「組織横断プロジェクト」成功のコツとは?

April 13, 2021

昨今の社会・経済環境が激しく変化する時代において、企業が経営目標を達成するためには、自社の経営資源を最大限に活用することが必要です。企業には社内の組織、機能の枠を超えて、連携し、成果を出すことが求められています。

その手段の一つに「組織横断プロジェクト」があります。異なる組織からメンバーを集めた横断型の組織で、日常業務と並行して、あるテーマの元、課題解決を目指して進めていくプロジェクト活動のことです。

ただし、DX推進部門や、コーポレートIT部門などの方にお聞きすると「せっかくプロジェクトが立ち上がったものの、活動の途中で瓦解してしまった」という声もよくお聞きします。そこで、今回の記事では、組織横断プロジェクト成功のコツについて簡潔に解説していきたいと思います。

スキルセットの共有

組織横断プロジェクトを成功させるためには、できる限りテーマに相応しいメンバーを選定すること、さらにそれぞれのメンバーの得意・不得意・チーム特性を共有することが重要です。

能力・スキル面で適性のある人材を選定する仕組みを整備する他、メンバーそれぞれが、持ち味を発揮できるよう、少人数制にする等、ルール面の整備も工夫するようにしましょう。

プロジェクトメンバーの人選においては、メンバーとして、ハードスキルとソフトスキルをバランスよく身につけている人材が求められます。ハードスキルとは、専門的な技術・知識に関するスキル、ソフトスキルとは、コミュニケーションやリーダーシップ等の対人関係に関するスキルを指します。

ハードスキルとしては、以下の二点が求められます。

・プロジェクトのテーマについて、ある程度の知識・経験を持っていること
・問題、課題を自ら設定し、解決までの道筋を描けること

次にソフトスキルとしては、以下の三点が求められます。

・プロジェクトの目的、意義を経営者や他メンバーと共有でき、自分の意見・主張に固執せず、プロジェクトが成果を出すために何が必要かを柔軟に思考できること
・所属組織を中心に、社内の人間関係が良好で、周囲の協力を抵抗なく得られること
・会社を良くしたいという強い思いを持っていること 

いずれも社内公募などの仕組みを利用して、書類選考、面談で、プロジェクトへの適性があるか見極めるとよいでしょう。

目的の共有

プロジェクト立ち上げの「目的」が関係者間で共有されていないため、活動が迷走したり、途中で止まってしまうことがあります。

例えば、社内で「働き方改革」をテーマにプロジェクトを立ち上げたとします。同じテーマでも、プロジェクトの目的が労働時間の短縮か、時間単位当たりの生産性向上かで、目標設定もそれに対するアプローチも異なります。各部署においてプロジェクトの重要性が異なるため、活動を進める内に、その方向性をめぐってメンバー間で、意見対立や反目が起こるケースもよく見られます。

プロジェクトにおいてメンバーの参画意識が低いことも、プロジェクト進行の停滞につながります。立ち上げ当初は一定の参画意識はあったが、時間が経過するにつれ、所属組織の本業が忙しいことを理由に挙げ、活動から距離を置くメンバーが出てくることがあります。

プロジェクト立ち上げ時に、活動の必要性、目的が明確になっており、関係者間で、認識を共有できていれば、防げる事例です。

また、経営者とプロジェクトメンバーの目的に対する認識が一致しておらず、経営幹部にプロジェクトの活動報告をする段になって初めて、認識のずれが発覚することは、よくある話です。プロジェクトにおいて経営トップのサポートがない、または立ち上げ時はあったが、時間の経過とともに経営トップの中での優先度が低下し、プロジェクトの進行が減速してしまうケースもよくあります。

部署横断のプロジェクト業務は、通常の組織のレポートラインにおいてなされる業務と異なり、経営トップのサポートがあって、初めて社内での正当性が担保されるケースも多いです。

ゆえに、経営トップのサポートがないプロジェクトは、必要な情報提供を他のチームに依頼しても応じてもらえない、メンバーのプロジェクト参画について、所属組織の上司・同僚の理解を得られないということが、起こりえます。

そのプロジェクトが会社にとってなぜ、必要なのか、また今、取り組む必要があるものなのかを見極め、本当に必要なものであれば、社内に粘り強く、活動の必要性を発信していくことが当事者には求められます。

進捗の共有

各部門ごとにプロジェクトを進める場合、どうしても進捗にばらつきが生まれてきます。そのため、ある部署では進んでいたものの、他チームに進捗スピードを合わせるために業務が止まる、ゆくゆくはプロジェクト自体の優先度が下がり、プロジェクトが消滅するという機会も多く見てきました。

そのため、組織やチームの壁を越えて進捗を共有できる方法を最初に見つけ出すことが大切です。例えば、進捗管理ツールなどが当てはまりますが、TeamsやSlackといった日々のコミュニケーションツールを上手く使いこなすだけでも組織間の壁を上手く越えて進捗管理されているケースもあります。

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