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組織内で日報の運用をする際の第一歩として、Excelでの日報管理を検討している方も多いでしょう。
今回の記事では、Excelを活用した日報管理のコツから、メリット・デメリットまで詳しくご紹介します。
※日報管理で汎用的に使えるテンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。
Excelを活用して日報管理をする際は、以下4つのコツを押さえておきましょう。
Excelでの日報管理に限らず、マネージャーとして何かを管理する際は、統一性が非常に重要です。
それぞれ詳しく解説します。
※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法
Excelを活用した日報管理のコツの一つ目は、フォーマットを統一することです。
もしフォーマットが統一されていなければ、どこに何の項目があるかを確認する作業が必要となります。
また業務の進捗度や今後の展望など、入力して貰いたい項目がなければ、適切に部下の作業管理ができない可能性もあります。
なので自身でフォーマットを作成しておき、日報入力時はそのフォーマットに沿って入力し、提出してもらうようにしましょう。
Excelを活用した日報管理のコツの二つ目は、保存場所を統一することです。
部下の作成した日報の保存場所がバラバラだと、それぞれの場所を見に行かなければなりません。
また、メールに日報のExcelを添付する方式だと、その日報をダウンロードして、保存する手間が発生します。
なので日報の保存場所はあらかじめ指定しておき、日報の作成が完了したらそこへ保存してもらい、管理するようにしましょう。
Excelを活用した日報管理のコツの三つ目は、年や月ごとに保存フォルダを分けることです。
前提として、先述の通り日報の保存場所を統一することは非常に大切です。
しかしすべてのファイルを一つのフォルダにまとめてしまうと、運用が数年にわたった場合、ファイル数が膨大になり非常に管理がしづらくなります。
なので年ごとや月ごとなど、一定の期間ごとで保存フォルダを分け、後々の検索性を向上させましょう。
まずは年のフォルダを作成します。
続いて、月のフォルダを作成しましょう。
この作成した月のフォルダ内に、日報のExcelファイルを保存する運用にしましょう。
そうすることで、ある日の日報を見返したいと思い立った際に、ファイルを探しやすくなります。
Excelを活用した日報管理のコツの四つ目は、ファイル名の形式を統一することです。
ファイル名の形式を統一しておくことで、フォルダ内のファイルを並び替えした際に、ファイルを見つけやすくなります。
もし上図のようにファイル名がバラバラだと、ファイルを並び替えても、誰の・いつのファイルがどこにあるかが分かりづらいですよね。
例えばこのように、「作業日(前0埋め)_作業日報_名前.xlsx」など、ファイル名を統一しておくことで、並べ替えした際に日付ごとにファイルが並び、検索性が向上します。
なので、ファイル名の形式は統一しておくようにしましょう。
続いて、Excelで日報管理をするメリットを解説します。Excelで日報管理をするメリットは以下3つです。
それぞれ詳しく解説します。
Excelで日報管理をするメリットの一つ目は、手軽に始めやすい点です。
Excelを導入済みの企業は、追加費用なしで手軽に日報の作成・運用管理を行うことができます。
もし日報管理の専用ツールを導入しようとすると、そのツールの購入費用や保守費用が発生してしまうため、日報運用のハードルが上がってしまいます。
Excelで日報運用を行えばそのような心配はないため、手軽に始められるというメリットがあります。
Excelで日報管理をするメリットの二つ目は、操作方法の教育などが不要という点です。
普段からExcelはさまざまな業務で利用しているという企業も多いでしょう。なのでExcelの操作が分からず、日報入力ができないという人は少ないと考えられます。
専用ツールを購入すると、ツールの使い方の教育が必要となり、その分の手間が発生します。
Excelであればそのような手間がないことが、メリットの一つです。
Excelで日報管理をするメリットの三つ目は、フォーマットの自由度が高い点です。
日報管理の専用ツールで運用を行うと、入力項目が限られてしまうケースがあるかもしれません。入力項目の自由度が高くても、項目配置を細かく決めることまでは困難であるケースも多いです。
Excelであれば自由にフォーマットを作成できますので、自由度という点においては、様々なツールと比較しても群を抜いているでしょう。
次に、Excelで日報管理をするデメリットを解説します。Excelで日報管理をするデメリットは以下3つです。
それぞれ詳しく解説します。
Excelで日報管理をするデメリットの一つ目は、日報データの応用がしづらい点です。
Excelで日報運用をする場合、日ごとにExcelファイルが作成されていきます。なのでデータを見返そうとする場合、一つ一つファイルを確認していく必要があります。
確認したいファイルが一つだけなら問題ありませんが、もし入力データの一覧確認や、入力している作業工数データの集計などを行いたい場合は、ほかのファイルに転記する必要が出てきます。
このように、Excelでの日報管理はデータ応用がしづらいというデメリットがあります。
Excelで日報管理をするデメリットの二つ目は、検索性が低い点です。
先ほどお伝えした日報管理のコツを駆使すれば、指定日・指定者の日報データを検索することはできるようになります。
しかし、A社と取引した日の日報を確認したいが、それがいつだったか分からない場合に、一つ一つExcelファイルを開いて確認していく必要があります。
このように、Excelファイルの検索性が低いことが、大きなデメリットとしてあげられます。
Excelで日報管理をするデメリットの三つ目は、確認連絡には他ツールの利用が必須である点です。
Excelで日報入力をして確認依頼をする際は、口頭連絡やメール・ビジネスチャットなど、他ツールでの連絡が必須となります。
このように日報管理をExcelツールのみで完結できない点も、デメリットの一つです。
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最後に日報管理用のExcelテンプレートを提供します。
これはサンプルのテンプレートとなりますので、自社の運用に合わせて欲しい項目を追加したり、不要な項目は削ったりなど、カスタマイズして運用しましょう。
Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひダウンロードしてご覧ください。
(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集～Excel業務の負荷を削減する方法～
※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。
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