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社内情報共有についての考え方【なぜ今「社内情報」の共有が重要なのか】

August 29, 2021

「社内情報共有が重要である」という論に、反対を唱えるビジネスパーソンは少ないでしょう。しかし、「なぜ社内情報共有が重要なのか」という問いに答えられるでしょうか。昨今、働き方が大きく変化する中で、ますます重要になっているはずの「社内情報共有」ですが、この当たり前のことがうまくいっていないケースも見受けられます。

今回の記事では、「社内情報共有がなぜ重要なのか」についてはもちろん、効果的な社内情報共有についても、組織運営の観点で併せて解説します。

社内情報共有がなぜ重要なのか?

「社内情報共有がなぜ重要なのか」は、仕事で成果を創出するために、情報共有と活用が不可欠だからです。

仕事のほとんどがPDCAサイクルと言われるマネジメントサイクルによって実行されることが多いと思いますが、PDCAサイクルを確実にまわして成果を出すために、正しい情報が必要です。言い方を変えれば、正しい情報共有が仕事で成果を出すための基盤です。

PDCAサイクルに不可欠

PDCAサイクルの実現には、社内情報共有が不可欠です。なぜなら、さまざまな情報に基づき計画され、実行状況も正しく「情報化」されなければPDCAサイクルが回らないからです。どのような部署の仕事であっても、計画を立案するはずです。計画を立案する際には「情報」を活用します。

また、計画の実行度合いを正しく把握し、障害があればそれを取り除き前に進めなければなりません。その際も「情報」が必要です。このように、PDCAサイクルを実現するために、社内情報の共有が必要です。

正しい情報を共有する重要性

PDCAサイクルを実現し、成果を上げるために「情報」が必要なのですが、その情報が正しい情報ではなく、間違っていれば大変なことになります。なぜなら、間違った情報に基づいた計画を実行しても、成果が得られないからです。また、情報は人が介在することで余計な情報が付け足されたり、あるいは削除されたりすることがあります。

Aというタスクの重要度を上げなければならないのに、情報が伝わらず、誰もAに取り組んでいないという事象が起こるのは、正しい情報が共有されていないからです。このように、仕事を進めるうえで「正しい情報」を共有することが必要です。

情報の共有・活用で得られること

単なる「共有」にとどまらず、共有したうえで「活用」することが重要です。正しい情報が活用されれば、どのような効果があるでしょうか。

PDCAサイクルの実現

正しい情報共有・活用が促進されれば、PDCAサイクルが実現されて成果を出すことができます。なぜなら、PDCAサイクルの実現に必要なのが「正しい情報」だからです。正しい情報のもと計画され、実行状況も正しく可視化され情報として整理されれば、PDCAサイクルのレベルが上がることは間違いありません。

このように、正しい情報共有と活用が促進されることで、PDCAサイクルのレベルアップにつながり、成果を出すことができます。

プロジェクトマネジメントの効率化

正しい情報共有・活用が促進されれば、プロジェクトマネジメントも効率的に行うことができます。なぜなら、プロジェクトマネジメントにも正しい情報共有と活用が必要だからです。システム導入のプロジェクトは想像しやすいと思いますが、最初の要件定義ひとつとっても、多種多様な情報を取り扱うことになります。プロジェクトは、その大小を問わず関係者間で情報を共有し、それぞれのタスクを進めていく必要があります。

人材育成

正しい情報共有・活用が促進されれば、同時に人材育成が促進されます。なぜなら、正しい情報をもとに仕事をすることが、ビジネスパーソンに欠かせないからです。前述のPDCAサイクルやプロジェクトマネジメントも、ビジネスパーソンに欠かせないスキルです。

このように、正しい情報の共有と活用は人材育成にも役に立ちます。

「情報共有」がうまくいかない場合のデメリット

「情報共有」がうまくいかないと、どのようなデメリットがあるのでしょうか。また、なぜ「情報共有」がうまくいかないのでしょうか。典型的な「うまくいっていない」状態と、その状態を放置した場合のデメリットについて解説します。併せて、その原因についても解説します。

共有のみ行い生産性が低下

「情報共有」がうまくいっていない状態とは「共有」が目的となってしまい、共有することだけに時間をかけてしまっている状態です。

この状態では、時間だけとられてしまい生産性が悪化します。この状態は、事態情報の選別/優先順位が勘案されておらず、形式的に情報共有されることにより引き起こされます。

正しい情報が共有されず仕事が進まない

「情報共有」がうまくいっていないもう一つの状態は、正しい情報が共有されていない状態です。

この状態では、仕事の抜け漏れが発生し、重要な仕事が進まないという事態を引き起こしてしまいます。この状態は、単純に伝えていないということもありますが、説明の仕方や情報共有の方法が煩雑、もしくは整理されていないため「伝えていても伝わっていない」ことにより引き起こされます。

リモートワーク環境下で意識すべき情報共有

新型コロナウイルスの流行拡大は、働き方に大きな変化をもたらしています。リモートワークが進み、会議などもZoomなどをすることが多くなってきました。この変化は「社内情報共有」にも大きな影響を及ぼしています。本章では、リモートワーク環境下で意識すべき情報共有の在り方について解説します。

情報の整理

リモートワーク環境下では、情報の整理を行うことが、社内情報共有をうまく進めていくうえで重要です。リモートワーク環境下においては、情報を会社の書庫や個人のロッカーに格納できません。多くの資料や情報は、クラウドやファイルサーバーに置くことになります。

また、現代は情報が大量に流通する時代です。さまざまな情報を、必要な時に引き出せるようにしておく必要があります。このような状況下では、分かりやすく情報が整理され、保管されていることが重要です。

共有と議論の切り分け

リモートワーク環境下では、共有と議論(webミーティング)を切り分けることが重要です。リモートワーク環境下においては、会議はwebミーティング中心のため、オフィスで会議室を手配・確保して一同に会するミーティングよりも、会議を実施するハードルが下がります。そのため、必要性をきちんと判断しなければ、リモートワークの方が無駄な会議が増えてしまいます。

情報の内容をみて、共有だけで済ませるのか、活用のための議論を行うのか判断することが必要です。

情報共有ツールとしてのビジネスチャットの活用

リモートワーク環境下では、チャットで情報を共有しながら、仕事を進めていくスタイルの確立が求められます。ビジネスチャットを活用すれば、情報の共有・保存もでき、かつコミュニケーションの情報も蓄積されることで、仕事の見直しが可能です。代表的なビジネスチャットツールであるMicrosoftのTeamsやChatworkなどは、チャットのみではなく、オンラインミーティングも可能、資料もクラウドに保存できます。

このようなツールをいかすことができれば、情報を活用して業務をスムーズに進行できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。当記事では、働く環境が大きく変わる中で、社内情報共有をスムーズに進め、仕事にいかしていく観点で、下記の内容を解説しました。

・仕事は情報を活用としたPDCAサイクル
・情報の共有・活用を促進することにより成果が得られる
・情報共有の留意点
・リモートワーク環境下での情報共有のポイント

当記事の内容をきっかけに、社内情報共有を見直してみてはいかがでしょうか。


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