リモートワーク環境下でも、社内情報共有サービス(コラボレーションツール)を利用することでコミュニケーション促進が出来たり、ノウハウなどが蓄積できるなどのメリットがあります。

今回の記事では、社内情報共有サービス(コラボレーションツール)を実際に導入した方々の声ももとに、社内情報共有サービスの選び方のコツをお伝えします。

※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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①スマートフォンに対応しているか、ログインやUIも「スマホユーザー」を考慮しているか

殊更、社内情報共有を行うときは、PCに面している時だけでなく、外出時や打ち合わせの最中、また休憩中など様々なシーンが想定されます。そのため、パソコン上だけでなく、スマホからでも投稿できるフレキシブルさが重要です。そのため、導入を検討しているサービスがスマホに対応しているのか否かを確認しましょう。

その際、ただサービスがスマホでみれるというだけでなく、スマホで利用したときのUIやUXを確認することが重要です。なぜならスマホで利用する場合、ただブラウザで開けるというだけであり、UIが見にくかったり、機能が制限されている場合があるからです。スマホに対応しているだけでなく、専用アプリがあるのかやUXまでも確認しましょう。

よくある声：

・スマホやタブレットへのレスポンシブデザイン未対応
・スマホだとブラウザでいちいちログインしなくてはならず、パスワードも記憶できない仕様なので毎回打たないといけない
・外出時はブラウザを推奨しているようですが、非常に使いづらいので外から予定を登録する際はGoogleカレンダーアプリを使用しています。

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②アイコンなどがどの程度あるのか

社内情報共有アプリは、ただ情報を共有するだけでなく社員のコミュニケーションを促進したり、社員同士のリレーションを高めるためにも活用できます。社内情報共有アプリでは、メールとは違い、アイコンなどでのコミュニケーションも活発に利用されることでより気軽なコミュニケーションや感情表現が行えます。

しかし、社内情報共有アプリではアイコンが限定的でいいねしかないものもあります。そのため、サービスを利用するときにアイコンがどの程度あるのか、またアイコンを自分たちでオリジナルで利用することができるなどのパターンがどの程度あるのかを確認しましょう。

よくある声：

・「いいね」アイコンに「すごいね」や「ひどいね」が欲しい
・もう少し感情表現を簡単に行いたい。

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③外部サービスとの連携ができるのか

企業では社内共有ツール以外に様々なツールを導入している場合があります。例えば、スケジュール管理にはGoogleカレンダーや会議室予約などにはMicrosoft365、営業の進捗管理にはSalesforce等を導入している場合があります。

しかし、ツールが多くなってしまうと、社員は様々なツールを利用するだけで余計な手間がかかってしまったり、どこにどのような情報があるのかわからなくなってしまい結局情報がうまく共有出来ない場合があります。そのようなことを避けるためにも導入するシステムがGSuiteやLINE、Office365などの外部サービスと連携できるのかを確認しましょう。

よくある声：

・LINEやG Suiteとの連携がサードパーティ製品を使用しないといけないのが惜しい。
・Office365との連携機能がありますが、あまりうまく使いこなせず、シームレスに連携、というレベルにはなっていません。
・会議室やスケジュール管理をMicrrosoft365等と連携していただきたいです。できる機能であれば申し訳ございませんが、現状は二重管理となっています。

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④UI・UXが使いやすいか

社内情報共有サービスを導入したときには社員やスタッフに日常的に利用さることが理想かと思います。しかし、システムのUI・が使いにくかったり、アクセスするのにすごく時間がかかってしまったり、アプリを開いたがサクサク見れないなどの問題が起きることがあります。

また、ログインしようとするデバイスにより毎回IDやパスワードを入力しなければ行けないなどの問題などがあります。

このようにUIやUXに問題があるとサービスを導入しても結局全く使われないということにもなりかねません。そのためにただ機能だけで選ぶのではなく、社員が使いやすいのかなどUIやUXも含めて検討しましょう。

よくある声：

・サーバーがかなり弱く、画面遷移に時間がかかりすぎる。
・お昼前の大勢がサービスを見に行く時間など、何度クリックしても見たい画面を見れないのがストレス。
・UI部分では少々見辛い、ボタンが探しづらい点があり直感的な操作ができるかという観点では惜しいなという印象

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⑤サービスで利用できる容量がどれくらいあるのか

情報共有サービスでは、作成した文書をアップしたり、社員同士でチャットを行ったり、社内Wikiを作成するなど様々な情報をサービス上にアップロードすることになります。しかし、利用するサービスに十分な容量が無いとすぐにサービスが利用できなくなってしまい、結局情報を共有出来ないという本末転倒な場合もあります。

また、サービスによっては、過去の履歴が自動で削除される場合もあります。しかし、サービスによっては一部しか自動で削除されいため結局手動で削除しなければ行けないという問題も起きます。

このようにサービス管理者に余計な負担がかかってしまい、求めている業務効率化につながらなくコストが増えてしまうという場合もあります。そのようなことを避けるためにも自社がどれくらい利用するのかを想定した上で、利用するサービスのデータ容量がどれくらいあるのかを確認しましょう。

よくある声：

・それぞれの機能のデータベースの最大容量が100MBとなっており、100MBを超えると、利用者がアクセスしてもエラー画面で表示されないことがある。
・容量がいっぱいになりやすいし、一部自動では削除されない機能もあるため （電子会議室など）全体的に過去分を削除できる機能は欲しい。

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⑥サポート機能や機能のアップデートが明確か

社内情報共有サービスは、近年ニーズが増えていることなどにともない、様々な機能が追加されるなどアップデートが頻繁に行われています。しかし、その結果どのような機能があるのかなどがわからず結局は一部の機能しか利用されなく、業務効率化や社内情報共有が限定的になってしまう場合があります。

そのため、アップデートがされたらどのような機能があるのか、追加された機能がどのような利用できるのか、どのような業務に役立つのかがわかりやすいサポートがあることが求められます。何かわからないことがあったときのサポート体制がしっかりしていたり、昨日のアップデートなどがわかりやすく提示されているのかなども確認しましょう。

よくある声：

・あっさりしすぎていて何ができるのか、どういった使い道があるのかいまいちわからない、使い方の事例を公開して欲しい。
・要望機能の実現可否がわかりにくいので、機能一覧などがあると今後の検討につながりやすい。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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