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プロジェクトやチーム管理を行う管理者にとって、チームメンバーのスケジュール管理は必要不可欠です。スケジュール管理を行うツールについて、使い慣れている身近なExcelで行いたいと考えますよね。
Excelは非常に便利なツールであり、多くのメリットがありますが、逆にデメリットも多く、注意が必要です。
今回の記事では、チーム管理者の方向けに、チームメンバーのスケジュール管理をExcelで実践する具体的な方法からメリットデメリット、他のスケジュール管理方法も解説します。
ぜひ参考にしてください。
※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。
Teamsで業務・知見を可視化する方法＜ブラックボックス化を改善するなら＞
Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法
タスクのスケジュール管理をExcelで行うには、以下ステップを実施します。
それぞれ詳しく解説します。
まずはスケジュール管理をExcelで行う項目を決めます。
具体的には以下のような項目があると良いでしょう。
このほかにも各組織ごとに必要な項目があるでしょうから、適宜追加しましょう。
次にレイアウトを作成します。
以下のように先ほど挙げた、タスク名、担当者、進行状況、優先度、開始日、終了日項目を一覧形式で記載します。
次に日付と曜日の列を作成します。
まず最初にすべてのスケジュールの開始日となる日を入れます。
曜日の行を自動で表示するには、まず先ほど入れた日付のセルを参照するよう関数を記載します。
続いてセルの書式設定で、表示形式に「ユーザー定義」を選択し、種類に「aaa」と入力して「OK」ボタンを押します。
そして入力した日付のセルと曜日のセルを選択して右にドラッグすることで、一覧のレイアウトが完成します。
以上でスケジュール管理Excelのレイアウトは完成です。
続いて入力規則の設定をします。
入力規則を設定しなければ、下図のようにどのような値でも自由に入力できてしまいます。
このままだと意図しないデータや不要なデータが入ってしまう可能性がありますので、特定の値のみを選択できるように設定しましょう。
ここでは例として、進行状況で「未着手、進行中、完了」のみを選択できるように設定します。
まずは進行状況の入力欄を選択した状態で、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
すると以下のようなウィンドウが表示されますので、表示された画面の「設定」タブにて、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、元の値に「未着手,進行中,完了」と入力してOKボタンを押します。
すると以下のように進行状況のセルが選択方式となります。
もしそれ以外の値を入れると、以下のようなエラーとなりますので、想定しないデータが入ってしまう恐れはありません。
以上で入力規則の設定は終わりです。
優先度の列について、文字列だけだと一目で優先順位が判断できませんよね。
一覧を見やすくするために、強調表示の設定もしておきましょう。
優先度の入力欄を選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」＞「セルの強調表示ルール」＞「指定の値に等しい」を選択しましょう。
すると以下のようなウィンドウが表示されますので、色付けの条件とする文字列と、その場合の書式を設定します。
ここでは、「高」という文字の場合に、「濃い赤の文字、明るい赤の背景」になるよう設定して、OKボタンを押します。
すると以下のようにセルに自動で色がつくようになります。
この設定を全て行うことで、非常に一覧が見やすくなるでしょう。
以上で強調表示の設定は完了です。
また、日付の列について、休日の場合は色をつけてスケジュールを見やすくしたいですよね。
今回は土曜もしくは日曜の場合に自動で色がつく設定を行います。
日付の列を全て選択して、「ホーム」タブの「条件付き書式」＞「新しいルール」を選択しましょう。
表示されたウィンドウで「数式を使用して。書式設定するセルを決定」を選択し、書式に以下数式を設定します。
※上記の「H$3」の部分は日付のセルを選択してください。
そして、書式ボタンで好きな色を選択し、OKボタンをクリックします。
すると、土曜日と日曜日の列に自動で色が付与されました。
これで休日が非常に見やすくなったかと思います。
最後に、開始日から終了日の日付の範囲について、ガントチャートに自動で色付けを行う設定をします。
再度日付の列を全て選択して、「ホーム」タブの「条件付き書式」＞「セルの強調表示ルール」＞「指定の範囲内」を選択しましょう。
表示された画面で、「数式を使用して。書式設定するセルを決定」を選択し、書式に以下数式を設定します。
※$F4、$G4の部分は開始日、終了日のセルを、H$2の部分は日付のセルを指定します。
すると以下の通り、開始日から終了日の範囲で自動で色付けされます。
以上でガントチャートの色付けは完了です。
次に、スケジュール管理をエクセルで行うメリットを解説します。
それぞれ詳しく解説します。
スケジュール管理をExcelではなく、専用ツールやソフトを購入して行おうとすると、別途費用が発生します。
しかし普段から業務でExcelを使用している場合は、無料でスケジュール管理を行うことができます。
スケジュール管理を無料で始められるのは非常に大きなメリットですよね。
Excelは表計算ソフトであり、様々な形式の表を作成することに長けています。
自由度が非常に高く、好きな項目を好きな場所へ配置できるので、各自にあったレイアウトでスケジュール管理をすることができます。
また、条件を付けた強調表示を駆使すれば、スケジュール表が非常に見やすくなるので、エクセルに詳しい方はぜひ設定するようにしましょう。
操作方法が分かりやすいという点もメリットの一つです。
専用ツールを購入しても操作が分かりづらい場合、運用が浸透しないというケースも考えられます。
普段から業務でエクセルを使用している人は、操作方法が分からず困るケースは少ないでしょう。
続いて、スケジュール管理をExcelで行うデメリットを解説します。
それぞれ詳しく解説します。
タスクのスケジュール管理を行う場合はガントチャート形式のレイアウトが一般的ですが、時にはカレンダー形式で分かりやすい形で確認したり、一覧形式にしてフィルタをかけたいと思うことがあるでしょう。
しかしExcelだと、そのような形式変更を行うことはできず、複数の形式で表示しようとするとその分のレイアウト作成が必要です。
もちろん入力も複数形式分必要となるので、そのような運用は困難でしょう。
複数プロジェクトを掛け持ちする場合、プロジェクトごとにExcelファイルができるので、それぞれ確認する必要があり、管理が煩雑になります。
複数のExcelファイル内で、自身にタスクのみを一目で確認することはできないので注意しておきましょう。
Excelはあくまでファイルです。Excelファイルのバックアップが無ければ、誤って削除してしまった場合復元できなくなってしまいます。
また、メンバー全員が入力規則なども変更できるので、意図しない設定変更を行うと、表示が崩れてしまう可能性もあります。
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最後に、スケジュール管理をExcelではなく、「Teams × Planner」で行う方法をご紹介します。
Plannerは、Microsoft社が提供するチームコミュニケーションアプリであるTeams上で使用できる、タスク管理用アプリケーションです。
タスクのスケジュールを一覧形式で確認できたり、フィルタをかけてデータを絞り込むことができることはもちろん、状態ごとのグラフやカレンダー形式での表示切り替えも可能です。
また、複数プロジェクトを掛け持ちしている人であっても、各プロジェクトで自身に割り当てられているタスクを一目で確認できますので、非常にオススメです。
これらの便利な機能をMicrosoft365ユーザーであれば無料で使用できますので、非常におすすめです。
Teamsユーザーの方は、ぜひPlannerの利用を検討してみてください。
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