日常業務の中でExcelを使う方は多いでしょう。中には、Excelを用いてデータ分析を実施している方も多いのではないでしょうか。データ分析業務には、データの抽出や成形といった面倒な作業が数多く含まれています。また、高度な統計解析手法を用いなければならないことも多いでしょう。そのようなデータ分析業務をするにあたり、データの処理方法が分からない、データ整形に時間がかかる、解析手法が分からないといった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTを使うとそのような悩みを解決できるかもしれません。ChatGPTはOpenAI社が開発したAIチャットボットで、質問文（プロンプト）を入力するとそれに応じた回答が返ってくるというものです。プロンプトの意味をくみ取り、柔軟に回答を生成できるという強みがあります。このようなメリットを持つことから、ChatGPTを用いるとExcelデータ分析業務を大きく効率化できる可能性があります。今回の記事では、Excelでのデータ分析を効率化するためのChatGPTの活用アイデアを4つ紹介します。

※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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①Excelを用いたデータ分析方法提案

ChatGPTを用いるとExcelを用いたデータ分析方法を提案してもらえます。データ分析経験の浅い方にとって、やりたいことに対する適切な分析手法を探すのはとても難しいことです。仮に分析方法を見つけられたとしても、Excelでどのように分析すべきか分からないことも多いと思われます。そこでChatGPTを使うと、「やりたいこと」ベースで分析手法を提示してもらえる上に、どのようにエクセル上で分析を実行するかも提案してくれます。

例えば、「3つのクラスの間で平均点に差があるか」を調べたいとしましょう。このような場合、「分散分析」という統計解析方法を用いると目的を達成できます。しかし、そういった予備知識がない場合は、通常の検索エンジンを用いても適切な方法を見つけることは難しいでしょう。そこで、ChatGPTに以下のように質問してみましょう。

このように、プロンプト（質問文）からこちらのニーズをくみ取って適切な方法を提示してくれます。ChatGPTを使えば、データ解析の知識がなくても、「やりたいこと」ベースで手法を提案してくれます。さらに、プロンプトを工夫すれば、Excelでの解析方法も示してくれます。周りにデータ分析に詳しい人がいなくて困っている時は、ChatGPTに質問してみるのも一つの手です。

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②表形式データの整形

ChatGPTは、文章だけでなく、表も出力できます。これを用いると、文章から数値などのデータを抽出し、分析に適した表形式にまとめてくれます。　例えば、お店の売上高について調べた以下のような文章があったとしましょう。

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「名古屋店の売り上げは180万円、品目数は16です。なお、最寄り駅の利用者数は1日960人であり、隣の駅と比較して60人多いです。一方、全国最大の30品目を誇る大阪店では、売上高は270万円となっています。店舗付近の駅の乗降客数は1,560人です。

※東京店では、最寄り駅の乗降客数は2,570人で品目は25品、売上高350万円となっています。」

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これに対し、最寄り駅の利用者数と店の品目数が売上高にどのように影響を及ぼしているのかを知りたいとします。地道に文章を読み、手作業で表を作成してもいいですが、時間もかかるしミスも怖いですよね。もっと長い文章であればなおさらヒューマンエラーは避けられないでしょう。そのような作業もChatGPTを用いるとすぐに終わります。以下のようにChatGPTに指示すると、Excelでの分析に適した表形式でデータが出力されます。

目的の項目ごとにデータを整理できました。これをExcelにコピペすると以下のようになります。

ちなみに、①で紹介したようにデータ分析方法を尋ねると以下のような手法を提案してくれました。

筆者は「重回帰分析」を提案してくると想定していたのですが、予想と異なる方法を提案してきました。今回のケースは説明変数の種類が少ないため、散布図を作成して地道に相関を見るのも一つの手ですね。データ分析の知見がある方でも、予想外の手法を提案してくれることもあるので、アイデア出しに使ってみるのもいいかもしれません。

ChatGPTを上手く使えば、データ抽出から整理、さらに解析手法の提案まで一貫して行ってくれます。まるで優秀なアシスタントと知恵袋がいるようなもので、とても心強いですね。

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③関数の例を提示してもらう

ChatGPTを用いると、Excelでデータを処理するための関数を知ることができます。関数を上手く用いるとExcelを扱う業務の効率を格段に改善できますが、目的に適した関数を探すのはとても骨の折れる作業です。このような場合もChatGPTが役立ちます。例えば、以下のような点数データについて、通知表のように評定を付けるケースを想定します。点数に応じて通知〇、△、×の評定を付けるというイメージです。

「条件に合ったデータの個数を数える関数」としてはCOUNTIF、COUNTIFSといったものが挙げられます。しかし、慣れていない方はそれらの関数をどのように駆使すべきかすぐに思いつかないという方も多いでしょう。「質問分の意味をくみ取り、柔軟に答えを提示できる」というChatGPTの性質を上手く用いれば、この問題も解決できます。以下のようにプロンプトを入力しましょう。

今回のケースで求めていた関数そのものが出力されました。ちなみに、「Excel関数」と明記しないとPythonのコードが出力されることが多いようです。実際に関数を入力してみて正しく評定がつけられているか確認するなど、回答内容の精査は必ず行うようにしましょう。

Excelの関数を使いこなすには慣れが必要です。しかし、知識が少ない状態だと、何から手を付けていいか分からないということも多いと思われます。ChatGPTの強みは、ただ一般的な情報を出力するのではなく、こちらの要求をくみ取って必要な情報を提示してくれることです。部署内に一人はいる「Excel名人」のような人がついているようなものです。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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④サンプルデータ生成

ChatGPTはサンプルデータの出力も可能です。こちらの要望をくみ取り、適した形のデータを出力してくれます。例えば、重回帰分析用のサンプルデータが欲しい場合は、以下のようにプロンプトを入力しましょう。

こちらで具体的な数値を入力せずとも、使えそうなデータを入手できました。これに続いて①のようにデータ解析手法を質問すれば、適した方法を提示してくれることでしょう。

もう一つ例を挙げます。以下のように、分散分析用のデータも出力できます。

因子名や水準数、繰り返し数を入力するだけで条件に当てはまるデータを表形式で出力してくれます。数値に単位を付けないでほしいといった細かい要望もくみ取った上でデータがアウトプットされます。多少複雑な指示であっても的確に理解し、適した出力を提示してくれるのがChatGPTの強みです。

ChatGPTを用いてExcelによるデータ分析を効率化するためのアイデアを紹介してきました。ChatGPTは、プロンプトの意味をくみ取り、それに応じて柔軟な回答を出力できます。データ分析方法やExcel関数を調べた際も、単なる検索エンジンとは異なり実践的な方法を提示してくれます。インターネット上の幅広い情報をもとに回答を生成しますので、アイデア出しにも力を発揮します。また、データを抽出してまとめるといった作業もお手の物です。付加価値の低い単純作業の時間を減らし、創造的な作業に多くの時間を割けるようになります。出力内容が必ずしも正確とは限らないという避けられない問題点もありますが、それさえ気を付ければChatGPTはExcelでデータ分析をする際の強い味方となるでしょう。

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※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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