日報・週報ツールえらびのコツ①まずは適応する職種、業務の内容を把握

まずは日報・週報ツールを導入したい組織の業務内容をきちんと把握しましょう。前述した通り、一般的に営業組織や開発組織など現場業務を行う組織で導入される事が多いですが、コロナ禍でバックオフィス系の業務も自宅勤務などでテレワーク化が進んでおり、必ずしも現場業務だけではなくなっています。従来の日報ツールはこうした現場業務での適応を前提としているツールが多いため、比較的老舗のツールを導入する場合には特に注意が必要です。(機能アップデートが続いているため、使えない訳ではありません)

ここで特に注意したいポイントは、該当業務、組織のパフォーマンスにおいて、どのような業務管理が必要になるかというポイントです。例えば、営業組織であれば顧客獲得bの進捗や新規顧客の訪問数などを日報を通じて確認する必要があります。開発組織ではプロジェクトのスケジュールに対して、どの程度進捗したかを確認す流事が重要です。前者では日報を書くと同時に、訪問数、訪問先の情報を入力できる事が重要となりますし、後者ではスケジュールと連携し、対応中のタスク進捗を入力できる必要があります。また、経理や総務などバックオフィス系の業務ではルーティンワークが少ないため、進捗を確認することよりも報告と合わせて該当期間のアウトプット(作成した資料など)を添付できる必要があります。

以上のように、該当の業務に合わせて連携できる機能を選択する必要がありますので、まずは該当業務の特性を把握しましょう。

※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

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日報・週報ツールえらびのコツ②機能は使いやすく必要十分か？

前述の業務を把握することとも関係しますが、日報・週報ツールは通常当時の状況を共有するだけでなく、勤怠管理やスケジュール管理など、その他の業務管理ツールとセットになっています。(または連携する事ができます)ツールはどの範囲の業務に適応させるのか先に設定しましょう。これがズレてしまうと導入したものの効果的に使えない、または機能が多すぎて使いこなせずに、無駄な費用を支払い続けることも考えられます。

実際に導入を検討する際には、導入を検討するツールの機能を確認した上で自社の状況に再度確認するなど、順番を逆にしても大丈夫です。重要なのは業務の適応範囲とツールの機能範囲をマッチさせることですので、両方を確認して最適なツールを導入しましょう。例えば以下のようなポイントを確認します。

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日報・週報ツールえらびのコツ③ユーザーインターフェースは使いやすいか？使いこなせるか？

次はツールの使いやすさを確認しましょう。ツールを扱う組織メンバーこうしたツールの扱いに慣れているでしょうか？それとも初めて導入するでしょうか？まずはメンバーのリテラシーレベルを確認し、どの程度機能を使いこなせるか確認しましょう。

次に、実際のツールの使いやすさ、わかりやすさを確認しましょう。特に注意していただきたいポイントが、業務スピードを上げてくれるかどうかです。日報・週報ツールは日々使う業務ツールですので、素早く使える事が効率化の重要なポイントになります。この際、日報を作成する側だけでなく、管理する側の日報確認も効率できにできるか確認しましょう。実際にはツールを使いたい業務の内容によって変わりますが例えば以下のようなポイントを重視しましょう。

・日報作成のためのテンプレート機能はあるか？
・必要な入力事項を網羅的に表示できるか？
・その他の機能やツールとの連携はしやすいか？
・管理画面では日報を一覧表示できるか？
・コメントはつけやすいか？

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日報・週報ツールえらびのコツ④セキュリテイ、アクセス管理はしっかりしているか？

次に、セキュリティやアクセス管理の機能を確認しましょう。日々の業務報告なのでセキュリテイ監視はどうしても甘くなってしまいがちですが、例えば営業日報などの場合、お客様情報を含んでしまうケースもありますので、油断は禁物です。特にアクセス権に関しては、場合によっては業務委託先やフリーランスのメンバーにアカウントを付与することもあるかと思いますので、きちんと管理されているか事前に確認しましょう。

また、近年はテレワークの社員も増えてきました。セキュリティというと社外からの不正アクセスが多いと考えてしまいがちですが、実際には社員の不正行為や不注意によって発生するセキュリテイ問題の方が多いのが実情です。自宅だとつい魔が刺して。。。。なとどいうこともありえるかもしれません。社員がそういったことをできないようにすることも社員への配慮です。十分に注意しましょう。

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日報・週報ツールえらびのコツ⑤ツールとしての拡張性、料金体系は自社・自組織にマッチしているか？

最後に、ツールとしての拡張性と料金体系についてです。ツールにもよりますが、アカウントの種類、契約アカウント数によって料金が変化します。アカウントの種類によって使える機能が異なり、より効果なアカウントほど多機能になるのが通常ですので、自社で適応させたいツールの機能がなんであるかを確認し、どの種類のアカウントが良いか確認しましょう。

また、ツールによっては交渉によって多数のカウントを契約することで値引きされる場合もあります。自社の必要アカウント数を把握し、コストパフォーマンスも確認しながらさいてきなツールと契約の種類を確認しましょう。

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日報・週報再注目される背景

営業組織や開発組織など、日報週報は幅広い業種で使われてきました。業務工数の把握や進捗状況の確認などが主な目的となっており、従来はメールなどで上司や組織メンバーに１日の終わりや週の終わりに送って情報を共有してきました。

特に営業組織では必ずしも出社するのが合理的ではなく、１日社外に出ていることも多いことから、日報・週報は一般的に活用されており、一連の業務の中に組み込まれている場合が多いです。

開発組織では業務委託企業やフリーランスなど多様な働き方が導入されており、社員だけではないため、社外のメンバーとの連携が必須です。そのため、情報共有を行う日報・週報が同じく広く使われてきました。

特に、コロナ禍以降は「テレワーク」が広く導入され、日本社会において一般的な就業形態となりました。

特に自宅でテレワークを認める企業が増えたこと、コワーキングスペースが広がり始めたことはこうした傾向に拍車をかけています。こうした働き方の多様化、組織の多様化に合わせて各種業務ツールも進化しており、日報・週報ツールを含めたコラボレーションツールも進化してきました。

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※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法