働き方改革によって業務の効率化が求められている中、メールでの情報共有がうまくいかずに業務が進まないというケースをよくお聞きします。今回は、こうした状況を踏まえて、今からでもできるメールでの社内情報共有のポイントを、いくつかの例文とともに紹介します。

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メールによる情報共有のメリット

会社の中では、進捗報告、会議の議事録、マニュアルの周知など、日々さまざまな情報共有が行われています。メールによる情報共有を最大限活かすため、まずはメールで情報共有を行うメリットを知っておきましょう。

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①情報の属人化を防ぐことができる

情報を複数の人間と共有し、属人化を防ぐことは重要です。担当者の異動や退職などが発生しても別の誰かがそのメールにアクセスすることができれば、簡単に情報のキャッチアップが可能になります。

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②記録として残すことができる

テキストデータとして残すことで、記憶に頼ることなく情報を保存することができます。口頭による情報共有と比べてもっとも大きなメリットといえます。

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③多くの人が同時に同じ情報を共有できる

メールには、多くの人に同時に情報を発信できるという特徴があります。個別に連絡を取っていては時間もかかりますが、メールを使えば組織単位でタイムリーに同じ情報を共有することが可能です。

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メールを作成するときのポイント

メールを送るにあたってもっとも大切なことは、まず「読んでもらう」ことです。特に相手が忙しいと、そもそも読んでもらえなかったり、正しく理解してもらえなかったりすることもあります。

確実にメールを読んでもらうために、短時間で内容が理解できるように工夫しましょう。

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①件名で大まかな内容を伝えること

例えば「８月１日マーケティング部定例会議議事録の共有」などのように、件名で内容を要約しましょう。情報が具体的であるほど件名から内容を予測できるので、読んでもらいやすくなります。

継続案件に関する情報共有であれば、件名に「【●●株式会社との価格交渉の件】」と記載するなど、関係者でルールを決めておくとよいでしょう。検索性が向上し、見落としを防ぐことができます。

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②期限や緊急度を明確にすること

特に読み手に何らかのアクションを求める場合、必ず期限を切りましょう。急ぎの場合でも、「なるべく早く」でなく特定の日付や時間で切るとより効果的です。

使い過ぎは禁物ですが、重大なクレームなど至急で対応が必要な場合は、「【至急】」などを件名に記載しましょう。他の案件より優先度を上げて対応してもらいやすくなります。

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③短時間で情報がわかる本文の構成にすること

メール本文を作るときは、次のようなところに気を付けてみましょう。

・結論や最も伝えたい情報を最初に記載する
最初に結論や伝えたい情報を記載しておくと、読み手がそのあとの文章の流れを予測できるので、読みやすい文章になります。

・要件、条件、選択肢などは箇条書きにまとめる
箇条書きのように、情報を視覚的に見やすいよう整理すると、短時間で正確に情報を理解してもらいやすくなります。

・長文の使用を避ける
一文が長くなると文章が複雑になり、読みにくいだけでなく、人によって理解や解釈に差が出る可能性があります。一文をなるべく短くし、読み手の理解に差がでないようにしましょう。

・情報量が多い場合は別のファイルにまとめてメールに添付する
メールは大量の情報を見やすく整理することには向いていません。共有する情報量が多い場合は別ファイルにまとめておき、メール本文にはポイントだけ簡潔に記載しましょう。

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メールに返信するときのポイント

メールを受け取ったあとの返信にも気を付けたいポイントがあります。

①お礼と共に内容を確認したことを伝える

送信者からは、読み手がメールを開封したかはわからないので、メールの内容を確認したら、早めにそのことを知らせる返信をしましょう。情報共有に対するお礼も忘れずに。

何かアクションが求められており、すぐに対応できない場合でも、いつまでに対応できるのか早めに返しておくとよいでしょう。

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②件名は変更しない

読み手はメールの件名で情報を整理することが多いので、返信する際には、件名は変更しないようにしましょう。件名を変更すると検索性が下がり、かえって情報共有がうまくいかなくなってしまいます。

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社内情報共有メールの例文紹介

ここまでのポイントを踏まえて、いくつか情報共有メールの例を紹介します。

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例1 新商品販促プロジェクトの進捗報告

（件名）
【新商品××販売促進プロジェクト】進捗ご報告の件

（本文）
鈴木課長

お疲れ様です。
第一営業部の佐藤です。

表題の件、8/10終了時点の進捗状況を以下のとおりご報告いたします。
各店舗の売上データ等の詳細は添付のファイルをご参照ください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【売上】
　2,500セット　5,000,000円（税抜）

【進捗率】
　95%

【原因】
　A店舗において売切れが発生し、機会損失が生じたこと

【対策】
　　これまでの全店舗の売上げ傾向から各店舗への納品数の見直しを既に実施しており、明日以降改善する見通し

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例2 部内定例会議議事録の共有

（件名）
【ご確認依頼】2021年8月1日マーケティング部定例会議議事録共有の件

（本文）
マーケティング部　各位

お疲れ様です。
マーケティング部田中です。

表題の件、以下の通り定例会を開催いたしましたので、添付の議事録を共有いたします。
内容をご確認いただき、修正点がある場合、8月4日までに田中にお知らせください。

【開催日時】
　2021年8月1日　10:00~11:00

【議題】
　各チーム週次進捗報告
　次月実施施策案の報告
　コミュニケーションツールの導入について

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例3 作業日報の提出

（件名）
【日報】高橋（9/1分）

（本文）
伊藤課長

お疲れ様です。
法人営業部の高橋です。

本日の日報を提出いたしますので、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【業務内容】
9:00　朝礼、メールチェック
10:00　移動（中村リーダー同行）
10:30　●●商店（担当者◆◆様）商談（商談資料は添付のとおり）
　　　→9/7再度訪問予定
12:00　（休憩）
13:00　××スーパー（担当▲▲様）商談
　　　→追加注文取得（注文書番号：00000000）
14:30　移動（帰社）
15:00　社内研修受講
17:00　新商品△△提案資料作成
18:00　退社

【共有・ご相談事項】
●●商店様について、次回訪問時により具体的な商品△△のメリットの説明を求められております。提案資料について別途ご相談のお時間をいただきたく、明日改めてご連絡させてください。

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メールによる情報共有のデメリット

ここまで効率的なメールによる情報共有のポイントを紹介しましたが、メールでの情報共有にもいくつか弱点があります。

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①作成の手間

さきほどのポイントや文例で紹介したとおり、メールにはある種独特のマナーや作法が定着しています。そのため、そもそも作成に時間がかかってしまうことも多く、スピード感のあるやり取りには向かないこともあります。

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②引継ぎの難しさ

メールによる情報共有は宛先に入っている人に限られます。そうすると、例えば担当者が交代した場合には、メールの情報は他の人から引き継ぎを受けない限り共有できず、引継ぎ漏れの危険が生じてしまいます。

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③情報整理の手間

特定の組織や案件に関するメールを整理する場合は、自分でフォルダに振り分けるなどの対応が必要になります。一つ一つの作業時間はわずかでも、日々受信するメールの数を考えれば、その作業に相当の時間を使うことになってしまうでしょう。

以上のように、メールによる情報共有には弱点はあるものの、メリットを活かすことができれば、より確実な情報共有が可能になります。

非対面のコミュニケーションが増えている現状でも効率的に業務をこなすため、この記事の内容が少しでもお役に立てば幸いです。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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