リモートワークが進み、営業活動や営業組織においても、情報の共有と活用がうまくできずに、旧態依然とした営業活動が行われている組織も少なくありません。今回の記事では、営業組織における情報共有を効果的、かつ効率的に行うことで成果を出すための、下記の内容について解説します。

・営業組織で情報共有を軸に営業活動を進化させるコツ
・営業組織で情報共有がうまくいかない理由
・営業組織における情報共有の意味（メリット）

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情報共有で営業活動を進化させるコツ

営業組織においてさまざまな情報を共有／活用して営業活動を進化させるにはどうすればいいのでしょうか。

結論からお伝えすると、情報共有を目的に据えるのではなく「営業の進化・革新」の目的の中で「情報共有」を位置づけることが必要です。

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組織営業への転換を目的に掲げる

「営業の進化・革新」をもう少しかみ砕いてお伝えすると「組織営業への転換」です。個人のやり方に依存していた営業のやり方を、組織的に行うことを目標に掲げるのです。

営業組織の側に立った説明をすると「一部の顧客、一部のセールスパーソンに偏っている売上」や「セールスパーソン間で成績の差が大きい」ことを解消する意味を持たせるのです。

営業組織は、成果に結びつかないと思えば取り入れません。

営業組織の情報共有を活発にしようと思えば、情報共有が成果に結びつくイメージをもってもらうことが必要です。

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必要な情報の定義

営業組織において、情報共有を活用して営業活動を進化させるには、必要な情報を定義することが必要です。

さまざまな情報をそのまま共有しても、現場が混乱してしまいます。

例えば、個々の営業報告をテキストのまま共有するのは見る方が疲れてしまいます。営業のヒントとして活用したいのなら、顧客属性や顧客ニーズの種類、提案内容など、ポイントを絞って共有する方がいいでしょう。

必要な情報が何かを定義し、それを共有するのです。

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共有だけではなく活用する

情報共有だけではなく、活用まで考えておくことが必要です。

共有するだけでは成果につながらないからです。

例えば、

・顧客からのフィードバックやクレーム情報は、会議で話し合い対応策を検討する
・良い提案事例を共有し、他の顧客への活用を検討する
・営業プロセスが進展しない理由を洗い出し、勉強会で解決策を検討する

このように、情報共有で留まるのではなく、活用まで考えておくことが重要です。

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情報加工の手間をかけさせない

共有（場合によっては報告）するために、営業担当者の加工の手間をかけさせるのは、ナンセンスで、必ず避けなければなりません。

共有するために手間がかかるのは、共有意欲が一番そがれてしまうからです。

例えば、SFAから活動データを取り出し、違うフォーマットに移し替えて、さらに会議用資料を作成するといった手間は、あらゆる営業組織でみられます。

「何のためにこのような作業を行っているのか分からない」といった意見はよく聞かれます。報告／共有するのに作業時間をとられるのは苦痛でしかありません。

できるだけ手間を削減し、共有できる状態にしておくことが必要です。

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営業組織で情報共有がうまくいかない理由

本章では、営業組織内の情報共有を阻害する、営業組織特有の問題について解説します。

営業という仕事は顧客接点を持つという意味で、他の職種と比べれば「結果」が分かりやすいと言えます。

一方で、プロジェクトマネジメントのように中身を可視化する習慣がありません。中身が分かると言えば「訪問量」「商談量」といった顧客への接触回数・件数・軒数を量的側面で把握することが中心となっています。

すなわち、営業という職種は「結果が見えやすい」「中身は分かりづらい」という特徴があるのです。

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結果への評価に偏っている

営業組織の情報共有がうまくいかない要因のひとつとして「結果評価の偏重」があげられます。

結果が重視されると、情報を共有する優先順位が下がるからです。

営業は他の職種に比べて「結果」が分かりやすいこと、そして「営業の役割は販売目標の達成である」と言われてしまえば、結果で評価をせざるを得なくなるでしょう。

販売に至った経緯は評価されないため、情報共有はおろか、営業プロセスの確立や情報を活用した顧客管理といった、組織だった営業活動を行うことへの障壁が高まってしまうのです。

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営業個々人が単独で仕事をする傾向

営業組織の情報共有がうまくいかない要因のひとつとして「個人主義」があげられます。

営業個々人の「奮闘」が過度にクローズアップされると、情報を共有する価値観は生まれにくいからです。

営業は確かに個人プレーになりやすいと言えます。上司が商談に同行することはあっても、複数名での顧客との商談は少ないからです。

結果評価への偏重と相まって、営業は情報を出すどころかクローズするようになるでしょう。

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営業を科学的に捉えられない

営業組織の情報共有がうまくいかない要因のひとつとして「非科学的な前時代の営業スタイル」があげられます。

「営業を科学的に捉えて再現性のある組織にする」という価値観がない場合、情報共有することの意味は生まれにくいからです。

今でこそ「B to Bマーケティング」が理論として台頭するようになりましたが、以前は「営業」が科学的に捉えられておらず、営業の書籍は「個人の営業列伝」が多くを占めていました。

このように「科学的な営業」に興味を持たれなければ、情報共有はうまくいかないでしょう。

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KPIだけを管理する傾向

営業組織の情報共有がうまくいかない要因のひとつとして「過度なKPI管理」があげられます。

営業組織で当たり前に導入されている「KPI（Key Performance Indicator）」は訪問量や商談量といった量的側面の管理にしか活用されておらず、情報を共有して営業活動のレベルを上げていくうえで、意味のない管理になっているからです。

営業責任者／営業管理職のなかには、KPIの進捗状況を会議で報告させることを「マネジメント」だと思っている人もいます。

「営業のレベルを上げる」「顧客に価値を感じてもらう」という観点が欠落したマネジメントですが、そういった状況では、営業組織内での情報共有を活性化するという機運は、生まれないでしょう。

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営業組織における情報共有の意味（メリット）

本章では、営業組織における情報共有の意味について解説します。

昨今、営業の生産性向上、もしくは営業のDX（Digital Transformation）を志向する企業が増えてきました。営業の生産性を向上させることが重要視されるようになったのです。

また、新型コロナウイルスの影響は、営業職にも多大な影響を及ぼしています。

今まさに、営業を変革する必要性が出てきているのです。

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最新営業モデルにおける情報共有の意味合い

最新の営業モデルにおいて、情報共有は不可欠なものとして位置づけられています。

最新の営業モデルとは、今まで営業個々人に依存していた「新規顧客開拓」「既存取引顧客の取引額の増加」という目標に対して、顧客のリード情報、ニーズに関する情報、提案するための情報を整理・共有・活用することで成果をだす考え方です。

ザ・モデルという書籍で、営業プロセスごとにどのような情報を取り扱い、成果に導くのかということが具体的に解説されています。

このように、最新の営業モデルは「新規顧客開拓」「既存取引顧客の取引額の増加」について情報を共有・活用することで生産性を上げる考え方なのです。

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無駄な営業を排除するための情報共有

営業の生産性を向上させるには、無駄な営業活動を極力排除することが必要です。

営業は、とにかく商談を増やすなどの思考に陥りがちです。しかしその中には時間をかけるべきではない無駄な商談も存在するのです。

営業の生産性を向上させるには「商談するべき顧客」に「商談すべきタイミング」で「適切な内容」を提案することが重要です。

商談すべきタイミングの顧客なのか、提案すべき適切な内容は何かを判断するための情報がなければ、無駄な営業活動に終始することになるでしょう。

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営業戦略における情報共有の意味合い

営業戦略立案において「情報」は不可欠です。特に「顧客情報」は重要です。

顧客のニーズや課題といった情報がないと、営業戦略を立案できません。

具体的には、「ターゲット」と「焦点を当てるべきターゲットのニーズ」「ニーズを満たす製品やサービスのベネフィット」といった情報を連動させ、営業個々人が具体的なアクションに落とす必要があるのです。

このように、営業戦略立案に「情報」は欠かせないものであり、これを無視して戦略を立案しても、効果は望めません。

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営業のPDCAにおける情報共有の意味合い

営業戦略だけではなく、PDCA全体で情報共有は欠かせません。

営業戦略を立案すれば、次は実行です。狙ったとおりに実行され成果に結びつきそうかどうか、絶えず確認しながら進めることが必要です。その際「情報」がなければモニタリングできません。

また、KPIの量的側面の情報だけではなく、狙ったとおりの実行にならない理由についても考察できるよう、営業個々人の「活動情報の共有」が必要なのです。

量的な側面だけに着目すると「増やす」というアクションしか思いつかず、本質的な問題解決につながりません。

このように、PDCAをまわすには「情報共有」が必要なのです。

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まとめ

いかがでしたか。

当記事では、営業組織において、社内情報共有を効果的に進めて営業活動を変えていくための、下記のポイントをお伝えしました。

・営業組織特有の情報共有を難しくする要因
・営業組織において情報を共有する意味合いを持たせる
・営業組織において情報共有を活用して営業を変えていくポイント

当記事の内容をきっかけに、営業組織の情報共有を見直してみてはいかがでしょうか。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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