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Teamsタスク管理ツール【Planner/To-Do/Tasks in Teams】の使い方と機能比較

October 17, 2021

To Do、Planner、 そしてTasks in Teams・・・便利そうなタスク管理アプリは様々ありますが、「どれを」「どんな時に」「どう」使ってよいかが、イマイチ分からないという方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、To Do、Planner、 Tasks in Teamsそれぞれの使い方を、すぐにタスク管理に役立てられるよう画像付きで分かりやすく解説します。

■To Do/Planner/Tasks in Teamsの使い分け

「使い分け」については以下3点をおさえるだけで、「どれを」「どんな時に」を一気に理解できます。

✓「To Do」は個人のタスク管理
✓「Planner」はチームのタスク管理
✓「Tasks in Teams」はTeams内で上記2つをまとめて管理

つまり、「To Do」+「Planner」=「Tasks in Teams」とイメージすれば分かりやすいでしょう。

■「To Do」の使い方

「To Do」は個人のタスク管理に最適です。すべきこと(タスク)を一覧化し、リマインダーや期限設定でヌケモレを防止できます。

自分が何をしければならないかをスッキリ管理できるので、タスクの遂行に集中できます。

タスクの作成

まずは「タスク」を作ります。

「To Do」を開くと次のような画面が表示されます。

「+タスクの追加」をクリックし、下記のように「タスク名」を入力するとタスクが追加されます。

タスク名をクリックすると、右側にメニューが現れます。

メニューから該当のタスクに行いたい操作を選択します。

リマインダー通知の設定(通知する)

時間が来たら「ポップアップ」でお知らせしてくれる「リマインダー」を設定できます。

「通知する」をクリックして「通知してほしい日付と時刻」を設定します。

少しわかりづらいですが、時刻は「分単位まで設定可能」です。

ちなみに、設定した時刻が来ると下記のように、他の作業をしていても知らせてくれます。

(スピーカーがONの場合はピロン♪という音もなります)

期限日の追加

「期限日の追加」をクリックして「期限の日付」を設定します。

上記のようにタスクに期限が追記されます。

繰り返しの設定

例えば、毎週開催される会議や、週間報告/月間報告のような場合は、「繰り返し」の設定が有効です。

以下のように、「毎日」~「毎年」まで選んでも良いですし、「ユーザー設定」から設定すれば、例えば2週間毎や3か月毎のような、変則的な繰り返し設定も可能です。

ファイルの追加

1タスクにつき25MBまでのファイル添付が可能です。

タスクに関連するPDF、メモ、画像など関連資料を添付しておけば、資料を探す手間を省け、効率アップを図れます。

ステップの追加

ひとつのタスクのなかにもすべきことが複数ある場合などは、ステップを設定すると良いでしょう。

具体例:

タスク=全社会議

ステップ=①会議スケジュール作成、②会議室予約、②参加者確認…

完了済みにする

完了したタスクは、タスク左横にある「〇」をおすとチェックが入り、完了済みとなります。

タスクを終えるたびにタスクリストが減り、完了済みが増えると達成感があります。


※researcHR(リサーチャー)は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。


■「Planner」の使い方

「Planner」はチームのタスク管理に最適です。

例えば「各メンバーがどの作業(タスク)の担当で、進捗はどんな状態か」を見える化できます。

部署内や部署間で、共同プロジェクトや作業を行う際に役立つでしょう。

基本画面「ボード」と基本構成「プラン > バケット > タスク」

Plannerの基本画面である「ボード」で、各プランの管理を行います。

「ボード」は、「Plannerハブ」→対象の「プラン」をクリックで開けます。

「プラン」は大項目で、いわゆるプロジェクトです。
「バケット」は中項目で、次項目のタスクを分類毎にひとまとめにしたものです。
「タスク」は小項目で、具体的な作業です。

具体例としては、下記のようなイメージです。

具体例1:

✔プラン=役職別ビジネスマナー研修会
✔バケット=課長以上マナー研修/主任~係長マナー研修/一般社員マナー研修
✔タスク=バケット内それぞれの作業

もちろん、「バケット」も自由に項目名を変更できるので、下記のように異なる切り口(例:準備項目ごと)で分類することも可能です。

具体例2:

✔プラン=役職別ビジネスマナー研修会
*バケット=講師依頼/会場手配・準備/社内案内
✔タスク=バケット内それぞれの作業

プランの作成

Planner のプランを作成する手順を解説します。

①「+ 新しいプラン」をクリック。

②「プラン名」を入力し、プライバシー設定を選択(基本的にプライベートで問題ないでしょう)。

③以下の画面になればプランの完成です。

バケットの作成

バケットの作成は単純です。

はじめは勝手に「To Do」となっていますが、クリックすれば自由な名称に変更できます。

また「新しいバケットの追加」を選択すれば、右に次々にバケットを追加できます。

タスクの作成

具体的な作業である「タスク」を作成します。

バケット内の「+タスクを追加」をクリックし、タスク名を入力します。

この時、「期限の設定」と「(担当者を)割り当てる」を同時に行えますが、タスク名だけ付けて、後からでも操作・設定が可能です。

具体的には、対象のタスクをクリックすれば、下記ウインドウが現れ、ここで、タスクの詳細を設定できます。(例えば、優先度は「緊急/重要/中/低」から選択できます)

「グラフ」で「各タスクの状況/メンバーの負荷状況」などを管理する

「グラフ」では、各タスクの進捗状況や、メンバー毎の負荷状況を管理できます。

以下のサンプル画像は、テスト用プランのためバケット数・タスク数ともに少ないですが、バケットやタスクが複数になった際は、「グラフ」内の項目ごとに管理が可能です。

※各項目の役割

✅[状態]:各タスクが「開始前~完了済み」それぞれどの段階にいくつあるかを比較・把握できる

✅[バケット]:バケット毎のタスク数を比較・把握できます

✅[優先度]:「緊急/重要/中/低」のタスクがそれぞれいくつあるかを比較・把握できます

✅[メンバー]:「メンバー毎」の受け持ちタスク数を比較・把握できます。

スケジュールで納期等を確認する

「スケジュール」では、各タスクの実施期間および納期を確認できます。

カレンダーで週および月ごとで確認でき、「今日何をしないとならないか」「来週はどのくらいの作業ボリュームになるか」なども把握できます。

■「Tasks in Teams(Planner および To Do のタスク)」の使い方

まず、「Tasks in Teams」とは、Teams内にある「Planner および To Do のタスク」のことです。

「Teams」内で、「Plannner」「To Do」で行う操作と同じことができ、それぞれのタスクを一括で管理できます。もちろん、単独アプリの「Plannner」「To Do」へも自動で反映されます。

つまり、「To Do」+「Planner」=「Tasks in Teams(Planner および To Do のタスク)」とイメージすると分かりやすいでしょう。

「Tasks in Teams(Planner および To Do のタスク)」の表示の仕方

Teams内で「Tasks in Teams(以降Planner および To Do のタスク)」の呼び出し方は、左アイコンの一番下「…(3点リーダー)」をクリックし、「Plannner」と検索すれば、表示されます。

クリックすると、以下の画面が現れます。

「自分のタスク To Do」「共有プラン Planner」 がそれぞれ表示されます。

以下のように、自分の「To Do」と「Planner」を一括で管理できるので便利です。

左のアイコン一覧に、常に表示させておきたい場合は、「Planner および To Do のタスク」のアイコン上で右クリックし、「固定」を選択しましょう。

「タスク」の追加

「Planner および To Do のタスク」内で、新しい「タスク」を追加できます。

追加したタスクは、「To Do」単独アプリにも自動で追加(反映)されます。

「プラン」の追加

「Planner および To Do のタスク」内で、新しい「プラン」を追加できます。

「+新しいリストまたはプラン」を選択します。

「名前」に任意のタスク名を追加し、作成場所は「(プランを追加したいチーム名)」を選択、最後に「作成」をクリックすれば完了です。
※テストの横は「General」でOKです

以下の様に、「共有プラン Planner」に追加されます。

また、Teams内でも「Plannner」単独アプリと同様に「タスクの追加」等の操作を自由に行えます。

追加・編集したプランは、「Plannner」単独アプリにも自動で反映されます。

■まとめ

この記事では、「To Do」「Planner」「Tasks in Teams(Planner および To Do のタスク)」、それぞれの使い方を、すぐにタスク管理に役立てられるように解説しました。

ぜひ、「自分のタスク管理/チームのタスク管理」にお役立てください。

特に、Teams内にある「Planner および To Do のタスク」は、「To Do」「Planner」を一括で管理できる便利なツールです。

その他のTeams機能と併用して、業務の効率アップを実現しましょう。


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