皆さんの会社では在宅ワークを実施していますか？コロナ禍以降、在宅勤務が一般化している昨今、マネジメントの方法も変わらざるを得ない状況となりました。しかし、遠隔でのマネジメントは、対面での管理とは異なる課題があり、多くの会社で試行錯誤が進んでいます。筆者の所属するIT業界では2015年ごろから在宅ワークが取り入れられ、現在ではほぼ定着しています。

今回は、在宅勤務におけるマネジメントのコツと効率的な方法について解説します。在宅ワークで直面する6つの課題に着目し、発生する問題と解決策についてお話しします。

1.コミュニケーション

2.業務の進捗管理

3.メンバーのモチベーション維持

4.在宅勤務の環境整備

5.リモートワークにおける研修・教育

6.業務セキュリティの担保

読み進めることで、お手本にしたい具体例や、実践すべきアイデアが満載の記事になっていますので、ぜひ最後までお付き合いください。

※Teamsを活用したマネジメントの効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

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1.コミュニケーション

課題

遠隔でのマネジメントでは、コミュニケーションが大きな課題です。対面での会話や雰囲気を感じることが難しく、意思疎通がうまくいかないことも少なくありません。

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解決策

この課題を解決するためには、まずは定期的にメンバーとコミュニケーションを取ることが重要です。オンラインミーティングやチャットツールを活用し、リアルタイムでのコミュニケーションを大切にしましょう。また、ビデオ通話を活用することで、顔を見ることができ、より対面に近いコミュニケーションが可能です。また、近年では議事録はAIが作成してくれるようになったので、参加する全員がディスカッションに集中できます。

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具体例

あるIT企業では、在宅勤務のメンバーが毎朝10分間のオンライン朝礼を行っていました。この朝礼(開発チームではデイリースクラムと読んでいました)では、その日の予定や課題を共有し、メンバー同士の連携を深めています。さらに、プロジェクトごとに週次でのミーティングを設定し、プロジェクトの進捗や問題点を話し合います。また、月に1回は全体ミーティングを開催し、各部署の状況や新しい取り組みについて共有しています。このように、定期的なコミュニケーションの機会を設けることで、情報の共有や連携が円滑に進んでいます。

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2.業務の進捗管理

課題

在宅勤務では、業務の進捗状況が把握しにくいことが課題です。また、遠隔でのマネジメントでは、メンバーの業務量が適切かどうか判断しづらいこともあります。

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解決策

進捗管理には、プロジェクト管理ツールを活用しましょう。タスクを見える化し、各メンバーの進捗状況を確認できるようにすることで、スムーズなマネジメントが可能になります。また、定期的にメンバーとの個別ミーティングを実施し、業務量や進捗状況を確認することが重要です。

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具体例

業務進捗の管理にTrelloというプロジェクト管理ツールを使用することが有効です。メンバーは、各自のタスクをカードにまとめ、進捗状況に応じてリストを移動させます。これにより、マネージャーは一目で各メンバーのタスクの進捗状況を把握できます。さらに、週次で1対1のミーティングを行い、業務の進捗や課題について話し合っています。月次でのチームミーティングでは、各メンバーがその月の成果や次月の目標を発表し、透明性を高めることでアカウンタビリティ(自己の責任意識)を向上させています。

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3.メンバーのモチベーション維持

課題

在宅勤務では、メンバーのモチベーションが低下しやすいことが課題です。孤独感や不安感が増し、業務に対する意欲が低下することがあります。

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解決策

メンバーのモチベーションを維持するためには、定期的なフィードバックが大切です。メンバーの成果を評価し、積極的にフィードバックを行いましょう。また、オンラインでの懇親会やイベントを開催し、チームの絆を深めることも効果的です。

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具体例

定期的なオンラインでの懇親会を開催してみましょう。この懇親会では、業務以外の話題で盛り上がり、メンバー同士の絆を深めています。また、メンバーがプライベートで趣味や特技を披露し合う企画を実施しており、その中で新たな発見や共通の趣味を見つけることができます。随時、メンバーの業績に対してポジティブなフィードバックを行い、モチベーションを維持するために役立ちます。

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4.在宅勤務の環境整備

課題

在宅勤務では、メンバーそれぞれの環境が異なるため、働きやすい環境を整えることが課題です。

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解決策

メンバーの在宅勤務環境を整えるために、必要な機材やソフトウェアのサポートを行うことが重要です。企業側がオフィス環境と同等の機器やソフトウェアを提供し、快適な在宅勤務環境を整えましょう。また、適切なリモートワークのマナーを共有し、メンバー同士のトラブルを未然に防ぐことも大切です。

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具体例

あるIT企業では、在宅勤務環境の整備に力を入れていました。まず、在宅勤務に適したオフィス家具（デスク、椅子）を提供し、メンバーの健康や作業効率を維持するためのサポートを行っています。さらに、必要に応じてノイズキャンセリングヘッドフォンや外付けモニターを提供して、快適な作業環境を整えています。

また、企業内のコミュニケーションツールや業務アプリケーションのライセンスを拡充し、在宅勤務でもオフィスと同様の業務効率を維持できるようにしています。さらに、在宅勤務時のトラブルシューティングをサポートする専門チームを設置し、メンバーが遭遇する技術的な問題に迅速に対応できる体制を整えています。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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5.リモートワークにおける研修・教育

課題

在宅勤務では、新入社員や新メンバーの教育が難しいことが課題です。対面での指導や実習が難しく、スキルの習得が遅れることがあります。

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解決策

リモート状況でも新メンバーの教育が行えるよう、オンライン研修プログラムを整備しましょう。また、先輩社員とのオンラインでのメンタリングや、定期的なフィードバックを通じて、スキルの習得や成長をサポートすることが重要です。

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具体例

リモート状況でも新メンバーの教育が行えるよう、オンライン研修プログラムを充実させていきましょう。まず、業界知識や企業文化を学ぶためのeラーニングコンテンツを提供し、新入社員が自分のペースで学習できるようにします。また、実践的な方法として、オンラインでの実践的な研修も実施し、新入社員が先輩社員と共同で仮想プロジェクトを進めることで、実際の業務に即したスキルを習得できるようになってきています。これに加えて、新入社員同士でグループディスカッションやプレゼンテーションを行う機会も設けて、コミュニケーションスキルやチームワークを養成します。

さらに、コミュニケーションの問題とやや被る内容ですが、新入社員には専任のメンターがつき、オンラインで定期的にミーティングを行い、業務に関する質問や悩みを解決していきましょう。このような綿密なフォローアップにより、新入社員の成長をサポートしています。

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6.業務セキュリティの担保

課題

在宅勤務では、情報漏えいやサイバー攻撃に対するリスクが高まることが課題です。自宅のネットワーク環境がオフィスのセキュリティ基準を満たしていない場合や、メンバーのセキュリティ意識が低いと、企業情報が危険にさらされることがあります。

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解決策

業務セキュリティを担保するためには、まず企業側が適切なセキュリティ基準を設定し、それに従ったリモートワーク環境を整備することが重要です。また、メンバーに対してセキュリティ意識を高める研修を実施し、情報漏えいやサイバー攻撃への対策を徹底させましょう。

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具体例

一般に情報システム部門が主導し、業務セキュリティの担保のために、以下の取り組みを実施する例が多いです。

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企業用VPNの導入：

メンバーは企業用のVPNを通じてインターネットにアクセスし、データの暗号化や通信の安全性を確保しています。

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セキュリティソフトウェアの導入：

各メンバーのPCにセキュリティソフトウェアをインストールし、ウイルス対策や不正アクセス対策を行っています。

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パスワード管理ツールの利用：

メンバーはパスワード管理ツールを使用し、各アカウントのパスワードを適切に管理しています。

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セキュリティ研修の実施：

新入社員や在宅勤務を開始するメンバーに対して、セキュリティに関する研修を実施し、正しい対策方法やリスク認識を共有しています。

これらの取り組みにより、業務セキュリティが確保され、在宅勤務でも安全に業務が行われています。

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在宅勤務におけるマネジメントには様々な課題がありますが、適切な解決策を実践することで、効率的なマネジメントが可能になります。コミュニケーションの強化や進捗管理ツールの活用、メンバーのモチベーション維持、在宅勤務環境の整備、そして研修・教育の充実など、様々な工夫を行うことで、チームの生産性や満足度を向上させることができます。

今回の記事で紹介した具体例やアイデアを参考に、在宅勤務におけるマネジメントのコツと効率的な方法を実践してみてください。それぞれの企業やチームの状況に応じて、最適な方法を見つけることが大切です。

最後に、在宅勤務が一般化する中で、今後も新たな課題や解決策が生まれることでしょう。常に最新の情報をキャッチし、柔軟に対応していくことが、遠隔でのマネジメント成功の鍵となります。これからも、在宅勤務におけるマネジメントを学び続け、より良いチーム運営を目指していきましょう。本稿が皆様のビジネスに貢献できますと幸いです。

※Teamsを活用したマネジメントの効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法