全員で目指す「共通のゴール」設定、進める体制づくりが先

会社に限りませんが、組織全員で同じゴールを目指せたらいいですよね。メンバーが全員一致して同じゴールを目指し、一緒に努力できることは会社の業績にとっても社員の働きがいにとっても大変重要です。ところが、実際には部署の業務連携には壁があり、データ連携どころかコミュニケーションもうまく取れていない、業務プロセスも分断されておりどのように繋がっているのか正確に把握できていない、そんな状態であったりしないでしょうか。または、システムは完全に別物を導入してしまい、各別々に管理している、または古すぎて連携できない、そんな姿もよく見られます。こうした状況でいきなりまた新しいツールを導入しても悩みの種が増えるだけです。

ではどうすれば良いのでしょうか？最初にするべきは共通のゴールを見出し、同じゴールに向かって進める体制を作ることです。KGI・KPIという言葉をご存じでしょうか？KGIはKey Goal Indocatorの略で重要目標達成指標の意味です。KPIはKey Performance Indicatorの略で、重要評価指標の意味です。社員に共通のゴールを意識してもらうとなると、まずはビジョンやミッションなど定性的な目標を立てるものですが、それだけで十分でしょうか？確かに共通意識は生まれますが、具体的な行動に落とし込み、日々その進捗を確認していくとなると、やはり数字に落とし込み、誰もが見れる状態にする必要があります。

※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

TeamsアプリListsを活用して社員のスキルを管理・可視化する方法

TeamsアプリListsで「インシデント管理」を効率的に行う方法

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「共通のゴール」を見ながら仕事ができるようになるダッシュボードツール

こうした課題を解決し、全員で共通のゴールを見ながら仕事ができるようになるツールがダッシュボードツールです。こう書くと魔法のようなツールに聞こえますが、実際には地道な日々の業務とシステム間の連携によって成り立っています。ダッシュボード作成ツールには主に以下のような機能があります。

①データの蓄積機能

②ビジュアライズ（グラフや表）機能

③自動的なデータの更新機能

④AIによる分析機能

以上の機能を支えるためには、日々の業務の中で業務データを収集する仕組みと、業務システムとの連携が必要になります。こうした苦労は必要ですが、正しくKGI、KPIを反映していないダッシュボードを見ることで会社の中に課題意識が生まれ、まずは正確に全員でデータを見れる事が重要になります。また、業務をデジタル化(自動化)していくことの重要性も認知され、より効率的な業務改善につながる傾向もあります。このように、ダッシュボード作成ツールそれ事態も上記のような機能を持ち、有益なツールですが、これらを利用する、準備する過程で会社に重要な変化を起こす事ができます。以降の記事ではこうした事前準備や活用して何をすれば十分な成果を上げる事ができるかも踏まえてツール選びのポイントをご紹介します。

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ダッシュボード作成ツールを選ぶポイント①利用目的を満たせる機能があるか？

まずは自社の導入目的に合った機能が存在するか確認しましょう。前述の①〜④の主な機能の中で、特に差が出やすいのは以下の二点です。

②ビジュアライズ（グラフや表）機能

④AIによる分析機能

機能としては上記に注意するのが良いのですが、合わせて自社の導入目的、導入範囲も明確にしましょう。前述の通り、一般的には会社のメンバー全員で共通の目標に向かうために導入するケースが多いですが、大企業の場合にはまずはボードメンバー(役員)が正確に数字を見れるようにする、または経理や経営管理の専門部署で数字を把握できるようにするというケースも多いです。その場合、ビジュアライズの仕方としては過度にこだわったものというより細かく数字を追える必要があるかもしれません。逆に、やはり全社社員と共通の数字を見たい場合には、細かい数字を王よりも重要な数字（KGI、KPI）にフォーカスし、ビジュライズにも拘って作ってわかりやすさを追求した方が良いでしょう。

また、データを見える化した後も重要です。KGI・KPIを運営していく際にも、実際に業務の中に落とし込んでいく場合にはどのような点で頑張れば良いのか明確にしていく必要があります。こうした場合、AIによる分析機能が利用できるケースがあります。

実例をご紹介すると、ある企業で、新しいサービスを開発し、順調に立ち上がったのですが、売上高の成長性にやや鈍化が見られるようになりまいた。Web経由で提供するデジタルツールでしたので、部品の共有や販売チャネルのキャパシティなどは問題ではなく、成長性が鈍化した理由は単純に市場が飽和したためと思っていたそうですが、合わせて競合他社の成長性も調査したところ、競合は順調に伸びておりその企業だけの問題でした。ツールを用いてよくよく調査をしてみたところ、顧客数の伸びには問題ないのですが、解約率がやや高かったことに加えて、顧客一人当たりの売上が競合と比べて低い事がわかりました。当時その企業は新規参入だったため商材が少なく、クロスセル(同じお客様に複数の商品を売る事)に限界があったのです。ここでのツールに求めるポイントは、

1.競合他社など、自社以外のデータと比較できる事

2.売上の成長性を阻害する要因など、分析機能を持つ事

でした。こうした機能を用いる事で迅速に課題を把握し、解決に向けて具体的な努力を組織的に実行する事ができます。

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ダッシュボード作成ツールを選ぶポイント②UI(ユーザーインターフェース)は使い易いか？

次はツールとしての使いやすさを確認しましょう。先ほど、データを見やすさに関するビジュアライズ機能に触れましたが、ここでは使いやすさを確認します。ダッシュボードツールですので、データが見えやすいのは当然なのですが、加えてデータ入力の画面や、ビジュアル化をするにあたって各種設定を行う機能を、日々扱う必要があります。こうした地味な作業を繰り返すことで見えやすいツールの機能を最大限に活かせるわけですが、日々のこうした作業は面倒に感じることも多いですし、業務の負担として感じる方も多いでしょう。そのため、データをビジュアル化する以外の点では、「見やすさ」「わかりやすさ」ではなく、あくまでもデータを入力する社員が「扱いやすい」と感じるかどうかを重要視してツールを選びましょう。

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ダッシュボード作成ツールを選ぶポイント③既存システムと連携できるか？

次はダッシュボードを利用するにあたって最も重要と言っても過言ではない点です。KGI・KPIのみならず、その他の重要指標もダッシュボード単体ではデータを揃え、表示させる機能はありません。以下の２つの機能の存在によって、データを扱う事が可能になります。

①データの蓄積機能

③自動的なデータの更新機能

特にここで重要となるのが③の機能となっています。みなさんの業務でも、日々扱うツールが存在していると思います。こうしたツールには日々データが蓄積されており、ツールによっては機能の改善やAIによる分析を含めた、対象ツール単独でのデータ活用機能が内包されている可能性もあります。過去に入力したデータが何らかの形で活用されていたり、ツールそのものが改善されていたりするケースも多いのではないかと思います。こうした便利な機能はデータを蓄積する事、データを分析することによって支えられて機能しているのですが、同じようにダッシュボードツールでもデータを蓄積、分析する必要があります。しかし、ダッシュボードツールは業務ツールではないため、それ自体はデータを発生させません、そのための③の機能によってデータを業務ツールから受け取り、①の機能によって一時的保存する必要があります。

③を機能させるためには、ダッシュボード作成ツールと、対象となる業務ツールでデータが連携できる必要がありますので、可能かどうかを事前によく確認しましょう。業務ツールを自社で開発、運営している場合には開発部門に確認が必要ですし、社外のツールを利用している場合にはサポートセンターに問い合わせてデータ連携のインターフェースを確認する必要があります。ダッシュボード作成ツールの導入元企業に問い合わせをするのに合わせて確認しましょう。

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※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

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ダッシュボード作成ツールを選ぶポイント④業務サポートを受けられるか？

システムと同様に業務上のサポートを受けられるかも確認しましょう。業務内容によってはツールなど存在せず直接ダッシュボード作成ツールにデータを入力する必要があります。その場合、前述のようにUIが使いやすいか確認することも重要ですが、入力するデータが複雑になってきた場合業務が回るように業務自体をデザインする必要があります。

また、効果的にビジュアライズするには対象のデータに適応した設定を行い、適切なビジュアルになるように調整する必要があります。こうした業務はツールに慣れていないと難しいケースもありますので、業務サポートが受けられるか事前に確認しましょう。

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ダッシュボード作成ツールを選ぶポイント⑤利用形態、料金体系は自社に合っているか？

最後に、料金体系を確認しておきましょう。ダッシュボード作成ツールには以下の３つの利用形態があり、料金体系がやや異なります。

・オンプレミス型(自社のサーバーにインストールして利用)
→インストールするサーバー数に応じて課金

・クラウド型(Webブラウザから利用)
→利用するアカウント数(PC数)に応じて課金

・PCインストール型(PCにインストールして利用)
→ダウンロード、インストール用のメディアを購入する事で課金

利用のしやすさ、自社の実情に合わせてリーズナブルな方法を選びましょう。例えば少人数であればPCインストールでも十分ですが、大企業の場合セットアップだけでも大変なので、即使えるクラウド型が適しています。

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いかがでしたでしょうか？ダッシュボード作成ツールを上手に導入できれば、経営管理の負担を軽減し、会社の成長を加速化する事ができます。本稿が皆様の会社運営の一助になれますと幸いです。

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※Teamsを活用した業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。

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