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組織のマネージャーの方は、部下の成長状況や成果の確認のために、月報を導入したいと考えている方も多いでしょう。
今回の記事では、Excelを活用した月報集計のコツとテンプレートをご紹介します。月報集計にExcelを用いるメリット・デメリットもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
まずは月報集計の重要性を再確認していきましょう。月報の運用を行うことには以下のような意義があります。
それぞれ詳しく解説します。
※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法
月報集計を行えば、月ごとの成果を客観的に可視化することが可能です。
月ごとの目標に対する実績値や成果、業務に対する進捗状況などを具体的な数値で記入することで、対象者の実績を定量的に評価することが可能です。
例えば営業職の場合、今月にアポを何件取ったかや、商談を行った件数、商談が成立した件数などを記入することで、その人の実績を具体的に知ることができるでしょう。
このように、部下の月ごとの成果を可視化できることが、月報集計が重要な理由の一つです。
月報集計は、個人の成長の判断材料にもなります。
上記のように定量的に実績や成果を記入しておくことで、月ごとに集計した個人の成果について、前月と比較してどのくらい成果が大きくなっているかや、目標値に近づいているかなどが判断できます。
また、月ごとに振り返りを行うことで、PDCAサイクルを回すことができ、個人の成長を加速させることも可能です。
さらに月報の集計値は、人事評価の際にも利用しやすく、様々な用途で利用可能です。
続いて、Excelを活用した月報集計のコツ4選をご紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
Excelを活用した月報集計のコツの一つ目は、成果にフォーカスして項目を設定することです。
当月の組織目標に対する達成率や実績値を具体的に記載して、定量的に実績を把握できるようにしましょう。
例えば営業職の場合で、売上目標の金額に対し、自身の実績金額や達成率を記載することで、目標に対する実績を把握しやすくなります。
実績を明確に把握したうえで、目標設定は適切かどうかや、目標達成の見通しは立っているかなどを判断するといいでしょう。
Excelを活用した月報集計のコツの二つ目は、今月の振り返りや来月の予定を記載することです。
月報集計は、個人の成長におけるPDCAサイクルを回すための良いきっかけとなります。
今月の自身の実績を確認して、良かった点や悪かった点・反省点を振り返り、来月以降にどう活かすかを記載します。
そして来月の目標に向けての行動計画を具体的に策定することで、PDCAの改善サイクルを回すことができます。
このように月報集計で今月の振り返りや来月の予定を記載することで、個人の成長のきっかけにもすることが可能です。
Excelを活用した月報集計のコツの三つ目は、入力項目を必要最小限にすることです。
マネージャーとして、部下の細かい実績まで確認したいという気持ちはわかりますが、部下に月報を入力するのが面倒と思われては、作成する月報の質が下がってしまう恐れがあります。
例えば、月報とは言いつつ日々の作業まで細かく記載するよう求めてしまうと、月報入力に大幅に時間が取られてしまいます。
これにより月報の作成が面倒になってしまい、最も確認したい実績値や振り返り、来月の予定などの質が下がってしまうかもしれません。
月報の項目を設定する際は、あくまで月次での実績集計にフォーカスし、本当に必要な項目のみに絞るようにしましょう。
Excelを活用した月報集計のコツの四つ目は、フォーマットを作成して運用することです。
Excelのフォーマットを作成して運用することで、月報の作成時間を短縮することや、入力データの一貫性を保つことができます。
月報集計のフォーマットがなければ、フォーマットを作成する工数が発生するほか、入力項目が個人に依存してしまい、正しく実績集計ができなくなります。
あらかじめフォーマットを作成しておくことでそのような心配はなくなるため、必ずフォーマットを作成し、運用するようにしましょう。
ここからは、Excelで月報集計をするメリットをご紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
Excelで月報集計をするメリットの一つ目は、無料で運用を開始できる点です。
Excelを導入済みの企業であれば、無料で月報集計の運用ができるため、追加コストがかかりません。
他にも様々な用途で利用できますので、コスト的観点で、Excelは非常に優れているでしょう。
Excelで月報集計をするメリットの二つ目は、操作が分かりやすい点です。
普段から業務でExcelを使用している場合は、上司・部下含めExcelの操作には慣れているでしょう。
このことから、操作方法が分からず困るようなケースが少ないことも、メリットの一つです。
続いて、Excelで月報集計をするデメリットをご紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
Excelで月報集計をするデメリットの一つ目は、部下全員の月報を集計するのに手間がかかる点です。
月報にはその月の振り返りや来月の予定を記載しますので、必然的に部下ごとにファイルを作成するようになります。
もし一つのファイルに報告をまとめてしまうと、部下は恥をかきたくないため失敗を隠したり、同期に知られたくないことを記載しなかったりと、ゆがんだ報告内容となってしまう恐れがあります。
よって必然的に、月報ファイルは部下ごとに作成されるようになります。
もし部下全員の実績値を集計したい場合は、別のエクセルファイルに転記して集計する必要があるため、手間がかかることがデメリットです。
Excelで月報集計をするデメリットの二つ目は、権限設定をしづらい点です。
月報集計のExcelを誰でも見れる場所に保管してしまうと、対象者以外も内容を確認できてしまい、気密性の高い情報まで漏れてしまう可能性があります。
Excel単体では閲覧・編集権限の設定は難しいという点もデメリットとして挙げられます。
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最後に月報集計用のExcelテンプレートを提供します。
入力項目は上図の薄い緑の項目のみです。具体的には以下の5項目であり、非常にシンプルな内容となっています。
達成率については、「実績値÷目標値」の値を自動算出するようにしています。また、「A1～D3」セルの集計欄の合計値・平均値はそれぞれ、SUM関数・AVERAGE関数を使用して自動算出しています。
例えば営業職であれば、毎月の売り上げ目標を目標値に、実際の売り上げを実績値に入れることで、達成率が自動算出されます。
月報集計では実績値の見える化も大切ですが、振り返りや来月の目標・行動計画の記載も非常に大切です。具体的に記入してもらうような運用を目指しましょう。
Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひダウンロードしてご覧ください。
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