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失敗しない「社内イントラネットツール」の選び方【事例付き】

August 7, 2022

みなさんは社内イントラネットをご存じでしょうか?元々はインナー(内部)という意味と、インターネットを合わせた造語で、特定の組織やグループの中だけで使われるインターネットを意味していました。今日ではインターネットは膨大な機能を内包しており、その全てを一つの組織のために再現する事は難しく、また、セキュリティ技術などの向上から現実的にインターネット事態を組織が利用しない合理的な理由もなくなったので、今日では当初の語源とはやや異なる使われ方をするようになりました。基本的には以下のような機能を持つツールとなっています。

①ナレッジ蓄積(Wiki:Webのようなページ作成)機能
②掲示板、通知(メールなど)機能
③チャット、メッセージ機能
④ドキュメント保存・参照機能

最もイントラネットらしい機能は①のナレッジ蓄積機能ですが、最も目にする機会が多いのは②掲示板機能ではないかと思います。一昔前は社内新聞などもありましたが、今日でも残っている会社は少ないのではないでしょうか。皆様の会社でも全社向けの情報発信は概ね社内掲示板やメール、チャットツールで行われているのではないかと思います。このように、社内情報共有もDXが進んでおり、社内イントラネットはWebツールとしては老舗ですが、現代的なDXの代表的なツールになります。

社内イントラネットの種類は大きく分けて4つ

大きく分けて4種類の機能がある社内イントラネットですが、いずれの機能も今日ではそれぞれの機能を専門とするツールが存在しております。それぞれの機能に特化するような形となっており、社内イントラネットとしても利用できるようになっていますが、基本的にはある特定の機能に特化しているため、後述しますようにどのような役割を社内イントラネットに求めるかを基本に考えましょう。

①ナレッジマネジメントツール
②グループウェア
③コラボレーションツール、社内SNSツール
④業務用SaaS(クラウド型業務ツール)

特に④に関しましては、業種や職種など業務内容に特化したツールも存在しており、実際の業務に即したツールを選択する必要があります。また、実際のところ単一のツールで全てを賄う事は不可能なので、複数のツールを連携させて使う、または連携して使うように業務フローを作成する必要があります。こうしたポイントは、後述のツールを選ぶポイントでまとめていきますが、大まかに上記のような種類があることを念頭に置いて読み進めてください。

ここからは実際に社内イントラネットを採用する際に検討するべきポイントをお話しします。前述の4つの機能や、社内イントラネットの代替品(機能的には遜色ない物も多い)その他のツールについても念頭におきながらお読みください。

検討するべきポイントは以下の5つになります。

1.適応させたい組織、業務範囲で求める機能は何か
2.既存または採用を予定するツールと併用できるか
3.操作画面は使いやすいか
4.セキュリティはしっかり担保されているか
5.料金、契約体系は自社にあっているか

社内イントラネットツールを選ぶ5つのポイント①適応させたい組織、業務範囲で求める機能は何か

まずは社内イントラツールをどのような組織の範囲で運用したいか、どのような業務範囲で適応させたいか定義し、組織内部での合意を取りましょう。通常、社内報のような形での情報共有ができる事が最低限必要ですので、一般的には会社全体で運用できる事が大前提になるかと思います。しかしながら、グループ会社が複数ある場合や事業部ごとに異なる体系でマネジメントされている場合は情報発信の頻度や内容が大幅に異なる可能性もあります。まずは組織的にどのような範囲で導入するのかを確認しましょう。ツールにもよりますが、1つのツールで会社として別アカウントを取得し、別々に運用する事も可能です。

次に適応する業務の範囲を確認しましょう。ツールの機能は大きく4つですので、どのような機能が中心的に必要なのか確認します。前述の通り④は特に注意するべきです。

①ナレッジ蓄積(Wiki:Webのようなページ作成)機能
②掲示板、通知(メールなど)機能
③チャット、メッセージ機能
④ドキュメント保存・参照機能

広告代理店やコンサルティング会社など、ほぼ単一の職種で構成される会社の場合はツールも単一のツールを用いる事ができ、ナレッジマネジメントや業務ツールも共通の物を用いる事が可能ですが、事業会社の場合は複数の職種が混在しますので、1つの会社で複数のツールを利用する必要が出てきます。社内イントラという視点から見た場合、①②については基本的に必須なのですが、③④については単一のツールではなく、後述するように連携できるツールを別途採用する方向で考慮しましょう。

Web系ベンチャー 新規事業企画の方から実際にお聞きした話ですが、メガベンチャーだった事もあり、複数の事業が立ち上がっては消えていったそうです。そうした中で、社内に向けて新しく立ち上げた事業に関する情報を公開していたのですが、小さいとはいえメンバー飲みに限定したい情報もあります。数名の時は社内SNSなどで十分ですが、人数が数十人、100人以上となってくるとそれだけでは不十分になってきます。徐々に増えるメンバーへ情報公開をするために、社内掲示板をもつイントラネットツールを導入したそうです。会社全体の掲示板とは別にしたことで、ここのプロジェクトのリリース情報など全社に報告するほどではないが、メンバーには公開したい!という情報もシェアすることができ、コミュニケーションはより円滑になったとのことです。

社内イントラネットツールを選ぶ5つのポイント②既存または採用を予定するツールと併用できるか

次の論点はその他のツールと社内イントラネットを連携させて使う事ができるかどうかです。社内イントラネットツールは他のツールと連携することでより効果的に使う事ができます。

採用するメインのイントラネットツールが以下①〜④のツールであった場合、その他の番号で採用する予定のツールと連携できるか事前に確認しましょう。もし、導入を検討している方が、経営者や情報システム部門など現場とやや遠いポジションであった場合、事前に現場責任者やツールを使う担当者と確認し、現在利用しているツールや採用を予定しているツールは何か確認することをおすすめします。

こちらもあるメガベンチャーでの事例ですが、エンジニア主体の組織であった事もあり、プログラムを公開・共有できるGithubと連携できるツールを導入していました。Githubはエンジニアでは標準的なSNSとなっており、エンタープライズ版は社内SNSとしても利用できます。エンジニアの中では他にも多数ツールがありますが、情報共有、コミュニケーションを重要視したため、まずはGitHubと連携できることを重視したそうです。Githubは社外公開も容易で、社外の業務委託エンジニアとも連携が容易です。


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社内イントラネットツールを選ぶ5つのポイント③操作画面は使いやすいか

次は画面操作のしやすさを確認しましょう。社内イントラネットでの使いやすさは主に情報を見る方と、情報を投稿する方の2つの側面があります。

ツールの特性上、情報を見る方が圧倒的に多いためまずは情報の見やすさ、発見のしやすさを重要視しましょう。掲示板形式やWebページ形式の場合、情報の見せ方はツールによって大きな差はなく、どのような情報を投稿するかという内容による部分が大きいですが、情報の発見のしやすさはツールによって差が出ます。情報が増えてくると検索して情報を探すようになりますが、検索機能はAI技術への対応力や、自然言語処理技術の成熟度に依存するため、検索結果に欲しい情報がきちんと出るか確認する必要があります。できるだけ画面を確認し検索性能を確認できるようにしましょう。

情報を登録、編集する画面サイドでは楼録のしやすさやディレクションのしやすさを確認しましょう。特に、社内情報は既報の情報のアップデートが多くなりますので、過去の投稿データを使って投稿できる機能や投稿の際にテンプレートを利用できるかなどが重要になります。

社内イントラネットツールを選ぶ5つのポイント④セキュリティはしっかり担保されているか

セキュリティ面もしっかり確認しましょう。投稿する情報は一般的にメンバーに広く通達するために投稿しているわkですが、社外からの不正アクセスや、退職する社員の不正な情報持ち出しなどセキュリティ面での不安要素がいくつかあります。特に社内向けの人事情報や、会社の決算に関する女王など、上場企業の場合事前に社外に漏れてしまってはならない情報を含みます。多数の社員が投稿、閲覧するツールになりますので、セキュリティが担保されているか確認しましょう。

社内イントラネットツールを選ぶ5つのポイント⑤料金、契約体系は自社にあっているか

最後に、料金・契約体系について確認しましょう。SaaS型のツールの場合、一般的には「初期導入費用」+「アカウント毎課金」+「オプション費用」となります。ツールによっては無料使用期間を設けている場合もありますので、まずは試験的に利用してみるのも良いでしょう。アカウントごとの費用に関してはあるていどまとまったアカウント数になることで割引を設けているケースもありますので、事前に営業担当者に交渉しましょう。また、オプション費用については、他のツールとの連携やカスタマイズに対して支払うことになりますが、同一企業のづく数のツールを採用することで節約できるケースもありますので、複数のツールを同時に検討している場合や、すでに同社のツールを導入している場合には合わせて確認しましょう。

いかがだったでしょうか?社内イントラネットツールは会社が一定の規模に達した際にはほぼ間違いなく必要となるツールです。会社内の情報共有に大きな影響力を及ぼすツールですので、間違いのない選び方をしましょう。本稿でご説明した内容が皆様のツール選びに貢献できますと幸いです。


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