テレワーク・リモートワークでの勤務が主流となった昨今において、部下の業務内容が見えなくなったと感じている管理者の方も多いでしょう。

部下の業務内容を可視化する手段として、Excelを用いた業務報告書の作成が非常におすすめです。

今回の記事では、Excelを活用した業務報告書の概要から項目設定、ポイントまで詳しく解説します。

最後には、今すぐ活用できるExcel業務報告書の無料テンプレートを紹介していますので、ぜひご活用ください。

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※Teamsを活用した業務報告については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

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Excelを活用した業務報告書とは

業務報告書とは、通常の業務とは別に、上司が部下の業務状況を確認するために、提出を求める報告書です。

単純な報告を目的としているだけでなく、部下の成長を促す上で、業務報告書は非常に役立ちます。

当セクションでは、業務報告書の役割と重要性に加え、Excelを用いて業務報告書を作成するメリットを解説します。

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業務報告書の役割と重要性

まずは、業務報告書の役割と重要性を解説します。

業務報告書の役割は、以下3つです。

• 部下の業務進捗を管理・確認する
• 部下が持つ課題を認識する
• 部下の成長を促す

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業務報告書は、部下の業務や抱えているタスクが、スケジュール通り進行できているかを把握するために役立ちます。

予定に対しての進捗を確認し、スケジュール通りのタスク完了が困難であれば、リスケジュールを検討しましょう。

また、部下が業務上抱えている課題に気づくこともできます。

業務報告書で単純に報告するだけでなく、課題や今後の業務予定を記載することで、部下が上司に報告するタイミングができます。

普段会議や来客対応などで、部下とコミュニケーションをする時間が取れないという方は、業務報告書で報連相（報告・連絡・相談）のタイミングを設けると良いでしょう。

さらに、業務報告書を適切に運用することで、部下の成長を促す事もできます。

部下の報告内容に対して、改善すべき点はないかや、今以上に効率よく業務を遂行できる方法についてを、業務に精通している上司目線でフィードバックすることで、部下が成長するきっかけとなります。

このように業務報告書は、単純に部下の業務進捗を把握するためだけでなく、部下の抱える課題の確認・解消や、成長を促す上で非常に役立ちます。

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Excelで業務報告書を作成するメリット

続いて、Excelで業務報告書を作成するメリットを解説します。

Excelは非常に自由度が高く、柔軟性を持つアプリケーションであるため、業務報告書のフォーマットを自由に作りやすいというメリットがあります。

文字フォントやセルの結合、罫線などの機能を駆使することで、非常に見やすく、記入しやすいフォーマットの業務報告書を作成可能です。

もし業務報告書の印刷が必要であれば、A4やA3など、任意のサイズに合わせて印刷フォーマットを作成することも可能です。

また、Excelを普段から業務で頻繁に使用するという方も多いでしょう。Excelの操作が分からず困るというケースが少なく、業務報告書をスムーズに作成しやすい点も、メリットの一つです。

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Excel業務報告書の項目設定

続いて、Excelで業務報告書を作成する際に、記載する項目と、項目選定時の注意点を解説します。

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業務報告書に記載する項目

Excelで業務報告書を作成する際は、以下を記載するフォーマットにしましょう。

• 業務内容
• 成果
• 振り返り・反省
• 今後の予定
• 備考
• 上司フィードバック欄

「業務内容・成果」には、部下がどのような業務を行ったかの内容と、その業務で得た成果を具体的に記入します。

そして「振り返り・反省」には、遂行した業務について振り返り、良かった点や反省点、部下が感じた課題や気付きなどを記入します。

「今後の予定」には今回の業務を通じて、今後の業務に活かせる点は無いかや、明日からの業務スケジュールを簡単に記載します。

また「備考」には、その他報告すべき内容や、相談したいことを記載することで、上司・部下間の円滑なコミュニケーションに役立ちます。

「上司フィードバック欄」は、上司がこれらの内容を確認し、上司目線でのフィードバックを記載する欄です。

当該項目の内容を充実させることで、今後の部下の成長や業務遂行スキル向上に非常に役立ちます。

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項目選定時の注意点

業務報告書を作成する際は、記載項目を極力少なく、シンプルにすることを推奨します。

上司として、部下の業務内容を詳しく把握したいと考える方も多いでしょう。

しかし、業務報告書で記載する内容が増えると、その分報告書作成業務に時間を取られ、部下の業務工数を圧迫します。

業務報告書の作成にハードルが上がると、報告内容が薄くなることや、部下の成長に活かしきれないことなどが考えられます。

業務報告書の作成・運用が単なる作業とならないよう、極力シンプルな項目選定を心がけることが大切です。

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業務報告書をExcelで運用する際のポイント

続いて、業務報告書をExcelで運用する際は、以下2つのポイントに注意しましょう。

• テンプレートを活用する
• Excelファイル名に「日付」「氏名」を入れる

それぞれ詳しく解説します。

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テンプレートを活用する

Excelで業務報告書を作成・運用する際は、必ずテンプレートを作成し、そのテンプレートを用いて運用しましょう。

もし業務報告書を作成する際、部下にレイアウトの作成から依頼すると、報告書作成に時間がかかります。

また、報告フォーマットが部下ごとに異なると、どこに何の項目があるかや、報告してもらいたい項目がなかったりと、適切な業務報告をしてもらえない可能性があります。

業務報告書の作成・運用をスムーズに行うためにも、フォーマットは上司が作成し、部下にはそのフォーマットに記入してもらう運用にしましょう。

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Excelファイル名に「日付」「氏名」を入れる

業務報告書のExcelファイルを管理する上で、ファイル名のはじめに「日付」と「名前」を入れると、非常に管理がしやすくなります。

これにより、ひと目で「誰が・いつ」作成した業務報告書かを判断しやすくなる上、ファイルの並び替えがしやすくなるというメリットがあります。

例えば、「作成者」でソートしたい場合は、「名前_作成日付_業務報告書.xlsx」という名前にすれば、作成者の順で並び替えが可能です。

このように、ファイル名のはじめに「日付」や「名前」を入れることで、管理がしやすくなるでしょう。

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業務報告書Excelテンプレート

業務報告書は、部下が上司に業務を報告するためだけでなく、部下が持つ課題解決や成長を促す上で、非常に有用なツールです。

テレワークでの業務が多い場合は、業務報告の重要性が更に高くなります。

また、Excelで作成する業務報告書フォーマットの項目選定する上で、業務報告書の作成が「単なる作業」とならないよう、シンプルな項目を選定することが、何よりも大切です。

今回の記事で提供しているフォーマットは非常にシンプルな項目設定となっており、どのような職種であっても今すぐに業務で使用できる形式ですので、ぜひダウンロードして活用してください。

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※Teamsを活用した業務報告については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法