リモートワーク環境下での業務遂行が可能な整備を迫られており、「社内情報共有にはどのツールが良いか」というご質問をいただく機会が多いです。

そこで、今回の記事では、下記の代表的な社内情報共有のためのフリーツールを取り上げ、「社内情報共有を促進する」という観点で、それぞれのツールの特性について解説します。

・Teams
・Slack
・Chatwork

併せて「社内情報共有」を促進して業務の生産性を向上させるために、下記の観点でツールの活用ポイントを解説します。

・情報整理
・コミュニケーションによる情報共有のスピードアップ
・他のツールとの連携

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞

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①Teams

Microsoftが提供する、チームでの情報共有とチャットコミュニケーション、およびオンラインミーティングが可能なツールです。

Office365のサブスクリプションを契約していれば、利用できます。

「Teams」という名前のとおり、チーム内での情報共有に強みを発揮するツールです。

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特徴：チームごとに情報の整理が可能

Teamsでは、チャット上で共有した資料はチームの資料として自動的に保存でき、情報の整理が簡単です。

これはOne DriveというMicrosoftが提供するクラウド上のファイルサーバーと連動しているからです。

自分が参加しているチームごとにチャット、ファイル、wikiというメモ、ホワイトボードが活用できるのです。

このように、Teamsはチームごとに自動的に情報を整理・保存してくれるのです。

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長所：Microsoftのツールやアプリとの連動

サブスクリプションの契約内容にも左右されますが、Teamsはさまざまなツールと連動できます。

例えば、同じくMicrosoft officeのアプリケーションであるタスク管理の「Planner」と連動できたり、動画管理の「Stream」と連動できます。

RPAツールである「Power Automate」を使って、Teamsのチャットや通知を自動化できます。

このように、Microsoftのアプリケーション全般と相性が良く、連携が容易なのは、他にはないTeamsの長所です。

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短所：Microsoft以外との連動が今ひとつ

あえて弱みをあげるとするならば、Microsoft以外との連動性が弱いのが、Teamsの弱みです。

特に後述するSlackと比べて連動性・拡張性は劣ります。

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基幹システムにOfficeを含む場合は、Teamsを選んだ方が良い

基幹システムにOffice365を使用しており、Officeのアプリケーションを活用している場合は、Teamsを選んだ方が良いでしょう。

なぜなら、Teams自体がoffice365のアプリケーションの一部であり、さまざまな連携が可能だからです。

具体的には、資料などはOne driveで管理している、議事録などはOne noteを活用している、という状態であればTeamsを活用する方が手間なく連動できるのです。

業務にOffice365のアプリケーションを利用している場合は、情報共有ツールとしてはTeamsを活用する方が良いでしょう。

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②Slack

Slackは、米国に本社を置くSlack Technologies Inc.が提供するコミュニケーションツールです。

Slackの基本的な機能は、TeamsやChatworkと変わらないと言えます。しかしながら、拡張機能とカスタマイズ機能が優れており、さまざまなツールとの連携も可能です。

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特徴：直観的なチャットと可視化

Slackでは、チャットのみならずタスク状況を容易に可視化できます。

チームメンバーの個々のタスク状況を全員で素早く共有でき、チームワークを発揮できます。

情報共有に、可視化によるコミュニケーションを簡単に付け加えることができるのです。

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長所：他のツールとの連携・機能拡張が容易に可能

Slackでは、MicrosoftのOffice365、Googleドライブなどと連携できます。また、生産性を向上させるアプリケーションもあり、機能拡張ができます。

この連携と機能拡張がSlackの大きな特徴であり、情報共有をいかして生産性を活用するためのさまざまな工夫を、組織で試すことができるのです。

特にスタートアップなど先進的な企業において活用されている背景にも、このような理由があります。

このように、他のツールとの連携と拡張機能がTeamsよりも広がりがあるのがSlackの長所です。

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短所：社員のリテラシーが要求される

短所をあえてあげるなら、社員のITリテラシーに左右され、社員間で使い方に差が出てくる可能性があることです。

Slackは、さまざまなカスタマイズをして機能拡張できると先ほど述べましたが、難易度が上がってくると使い方も難しくなってきます。

特に日本においては、社員間で使い方に大きく差が出てくる可能性があります。

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ITリテラシーの高いメンバーが多い場合、Slackを選んだ方が良い

組織としてITリテラシー、リモートワークでの業務遂行が習熟しており、さらに生産性を高めたいと思う場合は、Slackを選んだ方が良いでしょう。

なぜなら、Teamsよりも拡張性が高いことと、アプリケーションによる拡張／カスタマイズができることにより、情報共有をいかした生産性を次のステージへと高めることができるからです。

Slackでは、主要なソフトウェアやアプリケーションを直接組み込むことができます。情報共有だけではなく、生産性をさらに上げたいと思っている場合でかつ組織の習熟度が高い場合は、Slackの導入を検討するべきでしょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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③Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する、クラウド型のビジネスチャットツールです。

チャットコミュニケーションだけではなく、音声通話／ビデオ通話も標準搭載されています。

Chatworkは、単なるチャットコミュニケーションだけではなく、タスク管理機能が直観的に操作できるのが強みです。

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特徴：引用が容易、個別チャットの返信が簡単に可能

Chatworkは、特定のチャットメッセージに対する返信の操作が容易です。

相手のメッセージを簡単に引用することができ、チャットだけでコミュニケーションの明確にできる点が特徴です。

また、Teamsと同じく絵文字によるリアクションも可能です。

チャットによるコミュニケーションの操作性、分かりやすさは非常に優れており、情報共有をコミュニケーションによって補足することが容易です。

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長所：タスク管理

Chatworkの情報共有以外の強みと言えば、タスク管理です。そのため、複数人で作業するプロジェクトなどは、Chatworkでほぼ完結できることが特徴と言えます。

具体的には、特定のメッセージをタスクに入れてスケジュール管理できます。

チャット欄の横にタスクが表示され、チャットとともに確認できます。プロジェクトの概要を表示させることもでき、簡易なプロジェクトマネジメントはこれで完結できてしまいます。

このように、Chatworkはタスク管理に強いビジネスチャットツールであると言えます。

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短所：情報共有・進捗管理以外の機能は弱い

あえて弱みをあげるとすると、機能をタスク管理を中心とした情報共有に特化させているため、その他の機能が弱いことです。

情報共有・ビジネスチャットツールとしての機能はTeams、Slackに比べて見劣りすることはありませんが、情報共有／タスク管理からもう一歩進めたいと思う場合は、TeamsとSlackに劣ります。

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事細かなタスク管理をチャット上で行いたい場合は、Chatworkを選んだ方が良い

仕事の進め方がプロジェクト型で、事細かなタスクが発生する場合はChatworkを選んだ方が良いでしょう。

なぜなら、Chatworkがタスク管理に強い情報共有ツールだからです。

プロジェクトごとに、さまざまな人と関わり、複数のタスクが発生する場合は、細かなタスク管理が可能であるChatworkが合っています。

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（参考）社内情報共有ツールの活用ポイント

「社内情報共有」といっても、さまざまな観点が必要になります。

・情報を取り出すために、情報の整理がしやすいかどうか
・コミュニケーションを加えて簡単に情報共有できるかどうか
・他のツールや機能とどのように連携できるか

単に「チャットができればいい」「ファイル共有ができればいい」と考えるのではなく、活用の際の重要な観点を持っておくことをおすすめします。

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情報整理がしやすいかどうか

情報共有ツールの活用ポイントの一つ目は、情報整理がしやすいかどうかです。

なぜなら、さまざまな情報がどこにあるのか一目瞭然で、必要な時に簡単に取り出せないと情報共有が進まないからです。

例えば、ファイルサーバーに乱雑に整理され、情報がどこにあるのか分からないということはどの組織でも起こり得ます。

このように、情報共有ツールを導入して活用する際は「情報の整理のしやすさ」が重要な要素となるのです。

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コミュニケーションを加えて情報共有できるかどうか

情報共有ツールの活用ポイントの二つ目は、コミュニケーションを加えて情報共有できるかどうかです。

「情報」そのものの共有だけでは情報共有にならず、何らしかの情報を付け加えて共有しなければなりません。

メールでの共有を思い浮かべてください。「情報共有」という意味では作業自体に手間と時間がかかるうえに、相手が開いて確認し、返信するという時間を経なければ、伝わったかどうかも分かりません。

今、ビジネスチャットが盛んに取り入れられているのは、上記の理由からです。

このように、情報共有ツールを導入して活用する際は「コミュニケーションを加えて情報共有できるかどうか」が重要な要素となるのです。

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他のツールや機能との連携

情報共有ツールの活用ポイントの三つ目は、他のツールや機能との連携ができるかどうかです。

他のツールや機能との連携とは、さまざまなレベルがあります。例えば、

・プロジェクトの進捗管理ツールなどと連携がとれるか
・資料を共有しながら、一緒に編集するなどの機能があるか
・チャットコミュニケーションだけではなくオンラインミーティングが可能か

などです。

情報を気軽に共有したい、とツールを導入すると利用シーンごとにさまざまな要求がでてきます。

他のツールとの連携や、機能間の連携がスムーズかどうかも重要な視点です。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回の記事では、社内情報共有に役立つ下記のツールについて、特性と選択基準について解説しました。

・Teamsは、Office365／Microsoftのアプリケーションの連動に強いため、他のOfficeアプリケーションを既に利用している場合はTeamsを選んだ方が良い
・Chatworkは、タスク管理に強いため、仕事の進め方がプロジェクト型でタスク管理をメインに考える場合はChatworkを選んだ方が良い
・Slackは連動性と拡張性が一番優れているため、情報共有だけではなくさらに生産性を上げたいと思っている組織は、Slackを選んだ方が良い

また、基本的な情報共有ツールのチェックポイントは下記のとおりです。

・情報を取り出すために、情報の整理がしやすいかどうか
・コミュニケーションを加えて簡単に情報共有できるかどうか
・他のツールや機能とどのように連携できるか

記事の内容をきっかけに、社内情報共有ツールの活用を見直してみてはいかがでしょうか。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

Teamsで社内「問い合わせ」を管理する方法と注意点＜画像付き＞