メンバーが日報のデータを入れてくれない。。

みなさんの会社では日報を活用していますか？社員からは何かと不評が多い日報で、毎日のことになりますとなかなか面倒なので書いてくれない、書くのを忘れてしまうケースもありますよね。マネージャーのみなさんも日々の確認作業に追われていることでしょう。

今回の記事では、こうした確認作業、特に日報のデータ(内容)を集計し、価値を引き出すためのExcelを使ったコツについてご解説します。具体的な考え方をイメージしていただくために、営業業務を事例としてお伝えします。

※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

‍

‍

日報はそもそも何のために書くのか？

まずは日報を何のために書くのか明確にしてメンバーに伝えましょう。皆さんの会社ではどのような理由で日報を書いているでしょうか？業務内容やビジネスモデルなどによってさまざまだと思いますが、主に以下のような理由で日報制度を導入していると思います。

‍

・特定業務の進捗確認

・社外で活動する社員の業務内容、業務時間の把握

・部署の業務成果の集計(営業の契約件数など)

etc..

‍

ご自身の部署やチームで何のために導入するのか明確にし、メンバーに周知しましょう。日報制度を導入する場合、専用のツールまたはチャットツールなどを導入するケースもあると思いますが、どのようなツールを導入するか検討するためにも事前に検討しておくことをお勧めします。今回の記事では、営業業務を例とした解説をしますので、日報を書く目的を以下のように設定しました。

‍

・営業社員の社外活動内容の把握、勤怠管理

・営業活動の成果(契約件数)集計

・営業活動における課題の吸い上げ

‍

日報を運営するための下準備

日報を作成する目的を設定できたら次は目的を達成するためにどのような項目を日々メンバーに書いてもらうか考えて日報入力画面に落とし込みましょう。後ほど詳しく紹介しますが、日報を効果的に集計する以前の問題として、そもそも日報を毎日書いてもらう必要があります。書く内容が多くなってしまうと、「今日はいいから明日にしよう。。」と、怠け心が出てしまう可能性も否定できません。こうした状態を避けるために、日報の必要性を理解させることは勿論ですが、必要最低限の項目にすること(且つ、目標は達成できるように)が重要です。ここでは書き方の具体的な考え方を示しますが、項目が多くならないように、また、入力の際に考える事が多くなりすぎないようにしましょう。

‍

実際に項目を作成するポイントは以下になります。

‍

1. 定性的内容と定量的内容の項目の分離

　→　把握したい内容を「文章で書く内容」(定性)と「数字を入力する内容」(定量)に分けます

‍

2. 必須項目を設定

　→　毎日必ず入力しなくてはいけない内容を設定します(勤怠など)

‍

3. 業務成績用の集計項目を設定

　→　営業成績の集計用に契約件数を項目として設けるなど

‍

4. 任意事項を設定

　→　業務上の相談事項など任意で書きたいことをかける欄を設定します。

‍

上記の4つを念頭に入力項目を考えていきます。例として営業業務の日報の場合は以下のように設定していきました。

‍

例：営業業務の日報項目設定

‍

項目説明

●営業開始時間：当日の業務開始時間

●営業終了時間：当日の業務終了時間

●業務区分：業務内容の番号を示します

　→　文字でも良いですが、項目が決まっている場合は数字などで区分すると集計が便利です。こうしたテクニックを定性情報の定量化と言います。

●訪問件数：訪問した顧客数

●契約件数：契約した顧客数

●更新契約数：契約を更新し既存顧客数

●業務内容：当日の業務内容の詳細

●業務課題：当日に感じた、発見した業務の課題

●その他・備考：その他マネージャーに伝えたいこと、報告したいこと

‍

項目設計の考え方詳細

集計項目の設計の考え方をご紹介します。この例では営業業務を例に考えていますが、基本的な考え方は他でも変わりません。

‍

まずは定性的内容と定量的内容に分けましょう。集計のことも考えると、定量的内容を先に項目としておくと楽に集計できます。また、記入する際にも文章を書くよりも数字を入れるほうが楽なので、日報を書くハードルが下がります。前述の「業務区分」の項目の部分にも記載しましたが、定性的な情報を定量的な情報として扱うことも可能です。Excelに「リスト」という機能があることをご存知の方も多いと思いますが、リスト機能を利用する際には事前に選択数項目を準備しておき、特定のセルへの入力時にプルダウンから選択することになるかと思います。この選択する項目は、元々は定性的な情報ではあるものの、リスト化して番号をつけることで楽に定量的に集計する事が可能です。(文字のままでも集計できないわけではないです)具体的には部署名や業務区分など、名称は文字ですが、部署毎に番号をつけるなどで定量データにできます。

‍

定量項目の中でも必須項目について見ていきましょう。定量項目の必須事項で特に重要なのが事業や業績評価のKGI・KPIに関わる部分です。今回の例で言えば「契約件数」「訪問件数」「更新契約数」になります。こうした項目はチームや部署単位で集計してマネージャーとしてのご自身の業績評価にも関わりますので、必ず必須事項として記入するようにしましょう。個々人の実績評価にも関わる部分ですので、必須項目とする事で日報を毎日各インセンティブにもなります。

‍

次は定性的情報の必須内容を見ていきましょう。ここでは業務内容を必須にしています。業務内容を必須にする意図は、外回りをする営業で１日何をしているか管理ができない業務であっても、日報で業務内容を報告しなくてはならないというルールにすることで、報告す流に値する業務を行う必要があると感じるようになります。前述の業績評価に利用する定量的な項目も同様ですが、文章で書くようにする事で具体的な行動をメンバー自身でもイメージしながら実行できます。

‍

最後に定性的な項目で任意の内容を見ていきましょう。ここでは「業務課題」「その他・備考」と書きました。業務課題は常にあるわけではないので、必須にはしておりませんが、マネージャーとしてメンバーの課題を把握し、解決策を一緒に考える事でチームの生産性を上げる事ができます。また、こうした業務上の現場の課題はマネージャーである皆さんからさらに上位のマネージャーに課題を報告し、今後のアクションを検討する際にも必要なインプット情報になりますので、積極的に記入するようにメンバーに促しましょう。備考の部分は課題でもない情報共有などが簡単にできる場所として用意しました。書く内容を限定しない項目を設ける事でコミュニケーションのきっかけを作る事ができます。

‍

※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

‍

実際に日々運営&集計するためのポイント

ここからはExcelで日報を集計する際に注意するべきポイントを解説していきます。技術的には前述までに示してきた内容で対応する事ができますが、日々業務で回していくためにはそれ以外にも気をつけるべきポイントがいくつかあります。順番に見ていきましょう。

‍

1.日報を入力する習慣作りと動機づけ

ここまでも何度か触れてきていますが、日報は基本的に毎日入力してもらう必要があります。そのため、日報を入力する動機づけが必要です。基本的には業務成果・評価と連動させる事で入力行為自体は必須とする事ができますが、業務内容の詳細な報告や業務改善の提案、課題の共有など本人のモチベーションによって内容の良し悪しが分かれる項目もありますので、動機づけと習慣化は同時に行う必要があります。

‍

動機づけは日報に対するフィードバックをマネージャーから行う事で実施できます。メンバーが上げてきた課題への対応を迅速に行う、提案に対する検討結果を朝礼の後に個別に話すなど、自分がメンバーの日報に関心を持ってみていることを行動で伝えましょう。

‍

2.上位マネージャーとの合意

日報の内容はマネージャー自身の成績となりますので、ご自身の上司にも結果を報告する必要があります。そのため、ご自身がどのような項目で評価され、上司の方がどのような現場情報を必要としているかを把握しておく必要があります。場合によっては日報の項目にも反映させる必要がありますので、日報作成のためにも確認しておきましょう。

‍

3.その他ツールとの連携

Excelの関数、マクロを使うことでその他のツールと連携して使うことも可能です。特にOffice系のツールとは同じくマイクロソフト製のため連携が容易ですので、集計の容易さだけでなく、進捗管理やコミュニケーションのために連携させて使いましょう。顧客とのやり取りを行うOutlook(メール)やコミュニケーションをとるためのTeamsなどは特に相性が良いです。

‍

4.Excel以外のツールも検討

最後に本稿はExcelを使った日報の集計について解説しましたが、日報ツールは専用のものがある他、SlackやTeamsなどのコラボレーションツール、社内SNSでも対応する子tができます。集計作業となるとExcelは非常に優秀ですし、皆さんも使い慣れていると手放せないと思いますが、機能的に特化したツールの方が使いやすい面もありますのでぜひ検討してみましょう。

‍

いかがでしたでしょうか？Excelは非序に優秀な集計ツールで、汎用性も高いため最初にしっかり設計して、日々の運用で回せる事ができればメンバーが少々増えた場合や、業務内容が増えた場合でも対応する事ができます。今回の記事が、皆様の業務のお役に立てますと幸いです。

※Teamsを活用した日報・週報については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teams更新アプリを活用した報告書の運用・業務(タスク)状況の管理方法

Teamsを活用して日報・週報を自動で収集する方法

‍

Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひご覧ください。

(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集～Excel業務の負荷を削減する方法～