複数人がチームになってプロジェクトを進めるときには、進捗管理表を制作するのが有効です。進捗管理表があれば、それぞれのメンバーの進捗状況が可視化できるようになり、プロジェクトの円滑な進行に役立ちます。

「進捗管理表の作成は難しそう」「作り方がわからない」という悩みを持つ方もいますが、実は、進捗管理表はExcelで簡単に作成が可能です。

今回の記事では、進捗管理表のExcelでの作り方や、Execlで作る場合のメリット・デメリットを紹介します。

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※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsで業務・知見を可視化する方法＜ブラックボックス化を改善するなら＞

Teamsアプリ「Lists」でプロジェクト進捗管理を行う方法

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進捗管理表を制作する重要性

進捗管理表がプロジェクト管理に重要な理由は、次の3点です。

• プロジェクトの進捗を可視化できる
• タスクの抜け・漏れを防ぐ
• 進捗遅れに迅速に対応できる

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進捗管理表を正しく運用すれば、各チームメンバーの進捗状況が一目でわかります。また、各メンバーの状況をもとに、プロジェクト全体の進捗も把握可能です。

進捗管理表上では担当メンバーとプロジェクトの必要タスクが一覧化されます。タスクごとの期限も把握できるため、タスクの抜け・漏れを予防できます。また、メンバー間での進捗の格差にもすぐに気づけるようになるでしょう。進捗遅れが出たときに、迅速にスケジュール調整やタスクの再配分が可能になります。

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Excelでの進捗管理表のつくり方

Excelの基本的な機能を組み合わせることで、進捗管理表は作成可能です。なお、ここで紹介している進捗管理表のスタイルを「ガントチャート」と呼びます。多くのプロジェクトにおける、一般的な進捗管理表の構造です。

ここからはExcelでの進捗管理表の作成プロセスを紹介します。

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タスクを洗い出す

初めにプロジェクトにおけるタスクを洗い出します。プロジェクトのスタートから完了までの、タスクを漏れなく一覧にしましょう。

まずは大きなカテゴリーのタスクを整理して、大カテゴリーのタスクを完了させるうえで必要な小カテゴリーのタスクを洗い出してください。

各タスクを数のように並べていきます。大カテゴリーごとにまとめて、かつ先に取り組むタスクを上に配置すると、見やすい進捗管理表ができあがります。

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担当者と目標完了日を記入する

各タスクの担当者と目標完了日を整理していきます。担当者はそれぞれにタスクの偏りがでないように適切に配分してください。

完了目標日は、まずプロジェクト全体の納期を決め、そこから大カテゴリーの完了日、小カテゴリーの完了日という順で決めていけば、無理のないスケジュールに仕上がります。

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日付とステータスの列を作って、着手時期を塗りつぶせば完成

ステータスの欄とプロジェクトの完了日までの日付の列を作ります。ステータスの欄はタスクの進捗状況を書くもので、例えば完了したタスクに「完了」と書くなどします。記入ルールをシンプルに決めておくと、運用がスムーズになるでしょう。

日付は下図のように休日をグレーにしておくと、作業日数の誤認を防げます。最後に、作業の着手時期をタスクごとに着色してください。

これで基本的な進捗管理表はできあがりましたが、次からはさらに利便性を高める機能を簡単に紹介します。

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Execlの進捗管理表をさらに使いやすくする3つの工夫

Excelの基本的な機能をいくつか導入すると、さらに進捗管理がスムーズになります。ここでは簡単に応用できる３つの工夫を紹介しますので、ぜひ実践してみてください。

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ステータスのプルダウン設定

ステータス欄の入力形式を制限することで、属人的な入力内容にならず進捗がわかりやすくなります。例えばここでは未着手、仕掛中、完了の３つに制限するとしましょう。

プルダウンを設定する範囲を選択して「データの入力規則」を選択します。

次に出てくる画面で、入力値の種類を「リスト」にして、元の値に「未着手,仕掛中,完了」と入力します。その後「OK」を押せば完了です。

これで、ステータスの列は指定した単語しか入力できなくなりました。

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条件付き書式の活用

条件付き書式という機能を使うと、進捗管理表がさらに見やすくなります。今回は比較的簡単な「本日にあたる日付のセルの強調」を入れてみましょう。

まず、書式のルールを作る範囲を選択し、ホーム＞条件付き書式＞セルの強調表示ルール＞指定の値に等しい、と選択していきます。今回の場合、範囲は日付が入力されたセル全体です。

その後出てくるメニューで当日の数値を表す関数である「=today()」を入力します。

下の図のようにその日の日付が強調されるようになりました。（これを作成したのは8月26日でした）

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シートの保護

進捗管理表は複数人が閲覧・操作するため、シートを保護して誤入力や削除を防ぐと、トラブルを予防できます。

まず、校閲から「ブックの保護」を選択します。パスワードを設定して、完了してください。

ここでは、E列を入力可能にして、他は入力できないようにしてみましょう。

同じ校閲から「範囲の編集を許可する」を選びます。

下図のようなメニューから「新規」を選んで、入力を許可する範囲を指定します。今回においては、ステータスはE列なので、E列全体を指定しましょう。

パスワードを入れるところがありますが、これは空欄で大丈夫です。

最後に「シートの保護」を押します。

ここでもパスワードを求められるので、適当に指定して完了させます。

このように、E列以外のセルを操作しようとするとエラーメッセージが出て変更できなくなります。

以上で、進捗管理表の保護は完了です。

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Execlで進捗管理表を作るメリット

Excelで進捗管理表を作るメリットは次の3点です。

• シンプルなものなら作成が簡単
• 慣れている人が多いので活用しやすい
• カスタマイズが容易

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今回紹介したようなシンプルな表なら、無理にツールを導入するよりも簡単に作成できます。慣れてしまえば特殊なスキルは必要ないでしょう。プロジェクトメンバー全員がよく知っているツールなので、実際にプロジェクトが始まったあとも、それぞれがスムーズにステータスを更新できます。

また、急なタスク追加やスケジュール変更などが生じたときにも、簡単に進捗管理表のカスタマイズができます。

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Execlで進捗管理表を作るデメリット

Excelで進捗管理を行うデメリットは次の3点です。

• パソコンがある場所でなければ使いづらい
• 高度な機能の導入は難しい
• 書式がバラバラになるリスク

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Excelの最大の難点は、パソコンでなければ使いづらいことです。今では、タブレットやスマホ向けのOfficeのアプリがあるものの、パソコン並にスムーズに使えるわけではありません。外でのタスクが多いプロジェクトの管理には不向きでしょう。

また、高度な機能を導入しようとすると途端に難易度が上がります。使いやすくするために進捗管理表にさまざまな機能を導入したいなら、Excelは不向きです。

最後に、作成者が異なると、書式もバラバラになるリスクがあります。書式の異なる進捗管理表が乱立すると、見づらくなったり、進捗の更新がしづらくなったりするでしょう。

ただし、このデメリットについては、マイクロソフトの進捗管理表のテンプレートを使用するなど、ルールを決めれば回避できます。

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シンプルな進捗管理表を作るならExcelで作るのがおすすめ

今回はExcelでできる進捗管理表の作り方を紹介しました。シンプルな進捗管理表を作るだけでも、プロジェクトの管理は格段にスムーズになります。タスクの抜け・漏れや遅延を予防できるでしょう。ぜひ、今回の記事を参考に、進捗管理表をプロジェクト管理に導入してみてください。

また、進捗管理表を作成する手間をさらに減らしたいなら、最後に紹介した、マイクロソフトの進捗管理表のテンプレートを利用するのもおすすめです。タスク内容や担当者、開始・終了日などを入力するだけで、手軽に高性能な進捗管理表が手に入ります。

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Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひご覧ください。

(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集～Excel業務の負荷を削減する方法～

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※Teamsを活用したタスク状況の管理については以下の記事でも詳しく解説しています。

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