今回の記事では、社内での情報共有のために効果的なフォルダ構成や、ルールについてお伝えします。

※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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「ファイルサーバーが散らかっている状態」の判断基準

まず、どのような状態が散らかっているのか以下の2点を確認してみましょう。どちらかが当てはまれば散らかっている状態といえます。

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①自分以外のフォルダが分からない

個人フォルダやファイルは探せるが他人のフォルダやファイルは探せない、もしくは探すのにとても時間がかかる。という状態。

結果的に見つからず、改めて文書を作成ることに。。。仕事の重複が発生し、とても非効率的です。この現象が起きる別の要因として、仕事が属人化している傾向にあり、退職者が出た場合にこのケースが起きることが多いです。仕事の属人化は、リスクがありますので、早いウチに根本的な改善が必要です。

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②人や仕事は増えていないのに、ストレージの追加要望が発生

人や業務が増えていないのにストレージの追加が頻繁にあるのは、明らかにおかしい状態です。もし必要だったらという心理的な不安と精査せずに何でも保管する習慣の2つが主な要因です。

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電子媒体にもライフサイクルがある、文書の「最期」を意識しよう

電子媒体も、作成され、選別され、最終的に廃棄、移動されるライフサイクルがあることを認識しましょう。文書を作成し格納する際に、文書の最期まで考える人はおそらくいません。最期を意識することによって、効率のよい整理方法が見えてきます。一般的なライフサイクルは、発生→処理・流通→保管→保存→廃棄といわれています。

〇発生　自身で作成する「作成」と他人から受け取る「受信」の2つ。

〇処理・流通　ワークフローでの承認、電子メールでの発信やWebサイトでの公開など。

〇保管　管理システムへの登録や共有フォルダ内の格納、外部記録媒体への書きこみなど。

〇保存　保存は倉庫に格納することイメージ。アーカイブとしてストレージシステムに格納など。

〇廃棄　ファイルやフォルダの廃棄。保存媒体は情報漏洩が発生しないように確実な消去が必要。

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フォルダ構成を決めるポイントは「横軸（どのような形で切り分ける）」と「縦軸（何階層まで作る）」

フォルダの整理を進める上で、まずフォルダの全体構成を作ります。決めるポイントは、横軸（どのような形で切り分ける）と、縦軸（何階層まで作る）です。

第一階層の横軸は、組織図通りに分ける、プロジェクトベースの業務では、タスク別や業務種別ごとに切り分けるのが通常です。それ以降は、各部門内のタスク別に切り分けていくのがいいでしょう。定期的に実施される期間が決まっているものなどは整理しやすいと思います。

フォルダ構成を考える上では、階層を深くし過ぎないことに注力しましょう。階層を深くしすぎると一つのフォルダに保存されているファイルの数は絞られますが、目的のファイルにたどり着くまでのプロセスが増えてしまいます。フォルダは多くても3～4階層を目安に作成しましょう。

第一階層に下記を設けるとその後の運用がスムーズにいきますので検討してみてください。

・ショートカットフォルダを作っておく（外部フォルダへのリンクも含む）
・データ受け渡し用のフォルダを作る

第一階層

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詳細なフォルダ構成ルール

運営ルールを定めることで、目的のファイルにすばやくアクセスし、業務効率を改善することができます。特にファイルの量や利用頻度の高い組織においては、ファイル管理ルールを組織で統一することで、ファイルを探すための時間、労力、ストレスを軽減し、組織全体の業務効率を大幅に改善することが期待できます

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①個別にアクセス権を設定する

フォルダ作成の承認ルートも決め、定期的なデータ整理も実施しましょう。フォルダ構成ルールを守って、適切にファイルサーバーを運用していくためのコツを解説します。

〇アクセス制限を設定する

ファイルサーバーでは、ユーザーまたはグループごとに「アクセス権」を設定できます。例えば、「営業部グループのユーザーのみフォルダ・ファイルの閲覧を許可する」「管理職のみ編集が可能」といったアクセス権です。アクセス権を適切に設定することで、セキュリティの向上や人為的ミスによる編集・削除の予防、フォルダの乱立を防ぐ効果が期待できます。

〇フォルダの承認ルートを決める

ファイルサーバーの運用ルールがあいまいな場合、各自で個人フォルダを作成するケースが出てきます。個人フォルダが乱立すると、フォルダ構成が混乱することや、サーバー負荷が増していきます。検索効率の低下や管理コストの増大を防ぐために、フォルダ作成の管理者や申請方法を決めましょう。

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②フォルダ名の付け方

誰がいつみても分かるようなフォルダ名にしましょう。具体的には、クライアントごとや地域ごと、仕事の内容ごとなど、ファイルを探す時にどのフォルダを開くべきなのか直感的に分かるようにします。分かりにくいフォルダ名にしてしまうと、説明が必要になり無駄な業務が増えます。また、ファイルがどこに行ったから分からなくなる原因にもなります。ファルダ名を付けていくうえでのテクニックを紹介します。

〇フォルダ名はできるだけ短く

フォルダ名はソートや検索をしやすくするためにルール化は大切です。しかし、日付や社名を入れることでフォルダ名が長くなる点には要注意です。フォルダ名が長すぎると、全体が表示されず、何についてのフォルダなのか分かりにくくケースもありますので、フォルダ名はなるべく短くし、簡単に内容を把握できるような形にすることも大切です。

〇最新版が分かるような工夫をする

元のフォルダをもったまま、新しいフォルダを作成するケースがあります。そうすると、どれが最新版か分からなり、古いフォルダで作業を進めてしまい、時間を大きくロスしてしまうこともあります。最新版のフォルダ名には、分かりやすく「最新版」や「新」といった語句を付与すると効果的です。

〇部門や機能によって頭に連番を付ける

フォルダ名の先頭に数字を付けることで、目的フォルダに素早くたどり着くことができます。フォルダを数字でソートすることもできます。フォルダの数が多くなる場合は、2桁や3桁の数字を連番で付与していきます。例えば、総務部門は30番代、経理部門は20番代など、ルールを決めると、情報共有の効率化が期待できます。

〇ごみ箱フォルダや一時保存フォルダを作る

定期的に整理整頓を促すことを踏まえてゴミ箱フォルダを作ると必然的に整理が進みます。また、フォルダを作るまではいかないがいくつかのファイルを一時的に保存する場所などがあっても、ファイルの住み分けをするには役に立ちます。

第二階層

第三階層

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③ファイル名の付け方

ファイル名に「最終」「FIX」等に類似した単語を使用しないようにしましょう。ファイル名にそのような単語をつけ修正が入ると「提案書_FIX_02」になり、次は「提案書_FIX_03」となり、どのファイルが最終版なのか分からなくなります。ファイル名は「日付＋内容＋バージョン」で表記するようにしましょう。例：「20210922提案書_04」

第四階層

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④その他

〇ファイルを置くのは3階層目以降

共有フォルダが荒れてしまう原因のひとつに浅い階層にファイルが置かれることがあります。浅い階層に多くのファイルが置かれると、フォルダを分ける意味がなくなります。浅い階層がそのような状態だと、整理されていないことが誰から見ても分かるため、荒れていきます。

〇デスクトップで作業をしない

デスクトップは保管場所ではありません。作業はすべてサーバーフォルダ内で行うと決めるだけで、どれが最新版なのか明確になり、作業の重複やミスを防ぐことができます。

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