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「日報」と「週報」それぞれの「目的・項目」の違い

April 18, 2022

日常のマネジメントのなかで、メンバーに日報や週報を書いてもらっているケースが増えています。リモートワークが当たり前となった近年では、メンバーの状況をマネージャーが把握することが難しくなっており、このような定期的なレポートで情報収集することは、マネジメントを支える仕組みとして非常に重要です。

しかしながら、メンバーに日報や週報を書く時間を求めるには、その目的を明確にする必要があります。一定の業務負荷を求めるものでありますが、その設計や活用方法によってはその効果を大きく増大させることもできます。

マネージャーにとって、メンバーの動きや思っていることに関することは、マネジメントを行うにあたって貴重な情報になるため、適切な情報が集められるように、そしてその後の活用につなげられるように設計する必要があります。

では、日報と週報ではどのような違いがあるのでしょうか。

その目的は異なるのか、書くべき内容に差異はあるのかといった部分を解説します。

なぜ日報・週報を取得する必要があるのか

日報や週報の共通の目的は「業務状況の把握」です。マネージャーがメンバーの業務状況を把握することで、組織におけるプロジェクトの進捗確認や、メンバーコンディションの状況確認といったマネジメント業務に必要な情報を収集することができます。

営業職種のように、アポの件数やクライアントとの商談フェーズの進み具合といったメンバーの行動が組織の成果・成績に直結するような場合は、マネージャーが業務進捗状況を把握することは非常に重要です。

また、具体的な業務状況以外にも「どんな悩み事を抱えているか」「仕事を進める上で障害になっていることがないか」「メンバーの健康状態や業務量に問題はないか」といったコンディションに関する情報を収集することも目的の一つになります。

メンバーに関する情報が不足していては、手を差し伸べることもできません。業務の進捗状況と併せてメンバーコンディションを把握するための手段として日報・週報は役に立ってくれます。

では、日報と週報の違いはどのようなものがあるのでしょうか。単に頻度が異なるだけではなく、上手に使い分けを行うことが大切になってきます。

「日報」の目的と活用方法

日報とは、一日の終わりにその日の業務報告を求めるものです。毎日の業務が問題なく遂行されているかの確認を行うことと、問題が発生したときに速やかにマネージャーが対応できるような状態を作ることが主な目的です。

日次単位のレポートとなりますので、比較的細かい業務実績や、タスクレベルでの進捗確認を行うのに向いています。

日報では、

・その日の具体的な業務内容(アポの件数、アポ先、商談の進捗、開発タスクの完了状況など)
・翌日の予定
・その日の簡潔な振り返り
・悩み事や困りごと

などが主な項目となります。

組織の状況によって、項目を削ったり追加したりしながら、目的に合った項目を設定するのがよいでしょう。毎日書くものであるため、項目が多すぎないようにすることも重要です。簡潔にその日の業務内容を報告し、メンバー自身の振り返りにもなるような設計が望ましいです。

習慣化してしまえば、日記にような感覚で日頃の業務の振り返りを行うクセをつけることができ、メンバー自身の育成にもつながります。

マネージャーからの関与や支援が通常よりも必要な新人メンバーや年次が低いメンバーに対して有効な施策と言えるでしょう。

「週報」の目的と活用方法

一方で週報は、週の終わり、金曜日の終業タイミングなどでその一週間の業務サマリの報告を求めるものです。基本的な目的は日報と同様ですが、細かい業務状況の把握というよりは、プロジェクト全体の進捗を把握することに向いています。

日報とは異なり、タスクレベルでの細かい報告ではなく、プロジェクトのゴールや月の目標に対して現在どんな進捗状況であるか、問題が発生していないかといったことを項目としては収集します。

週報では、

・プロジェクトの目標に対する達成状況
・一週間の振り返りと翌週のアクション予定
・現在発生している問題や、ボトルネックとなっていること

などが主な項目となります。

もし何か問題が発生していたり、ボトルネックとなっていることがありそうな場合は、速やかに解決につながるようなアクションを取りましょう。

週報は日報よりも、抽象度の高い情報やサマリーとなるような進捗状況を求めるため、新人メンバーよりは、チームリーダーや年次が高いメンバーに対して有効な施策と言えます。

日報・週報の運用は「フィードバック」が一番大切

日報と週報、それぞれの目的や、マネージャーが把握できる情報の種類やここまで解説したとおりですが、メンバーからの報告を受けてマネージャーがフィードバックを行うことで、その効果はさらに増大します。

日報や週報の中で、うまくいったこと(商談の成功、開発の完了、業務の効率化など)があればしっかりと称賛や感謝のコメントなどのフィードバックを送りましょう。

一方で、なにか問題が発生しているときは、問題の内容に応じて追加でメンバーとのコミュニケーションを取ったり、必要であれば組織全体で対応できるようなアクションをとりましょう。

日報では、やり取りが毎日となるため、全てに対してコメントを行うことは難しいかもしれませんが、「ありがとう」「明日もよろしくね」といった一言や、チャットツールのスタンプ機能などでも、何かしらのリアクションを行うことが望ましいです。

ちょっとした挨拶や感謝の言葉を送るだけでも、メンバーにとってはマネージャーから自分の仕事や成果が認識(アクノレッジメント)されているという印象を受け、コンディションが改善することが過去の研究でも分かっています。

逆に、日報や週報を書いてもらっても、全く反応がないとメンバーは「毎日書いているが意味があるのか」と考えるようになり、報告自体の品質が低下してしまうケースもありますので、リアクションやフィードバックを行うことを忘れないようにしましょう。

日報・週報の代替手段も検討するべき

日報や週報は、メンバーのコンディションや業務進捗状況を細かく把握するのに有効ですが、一方でメンバーにこれらを書く時間を求めることになります。

また、中途採用やある程度社会人年次が高い社員になると、マイクロマネジメントをされている感覚を受ける人もいるでしょう。

「業務状況の把握」という大前提の目的に照らしたときに、日報や週報以外にもマネージャーとの1on1の実施や、週次の定例MTGでの状況報告といった形での代替手段も存在することを認識しておきましょう。

組織の状況に合わせて、最適な手段を選択することが望ましいです。

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