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Teamsでは各メンバーとのチャットを通じてファイルを共有することができます。メールにファイルを添付することでファイルを共有する方法もありますが、リアルタイムで情報交換をするチャットでは、状況に応じてファイルをすぐに共有したいケースがあります。ここでは、そうした際に、Teamsのチャットにおいてファイルを共有する機能をご紹介します。
※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。
Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞
ファイルを共有する際はチャットルームの一番下にあるクリップマークを押します。
その後、「OneDrive」または「コンピューターからアップロード」をクリックします。自分の「OneDrive」上にあるファイルを共有したい場合は「OneDrive」をクリックします。
「OneDrive」をクリックすると自分のOneDriveに保存されているフォルダやファイル一覧が表示されます。
①共有したいファイルを選択し、②「共有」ボタンをクリックします。
先程選択したファイルがチャット上にアップロードされます。
PCのEnterキーを押すとファイルがチャットの相手に共有されます。
自分のPC上にあるファイルを共有したい場合は、チャットルームの一番下にあるクリップマークを押し「コンピューターからアップロード」をクリックします。
ファイル一覧が表示されますので、共有したいファイルを選択し「開く」をクリックします。
先程選択したファイルがチャット上にアップロードされます。
PCのEnterキーを押すとファイルがチャットの相手に共有されます。
自分のPC上にあるファイルをマウスで左クリックしたままチャットにドラッグ&ドロップすることでファイルをチャットに共有することもできます。先述したPC内にあるファイル一覧から共有したいファイルを選択する方法よりも、このドラッグ&ドロップしてファイルを共有する方法がより簡単でスピーディーにできますのでお薦めです。
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チャットで共有したファイルはOneDriveとTeamsの「ファイル」に保存されます。共有したファイルを確認する際は、過去のチャットを遡って該当のファイルを探すよりも、後述で説明する方法で探す方がより簡単で便利です。
OneDrive上では「Microsoft Teamsチャットファイル」というフォルダ配下に、チャットで共有したファイルが保存されます。このフォルダに保存されるファイルは、自分からチャットの相手に送ったファイルが対象となります。
Teamsの「ファイル」というタブをクリックすると、チャットで共有したファイルが表示されます。ここに表示されるファイルは自分だけでなく、チャットの相手が自分に共有したファイルも表示されます。「Microsoft Teamsチャットファイル」では、相手が共有したファイルが表示されませんでしたので、この点がTeamsの「ファイル」と異なる機能です。
ここではチャットで共有したファイルの削除方法について説明します。ファイルを削除する方法は以下の２つの方法があります。
ファイルを送ったチャットメッセージにマウスを合わせると右上に「…」マークが表示されますのでそれをクリックします。プルダウンが表示された後にプルダウン一覧にある「削除」を押すと共有したファイルを削除することができます。(※削除できるファイルは、自分が共有したファイルのみが対象となります。相手が共有したファイルは対象となりません。)
OneDriveからファイルを削除するには、「Microsoft Teamsチャットファイル」フォルダを開きます。①削除したい該当のファイルにチェック入れてから、②「削除」をクリックするとファイルの削除が完了します。
※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。
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