働き方改革、新型コロナの感染拡大から、テレワーク、リモートワークによる、コミュニケーションの希薄さが懸念されています。この懸念点を解決する一つの手段として、各拠点や各部門、他部門の社員同士が円滑にコミュニケーションを取れるようにするための社内SNSが注目されています。

今回の記事では、

・社内のSNS期待される効果
・導入時のポイント

以上を、導入後の活性化の例を挙げながら、解説します。

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社内SNSの期待される効果

コミュニケーションの活性化

普段関わる機会のない従業員同士がSNSで接点を持つようになりますので、部署間の壁はなくなり、関わった事のない従業員の発信を見たり、その発信に返信したり、気軽にコミュニケーションを行うことができます。「タテ：上司」「ヨコ：他部署」「ナナメ：他部署の上司」の関係が、自然と形成されます。

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情報共有の効率化

SNSには、「○○様、お疲れ様です」など余計なワードを入れる必要がないため、数秒でも業務時間の短縮に繋がります。情報は、リアルタイムで共有され、すぐに状況把握、返信が可能になり、意思決定までのスピードがあがります。SNS上でのやり取りも、そのままログとして残り、流れも把握しやすくなります。写真や動画もすぐに送れ、時と場合によってはTV電話で動画確認もできるため確認の精度が上がります。

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経営陣のメッセージ浸透

経営陣からのメッセージ（投稿）を増やすことで、会社の考えを伝え理解を促進することができます。会社の規模が大きくなると、経営陣と従業員の距離は遠くなってしまい、メールやポータルサイトだと、伝達の一方通行になってしまい、従業員まで浸透することはなかなか難しいです。社内SNSであれば、より身近なものとして運用でき、気軽に見に行き、聞ける場として活用できます。また、気軽に質問をすることも可能ですので、企業のメッセージが浸透しやすい環境構築ができます。

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社内SNSの導入のポイント

社内SNSを導入するにあたり、必ず事前に下記点について議論し方向性を決定しておきましょう。

導入目的をはっきりさせる

社内SNSはコミュニケーションを活性化するには適した手段です。導入すると組織の課題解決につながり、問題を軽減する可能性があります。しかし、あくまでコミュニケーションを良好にする手段であり、社内SNS自体が問題を解決してくれるわけではありません。「私たちは何を解決したいのか？」という点を、導入する前に明確にしておきましょう。ゴール設定がないと達成基準もないため、進めていくうちに必ずどこかで躓いてしまいます。

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ツールの選定

社内SNSといっても提供元にもそれぞれ強みがあります。「チャット」「グループ」「情報共有」「理念の浸透」等、各社の違いを調査、理解し、前項で上げた組織の課題を解決するにはどこを用いて解決を目指すか決める必要があります。また、使いづらいものは使われません。お試し期間で無料サンプルを使わせてくれるところがほとんどですので、必ず実践して使用してみましょう。また、普段からスマホやSNSを使わない従業員もいますし、SNSに慣れている若い世代もいますので、ツールの選定においては、導入前に従業員の意見を取り入れる事も重要です。

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組織体を明確にする

社内SNSの導入の際に、事前に運用責任者、事務局など、どういった組織体で運用するのかを決めましょう。責任者は総務や人事の役員、事務局は管理系のメンバーが進めることが一般的です。社内SNSは全社で運用するため、様々な部署から有志を募ってプロジェクトで進めることをおすすめします。

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既存ツールとの住み分けを決める

社内の既存ツールとSNSをどう住み分けさせるかは重要です。メールやチャットと合わせて利用する企業が多いと思いますが、コミュニーションの内容を「フォーマルなもの」「インフォーマルなもの」で分けることで住み分けがある程度できます。開始当初はあいまいな部分があると思いますが、時間の経過とともに線引きがされていきます。

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上手くいかない場合の理由

社内SNSを導入すると成功する企業とそうでない場合があります。上手くいっている事例に関しては下記の３点をしっかりと対応している場合です。

アナウンスが甘く、従業員に社内SNS導入が伝わっていない。

社内プロモーションのミスです。所謂「つかみ」を失敗すると、後のリカバリーに時間を要します。全社でやっていくと決めた以上、運営組織のトップから情報発信をしてもらうなど、多少大事になってもいいのでやり過ぎるぐらいでスタートダッシュをしましょう。全社に影響を持っている役員にリーダーを担ってもらうのは、ここで力を発揮してくれる可能性が高いからです。

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導入の目的がはっきりしていない。

そもそも組織内の課題が何で、それを解決するための取り組みであることを従業員が理解していない、もしくは課題や取り組みに従業員が納得していない、両者が考えられます。こういった時は、アンケートを用いるなどして、まず生の声を聞きましょう。従業員を一緒に巻き込みながら、進めていくことを意識しましょう。

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従業員に飽きられて継続することができない

目新しさが減ると人は飽きてしまいます。期間限定で特別キャンペーンを行うなど、手を変え、品を変え、従業員に飽きられない取り組みを常に考えましょう。

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導入した社内SNSを活性化していくためのポイント

メンバーを固定せず定期的に入れ替える

同じ部署や同じメンバーでの運用を固めると、同じようなアウトプットになりがちです。リーダーは経営陣、事務局は管理部門メンバーとして、事務方とリーダーは固定でもいいので、プロジェクトメンバーは現場の従業員を立候補させて、定期的にメンバーを入れ替えましょう。常に新しいアイディアが出る状況を作ることをおすすめします。新入社員をメンバーとして加えてもいいですね。

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皆が喜ぶ状態を作る

社内SNSのポイントは投稿に対して、コメントやリアクションができる点です。せっかく良い情報を投稿しても何も反応がなければ「見られていない」「誰も興味を持っていない」状態になり、次から投稿はしてくれなくなります。反応した人にも何かしらのメリットを付けるなどの工夫もしましょう。

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使用する従業員へのメリットを明確にする

人間誰しもメリットがないと長続きしないものですね。一生懸命取り組んでくれた人は人事評価に組み込む。そこまで難しい場合は、一定のルールを決めて積極的に取り組んだ人にポイントを付与するなどして、ポイントを景品やサービスと交換できる仕組みがあれば、日常的に投稿してくれる人は一定数出てきます。

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社内SNSは期待できる効果もありますが、魔法のツールではありません。導入する企業が自社の問題点を特定して解決に向かわなければ、選択するツールもトンチンカンになり、時間とコストの無駄になります。明確な目的を持って社内SNSを導入し、コミュニケーションが活発化し、エンゲージメントの高い組織を目指していきましょう。

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※Teamsを活用したナレッジ共有・収集については下記の記事でも詳しく解説しています。

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