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「チームコラボレーションツール」選び方のコツとよくある導入後の声

September 26, 2021

チーム内でのコミュニケーションを促進するためのスペースを提供するチームコラボレーションツールでは、ドキュメントを共同で編集しコンテンツを作成したり、チーム内での共有されているナレッジやコンテンツなどにアクセスができたり、グループ内でのコミュニケーションを活性化することが可能です。

しかし、チームコラボレーションツールにより利用できる機能が違ったり、費用が違うなどの問題があります。今回の記事では、チームコラボレーションツール選びのコツをご紹介します。

ヘルプやサポート体制がしっかりしているか

チームコラボレーションツールでは、チーム間でのコミュニケーション、ファイルの共同編集だけにとどまらずプロジェクト管理やタスク管理など様々な機能があります。利用を続けるうちにアップデートが増えたり、他のサービスとの連携など複雑な処理を実施したい場合がやりたいことがわからないという場合もあるかと思います。また、機能が多すぎる結果、どのような機能があるのかもわからなくサービスを使えこなせない場合もあります。そのようなことを避けるためにもコミュニティなどのヘルプがしっかりしているのかや、開発スタッフによるサポート体制がしっかりしているのかを確認しましょう。

よくある声:
・簡単にできることに着目して導入しましたが、簡単な故にちょっと複雑な処理はヘルプが必要となります。
・大抵のことはコミュニティにも書かれているし、開発の方々のサポートもあるので出来ますが、もう少し応用が利くようにならないでしょうか。

ユーザーインターフェースが使いやすいか

チームコラボレーションツールを導入したとしても結局使われなければ意味がありません。そのために十雨用となってくるのがユーザーインターフェースです。例えば、求めている情報にすぐアクセスすることができるのかやどこに情報があるのか、どのボタンを押せばいいのかがすぐわかるのかという見た目の問題からドラッグ&ドロップなどで直感的に使用できるのかの 使用面の問題などで検討をしましょう。

よくある声:
・画面の作り方が悪いのかも知れませんが、 自分で新たに起票するときと既存のシートを編集するときと画面で見てもわかりにくいときがあります。
・簡単に情報に行きつかないため、活用が進まない。
・直感的なコピー&ペーストやドラッグ&ドロップが出来ると良い。

カスタマイズがどの程度可能か

各企業でどのようにシステムを利用していくのかやプロセスに応じて使いやすくシステムを変えていきたいなどの要望もあるかと思います。例えば、フォームを入力するときに必要な情報は企業や組織により異なったり、デザインも自社が使いやすい一にボタンを配置したり、自社の雰囲気に合わせたトンマナにすることで社員間での浸透が高まるかもしれません。このように、自分たちが利用しやすく、馴染みがあるデザインにあわせてカスタマイズができるのかも重要になります。初期設定のユーザーインタフェースだけでなく、どの程度カスタマイズが可能なのかを検討しましょう。

よくある声:
・レイアウトというか、デザインの自由度があるといいと思う。
・ホームのレイアウトがほぼ変えられないので誰にとってもアクセスしやすいとは言い難い。せっかく作ったアプリがどこにあるのか判りづらいと思う
・初期画面の機能配置が自由に変えられない

ITスキルやプログラミングスキルがなくても利用できるか

サービスによっては、高度な設定や新たなナレッジやプロセスを導入するためにJavaScriptやプログラミングのスキルが必要な場合があります。高度なスキルが必要となってしまうため、全社員に利用してもらえずに結局IT部門でしか利用されないというケースにもなります。自社で導入する際にどのような目的で誰に利用されたいのかなどを整理した上で、誰であれば利用できるのかなど利用レベルなども検討しましょう。

よくある声:
・プログラミングスキルが無いと利用できない機能がある
・JavaScriptの知識があれば、Kintone標準でできない範囲も対応可能で、使用できる範囲の可能性は広がっています


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スケジュール管理が可能か

チームコラボレーションでは、ツールを活用したチーム同士のコミュニケーションはもちろんプロジェクト管理やタスク管理、またチーム同士でのMTGなどを設定することにより活性化します。そのために必要となるのがスケジュール管理です。スケジュール管理やカレンダー機能は外部サービスと連携できるものが多いですが、どこまでの情報が共有できるのか、また閲覧できるのかなどを確認しましょう。連携できてもスケジュールの一部しか閲覧出来なかったり、ツールを通してMTGを設定してもカレンダーに反映されないなどの問題が起きる場合があります。その結果、2つのツールに入力をしなければいけなくなり、どちらかのツールが使われなくなってしまう場合もあります。このように余計な手間を防ぐためにも、導入しているサービスがスケジュール管理ができるのか、もし出来なければ外部サービスとどの程度連携できるのかなどを検討しましょう。

よくある声:
・カレンダー機能についてはプラグインを利用していますが、それでも他社製の物のほうが優秀でした。
・具体的には個人の予定表を持ち、そこにシステム内のカレンダー機能を連携したかったです。

どの程度の価格か、どのようなプランがあるか

チームコラボレーションツールには、様々なプランが用意されていますが、ライトプランでは使える機能が限定的です。実際の運用していくためにはアップグレードしなければいけないが、その分コストが高くなってしまう可能性もあります。また、サービスによっては利用者の数が限られている場合もあります。導入しようとしているプランにどのような機能が使えるのか、何人まで使えるのかなどを確認して、自社に最も適したコストバランスのプランがあるのかを選びましょう。

よくある声:
・ライトコースだとやれることが限定されているため、業務で使用するならスタンダードコースが必要ですが、使いこなせなければコストが高くなってしまいます。

セキュリティレベル・アクセス制限がカスタマイズ可能か

社内の情報であってもマネージャーレベルだけが見れる資料やナレッジなどの違いがあると思います。また外部からのアクセスでは見られたくないような情報もアップすることとなるため、確かなセキュリティが必要になります。自社内の情報を守ったり、社内での統制を確保するためにもアクセス制限が可能なのかやセキュリティレベルがどの程度7日をしっかり確認しましょう。

よくある声:
・多種多様なSaaSを利用することが多い昨今、シングルサインオンを導入している組織も多いと思うので、SAML認証に対応してもらえるとメリットが大きいと思います。
・ページ単位でのアクセス制限もかけられると嬉しいです。


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