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Teamsを活用して「情報共有」を行う際の注意点・TIPS

November 14, 2021

テレワークで業務を進めるうえで必須となったコミュニケーションツール。多くの企業で導入されているのが、Office製品と非常に相性がよい「Microsoft Teams」です。

Web会議ツールやビジネスチャットとして認識されていることの多いTeamsですが、一番のメリットは「チーム」を作成してチームメンバー内での情報共有やファイル共有が出来ることです。

また、各種Office製品やOneDriveと同期させたりすることで、普段のPCの操作性と何ら変わらない使い勝手で利便性を向上させることもできます。

緊急事態宣言が解除され、出社勤務へ変更になった会社も多いようですが、Teamsは社内コミュニケーションの中心として今後も活用が期待できます。しかし、便利な反面しっかりと使い方を把握していないと、セキュリティ事故の原因となったり、逆に使いにくくなってしまう場合もあります。

今回は、Teamsを活用していく上で知っておきたい情報共有の方法と運用していく上での注意点をご紹介したいと思います。

Teamsファイル共有機能について

通常、他のチームメンバーとファイルを共有する際は、社内のサーバーのどこかへファイルを格納して連絡するか、小さいファイルであればメールで共有することが一般的ではないかと思います。

しかし、この方法だとファイルが更新されたときに再度連絡を行う必要がありますし、サーバー内に格納しているファイルを誰かが開いていると、他のメンバーが更新できないといった煩わしさがあります。

Teams内のファイルの格納先は、クラウドストレージのSharePointと接続されていますので場所を問わず、自由にアクセスして共同編集することも可能です。

このファイル共有機能を有効に活用することで、業務の生産性を向上させることもできますので有効に活用しましょう。

Teamsファイル共有機能の活用法①チームメンバー内ファイル共有

チームメンバー内で同じリストを管理していたり、資料などを共同で編集したい場合は、チーム内の「ファイル」へ共有したいファイルを格納することで、共同編集が可能になります。

また、チーム内にチャネルを作成して管理している場合は、それぞれに格納することができます。

画面上部の「ファイル」をクリックすると、現在格納されているファイル一覧が表示されます。「アップロード」ボタンをクリックしてファイルを選択するか、ファイルをドラッグアンドドロップすることで、新たなファイルを格納できます。

Officeファイルの場合は、格納したファイルを直接デスクトップアプリで開くことができます。Teams内で開くことも可能ですが、普段と同じような使い勝手で編集作業ができるので、デスクトップアプリで開くことをお勧めします。

Teams内にファイルを格納しておけば、他のチームメンバーと同時にファイル編集をすることも可能です。また、それぞれが編集を加えたタイミングでファイルが更新されますので、更新タイミングなどは特に気にせず編集できます。

Teamsファイル共有機能の活用法②チームメンバー外とのファイル共有

チームメンバー内と共同編集していたファイルを、他の人へ共有する場合は、画面上部の「リンクをコピー」をクリックして、共有リンクを発行します。

ここで発行するリンクは、Teams内で直接開くリンクとSharePointへアクセスするリンクの2種類が選べます。

任意の共有方法を選択して、リンクをコピーしましょう。このリンクを共有したい相手へ教えることで、直接ファイルを送信しなくともファイルの共有が可能になります。

サイズの大きいファイルを共有するときなどに有効に活用できます。またチームメンバー内で共有する場合と同様に共同編集も可能になります。

Teamsファイル共有機能の活用法③OneDriveアプリを使った同期

Microsoft 365のBusinessプランには、1TBのOneDrive利用権が含まれていますので、利用されている会社も多いかと思います。

このOneDriveアプリを通して、Teams内のファイルをエクスプローラーと同期することができます。

これによってエクスプローラー上からTeams内のファイルを操作することができるので、通常のローカル上のPCを操作するようにファイル操作を行うことができます。

① 同期したいチャネルのファイルタブから、「SharePointで開く」を選びます。チーム全体のファイルを同期したい場合は、ここで上の階層の「ドキュメント」を選んでください。

② SharePointを開いたら、上部の「同期」ボタンを押すと、OneDriveアプリを通してファイルの同期が行われます。

③ 同期が完了すると、エクスプローラー上に会社の建物のようなアイコンが現れ、同期されたフォルダ類が表示されます。

Teamsファイル共有機能の活用法④情報漏洩に注意

このように非常に便利にファイル操作を行うことができるTeamsですが、誰にでも気軽にファイルを共有ができてしまう為、意図しない情報漏洩が発生する可能性があります。

使用しなくなったファイルは定期的に棚卸を行って管理するようにしましょう。

外部へのファイル共有についてはルールとして制限事項を設けることも一つの手です。

また、自社が契約しているMicrosoft 365のプランによっては、監査機能や暗号化機能が付いているプランもあります。

セキュリティを強化できるオプションも数々用意されていますので、管理者の方は一度プラン見直しを行うのもよいでしょう。


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TeamsのWeb会議機能

Web会議はTeamsのメイン機能の一つです。社内に限らず、外部の方とWeb会議を通して打ち合わせをするケースが増えているかと思います。

このとき、PowerPointなどを使って資料を共有することがほとんどだと思いますが、共有する画面設定を注意しないと、メールの通知やPC上のファイル情報など、見られてはいけないものまで画面に表示されてしまう可能性があります。

特に、社外の方とWeb会議中にこのような情報が画面に出てしまうと、意図せぬ情報漏洩の原因になってしまう可能性があります。

普段からファイルやメールを開いたまま作業を行っている人は要注意です。

ここでは、そのような事態とならないよう、TeamsでWeb会議を行う際の画面共有方法について、より安全な共有方法をご紹介していきます。

Web会議利用時の注意点①画面共有時はアプリを指定する

通常、Web会議中に画面共有を行う場合、右上の画面共有アイコンから任意の画面を会議メンバーへ映し出すようになりますが、一番上の「画面」から画面共有をしてしまうと、デスクトップのすべての情報が共有されます。

エクスプローラーに表示されるファイル名や、メールの受信通知など、全てが共有されることになってしまいますのでお勧めしません。

ほとんどの場合が、ある特定の資料を相手に共有するケースかと思います。

その場合、あらかじめ映し出す資料を開いておき、「ウィンドウ」から共有したい資料を選択します。

こうすることで、Teamsの画面には指定したウィンドウのみ表示されるようになり、その他の画面上にあるものは映らなくなります。誤って近くで重要ファイルを開いていたとしても共有されませんので安心です。

Web会議利用時の注意点②会議に必要のないファイルや画面は閉じておく

ブラウザや複数のアプリケーションを駆使して画面共有する必要がある場合は、「画面」モードで共有する必要が出てくるかと思います。

このとき、Outlookのメール通知やその他のアプリケーションのプッシュ通知などもすべて画面上に映り込んでしまいます。

外部へ見られてはいけない画面が参加者全員に共有されてしまうことにもなりかねませんので、基本的にWeb会議時は必要のないファイルやアプリケーションは閉じて置くようにしましょう。

Web会議利用時の注意点③PowerPointでのプレゼンはTeams連携機能を使う

資料をまとめてプレゼンをするときは、おもにPowerPointを活用して発表を行う方がほとんどでしょう。

最新のTeamsアップデートで、会議中にPowerPoint側から直接画面共有することが可能になっています。

PowerPoint右上の「Teamsでプレゼンテーション」を押すと会議中の画面に直接プレゼンテーションを行うことができます。このとき自分の画面は自動的に発表者ツールとなり相手側にはスライドのみ表示されるようになります。

あとはプロジェクターへ投影する時と同じようにレーザーポインターモードへ変更して、内容を説明しつつプレゼンを進めることができます。

まとめ

在宅勤務を継続している会社も、出社勤務へ戻った会社も、今後のアフターコロナにおける仕事の進め方で重要な役割を担ってくるTeamsですが、

とても便利に活用できる反面、しっかりと特性を理解して対策をしておかないと予期せぬトラブルの元にもなりかねません。

また、正しい使い方をマスターして、業務にあったカスタマイズを行うことによって、対面で仕事をしていたときよりも、業務の効率化を図ることができます。

ぜひ今回の記事を参考にしていただいて、正しいTeamsの使い方や特性をマスターして、アフターコロナでの業務効率化へ役立ててください。


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