLを共有すればスマホからも回答が可能となります。
回答結果についてはTeams上で確認できることはもちろん、Excelへ一覧形式で出力することもできますので、管理者の方も結果の確認が容易です。
まずはTeamsに「Forms」アプリを追加しましょう。
勤怠管理を行いたいチーム＞チャネルの「+(タブを追加)」をクリックし、タブを追加します。
表示されたタブを追加画面で「Forms」を選択します。
任意の名前を指定し、タブを追加します。
タイトルをクリックすることで、このフォームに関する説明を入力することが可能です。分かりやすい説明を入力しておきましょう。
続いて「+ 新規追加」ボタンをクリックし、表示された選択肢の中から「選択肢」をクリックします。
表示された画面で「質問」と「回答」を入力します。
今回は出退社の管理が目的ですので、上記のように出退社のいずれかを問う内容の質問と、出社・退社の回答を設定しましょう。
以上でフォームの作成は完了です。
続いて「回答を収集」をクリックして、このフォームを共有する方法を選択しましょう。
フォームの共有は「URL」「メール」「QRコード」のほか、Webサイトに「埋め込み」するためのHTMLタグを発行することができますので、任意の方法で共有を行いましょう。
回答はフォームを開き、出社の場合は「出社」を、退社の場合は「退社」を選択して「送信」ボタンをクリックするだけです。
下記の回答完了メッセージが表示されれば、回答は完了です。
回答の結果を確認するには、Formsの「応答」タブをクリックしましょう。
この画面で回答結果の確認ができます。Excelで一覧形式で確認したい場合は「Excelで開く」ボタンをクリックして、Excelを出力しましょう。
普段社内からの問い合わせを頻繁に受ける部署の方の中には、問い合わせ対応に多くの時間を割かれ、他の業務をする時間が取れないという方も多いでしょう。
そのようなときは、Teamsアプリの「Wiki」や「Power Virtual Agents」を使用して、社内問合せ業務を効率化する事をオススメします。
TeamsのWikiを使用して、よくある社内問い合わせ内容や、それに対する回答をWikiに集約して全社に公開しておけば、FAQページとして活用できます。
自部署以外に公開することが難しい場合でも、問い合わせがあった際にWikiを見て、スピーディーに回答することが可能となります。
また、実装するハードルは高いですが、「Power Virtual Agents」を使用してチャットボットを作成し、社内問い合わせを自動化してしまえば、問い合わせ対応の時間は激減するでしょう。
それぞれ詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
まずはTeamsの「Wiki」を使用して、社内問い合わせを管理する方法を解説します。
TeamsでWikiの使用を開始するには、Wikiを追加したいチーム＞チャネルの「+(タブを追加)」をクリックします。
表示されたタブを追加画面でWikiを選択します。
Wikiのタブ名設定画面が出てきますので、任意の名前を入力し「保存」ボタンをクリックします。
するとチャネルにWikiのタブが追加されます。
Wikiは大きく「ページ」と「セクション」に分かれており、一つのページの下に複数のセクションが構成される仕組みとなっています。
ナレッジの詳細はセクションに記載するようになります。内容を編集したい場合はセクション名やテキストに直接入力することで編集可能となります。
ページを追加したい場合は、Wikiメニューを展開し、メニュー下部の「新しいページ」をクリックすることで、ページの追加が可能です。
セクションを追加したい場合は、セクションを追加したいページの一番下までスクロールし、「+ ここに新しいセクションを追加」をクリックすることで、セクションを追加できます。
.png)
※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。
次に「Power Virtual Agents」を使用してチャットボットを作成し、社内問い合わせ業務を自動化する方法を解説します。
まずはPower Virtual Agentsを起動しましょう。Teams画面の左側のメニューから「・・・(三点リーダー)」を選択し、「Power Virtual Agents」をクリックします。
表示されたPower Virtual Agentsの画面上部の「チャットボット」タブを選択します。
Power Virtual Agentsにてチャットボットを作成したことがない場合は、下図のような画面が表示されます。「新しいチャットボット」ボタンをクリックし、チャットボットの作成を開始しましょう。
すると「チャットボットを作成する」画面が表示されます。
この画面で作成するチャットボットの所有者となるチームを選択し、画面下部の「続行します」をクリックします。
チャットボットの使用開始設定が完了すると、下図のような画面が表示されます。
続いて、社内問い合わせのチャットボットを作成するため、先ほど選択したチーム名をクリックし、「+ 新しいチャットボット」をクリックします。
表示された画面にてボット名を指定し、「作成」ボタンをクリックします。
続いて、トピックを作成します。
Power Virtual Agentsにおけるトピックとは質問されるテーマについての話題のようなものです。
例えば「勤怠システムについて」や、「有給休暇の申請方法」など、質問者が質問したいことについての話題がトピックとなります。
トピックを作成するには、先ほど作成したチャットボットの画面で「トピックに移動する」をクリックします。
表示されたトピック画面で「+ 新しいトピック」をクリックして、トピックの作成を開始します。
トピックには、このトピックを実行するトリガーとなるフレーズを決め、それに対する処理を作成していく流れとなります。
トリガーフレーズは、フレーズの追加欄でフレーズを入力し、「+(追加)」ボタンをクリックして、追加していきます。
フレーズを追加すると、このように追加したフレーズがテキストの下に表示されます。
続いてトリガーフレーズに続く処理を作成していきます。
処理はノードという単位で作成していきます。ノードを追加するには「+(ノードの追加)」をクリックしましょう。
すると上図のとおり、さまざまな種類の選択肢があります。
ノードの選択肢の詳細は以下の通りです。
これらの種類のノードを組み合わせることで、チャットボットを作成していきます。
作成が完了したら、忘れずに「保存」をするようにしましょう。
画面右上の保存ボタンをクリックします。
チャットボットの作成・保存が完了したら、社内に公開する必要があります。
ボットのメイン画面から、「ボットを公開する」を選択しましょう。
そこで表示される画面にて「公開」ボタンをクリックします。
確認メッセージにて「公開」をクリックすることで、公開が完了です。
チャットボットの使用履歴や結果レポートについては、作成したチャットボットの「分析」画面で確認可能です。
作成するハードルが高いPower Virtual Agentsですが、うまく運用すれば社内問い合わせの対応時間削減が一番見込めるアプリですので、ぜひ検討してみてください。
今回はTeamsアプリでバックオフィス業務を効率化する方法をご紹介しました。
Teamsの「Forms」を使用した出退勤管理のほか、「Wiki」や「Power Virtual Agents」を使用した社内問合せ業務の対応時間削減など、Teamsアプリには様々な用途があり、業務効率化を推進することが可能です。
ぜひ今回ご紹介した内容を実践し、バックオフィス業務の効率化を実現しましょう。
※Teamsを活用した社内情報共有については以下の記事でも詳しく解説しています。
本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。
【Teamsに追加して使える】社内ナレッジ共有ツール
researcHR(リサーチャー)
チームの「誰が・何を知ってるか」を集約・共有
✅ナレッジ共有、属人化の解消
✅社内問い合わせの効率化
✅新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。
また、KBE(株)では、Teamsの運用・利活用コンサルティングを行っております。
企業やチームに最適のTeams運用方法を設計します。初回のご相談無料ですので、ぜひ一度お試しください。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeamsアプリ活用事例をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した日報/週報 運用事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した新人オンボーディング事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したMTG/1on1 代替事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。（Microsoft公式ソリューション、日経新聞に掲載）
その過程で蓄積された様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。
researcHRは、Teamsに追加するだけで、
メンバーの「誰が・何を知っているか」を自動で収集し、
回答をAIが自動でポジティブ・ネガティブチェックすることで、自然なデータを算出。
さらに、算出されたデータから「要注視」ポイントをレポートでお渡しします。
“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse tincidunt sagittis eros. Quisque quis euismod lorem.”
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した日報/週報 運用事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したコミュニケーションの課題解決事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したMTG/1on1 削減事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したエンゲージメント可視化・向上の事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した新人オンボーディング事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した人事データ『収集』事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したノウフー（Know Who）の事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したコンディション把握の事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した休職・退職の検知事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。
コンサルティングサービスでは、その過程で蓄積された様々な企業のTeams運用事例をお伝えします。
researcHR（リサーチャー）をはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した社内問い合わせの効率化事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用した情報共有の活性化事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsアプリを活用したナレッジ共有文化の定着化事例やTIPS」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「デジタル・データを起点とした新しいナレッジマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業のTeams使用事例やTIPSをお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「デジタル・データを起点とした新しいマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Slackを活用したマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、様々な企業の「Teamsを活用したマネジメント事例」をお伝えします。
KBE株式会社が提供する、researcHRの「コンディション 分析・レポート機能」の概要や、実際のケースを基にした分析レポートを資料としてお伝えします。
KBE株式会社では、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供しています。
コンサルティングサービスでは、その過程で蓄積された様々な企業のTeams運用事例をお伝えします。
researcHR（リサーチャー）をはじめて知っていただく方に向けて、わかりやすく基本機能や活用シーンをご紹介します。
researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。
既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。
✅ナレッジ共有、属人化の解消
✅社内問い合わせの効率化
✅新人・異動者のフォローアップ
にお困りの際はぜひご相談ください。
researcHRをTeams/Slackに追加するだけで、AIがメンバーの状況を収集するため、業務の状況やナレッジが自動で蓄積されます。
既存のナレッジ共有ツールやシステムで、「ログインされない」「データ入力/更新されない」「検索・活用できない」といった悩みを抱える方は、ぜひお問い合わせください。
※KBE株式会社が、ナレッジ共有TeamsアプリresearcHRを提供する過程で蓄積された、
様々な企業のTeams/Slack運用事例をお伝えします。
.png)
