Excelは基本的な機能を利用するだけでも、日常業務を効率化できる、非常に便利なアプリケーションです。

しかしExcelの機能を上手く活用すれば、より一層業務を効率化でき、生産性を上げることが可能です。

今回の記事では、よくExcelが用いられる

• 日報集計
• タスク・スケジュール管理
• 社内問い合わせ管理

について、ワンランク上の業務効率化を実現する方法を解説します。

※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法

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Excelを活用した効率的な日報集計

一般的な手法でのExcel日報集計における課題

一般的な手法でのExcel日報集計における課題は、そもそも工数集計が困難である点です。

Excel日報のフォーマットは一般的に、日々の業務詳細を記述する欄が以下のようになっているケースが多いです。

上図のように、開始・終了時間を一つのセルにまとめて記載すると、何の業務にどれだけ時間がかかったかの集計が困難です。

また日付ごとにExcelブックを作成していると、月単位での日報集計をしようとした場合、それぞれのエクセルを開いてデータを一つのExcelにまとめなければなりません。

このように一般的なExcel日報のフォーマットを用いると、日報集計が非常に困難です。

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Excelで効率的に日報集計をする方法

Excelで効率的に日報集計をするポイントは、以下の通りです。

• 開始・終了時刻はセルを分ける
• 集計したい単位でExcelブックをまとめる

それぞれ詳しく解説します。

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開始・終了時刻はセルを分ける

開始・終了時刻はセルを分けることで、作業時間の算出が容易となります。

作業の開始・終了時刻を別のセルにすることで、「= 作業終了 - 作業開始」の計算式で作業時間を算出できます。

また、デフォルトでは時刻での表記となっています。作業時間として分かりづらいため「分」での表記に修正しておきましょう。

対象セルを選択して「セルの書式設定」を開き、「表示形式」＞「ユーザー設定」＞「種類」のテキストに「[mm]」と入力して、「ＯＫ」ボタンを押します。

すると、先ほどの計算結果が「分」での表示に変わりました。

こうしておくことで、以下の通り、一日の作業時間累計を算出することも容易となります。

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集計したい単位でExcelブックをまとめる

複数日の日報集計をしたい場合は、集計したい単位でExcelブックをまとめるようにしましょう。

例えば、月単位で日報集計をする場合は、日ごとにExcelブックを作成するのではなく、月ごとに作成します。

そしてそのブック内で、日ごとに同一フォーマットの日報のシートを作成すれば、簡単に集計できるようになります。

複数シートの作業時間合計（今回はB4セル）を集計するには、「st」と「ed」という名前のシートを作成し、集計対象のシートをはさみます。

※StartとEndという意味です。名称は何でも構いません。

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そして集計用シートを作成し、以下の数式を入力します。

「=SUM(st:ed!B4)」

そうすることで、「st」と「ed」シートの間のシートである、「01」～「06」シートの「B4」セルの値が合計されます。

この方法で複数日の日報集計が可能となり、業務効率化が実現できます。

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Excelを活用した効率的なタスク・スケジュール管理

一般的な手法でのExcelタスク・スケジュール管理における課題

一般的に、Excelタスク・スケジュール管理には、以下のようなレイアウトが用いられることが多いです。

このレイアウトには、以下のような課題があります。

• 開始日・終了日の色付けをする必要がある
• 土曜・日曜などの休日が分かりづらい
• 進行状況が文字列だけだと判断しづらい

タスクの開始日・終了日について、日付に色を付けて見やすくしようとすると、対象日のセルに色をつける必要があります。

また、進行状況や土日などの休日が、文字列だけだとひと目で状況が判断しづらいため、こちらもそれぞれに色をつけるべきでしょう。

もし、リスケジュールが発生した場合や、進捗状況に変化があった場合は、セルの色付も合わせて変更しなければなりません。

色の変更を忘れてしまうと、記載している内容と色のアンマッチが発生してしまいます。

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Excelで効率的にタスク・スケジュール管理をする方法

上記で説明した課題を解決したい場合、「条件付き書式」を活用することで、効率的なタスク・スケジュール管理が可能です。

条件付き書式を活用すれば、

• 開始日・終了日の範囲のセルに自動で色付けをする
• 対象日が土曜・日曜の場合、対象行に自動で色付けをする
• 進行状況の文字列によって、対象セルに自動で色付けをする

事が可能です。

それぞれの方法を解説します。

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開始日・終了日の範囲のセルに自動で色付けをする

開始日・終了日の範囲のセルに自動で色付けをするには、まず色を付けたいセルの範囲を指定します。この際、日付や曜日のヘッダー行は省きます。

そして、「ホーム」タブ＞「条件付き書式」＞「新しいルール」をクリックします。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式に以下を入力し、書式で任意の色を選択して「OK」ボタンを押します。

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「=AND($F3<=H$1,H$1<=$G3)」

※F3セル：開始日、G3セル：終了日、H1セル：横軸の日付　という前提

すると、下図のように横軸の日付セルに自動で色がつくようになりました。

試しに開始日の日付を「3/27」から「3/24」に変更してみます。

すると対象日が自動で塗りつぶされました。

開始日・終了日の範囲のセルに自動で色付けをする方法は以上です。

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対象日が土曜・日曜の場合、対象行に自動で色付けをする

対象日が土曜・日曜の場合に対象行に自動で色付けをするには、先ほどと同様に色を付けたいセルの範囲を指定し、条件付き書式を開きます。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式に以下を入力し、書式で任意の色を選択して「OK」ボタンを押します。

• 土曜日：=TEXT(H$2,"aaa")="土"
• 日曜日：=TEXT(H$2,"aaa")="日"

すると下図の通り、土曜日と日曜日に自動で色がつきます。

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進行状況の文字列によって、対象セルに自動で色付けをする

進行状況の文字列によって、対象セルに自動で色付けをするには、対象列を選択して、条件付き書式を使用します。

「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、値に「完了」と入力します。そして任意の書式を選択して、「ＯＫ」ボタンを押します。

すると、完了という値のセルに、指定した書式が反映されます。

これと同じ操作を、「進行中」や「未着手」の文字列で行うことで、進行状況が一目で判断しやすくなります。

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Excelを活用した効率的な社内問い合わせ管理

一般的な手法での社内問い合わせ管理における課題

社内問い合わせ管理は、組織内で同じような問い合わせを受けた際、誰でもスムーズに対応できるようにするため実施されます。

まずは社内問い合わせ管理の際に利用される、一般的なExcelのフォーマットを確認してみましょう。

一般的に、Excelでの社内問い合わせ管理では、質問に対する回答を上図のように記載します。

このように一問一答形式のレイアウトだと、記載者によって使用する単語が違うことや、文字列だけのレイアウトだと質問を探しづらいことから、検索性が低いというデメリットがあります。

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Excelで効率的に社内問い合わせ管理をする方法

Excelでの社内問い合わせ管理は、分類をつけるだけで検索性が大幅に向上し、業務効率化が実現できます。

分類をつけることで、対象の問い合わせのジャンルを判断しやすくなります。

上図のように分類をつけることで、分類でフィルタリングができるようになります。

これにより、文章内に多少欲しい文字が入ってなくても、ジャンルで絞り込むことで質問を見つけやすくなります。

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※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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